投稿日時:

Officeで行う業務は、ほとんどが「処理業務」になります。クリエイティブな仕事ではないので、時間をかければいいものができるわけではありません。むしろ時間と手間をかけず、なおかつミスなく遂行することが要求されます。 つまり、「速さ」と「正確さ」がなにより重要となります。そのために覚えておくと便利なポイントをご紹介します。

ポイント1 「日本語と半角英数の入力切り替えは [半角/全角] キーで」
ポイント2 「見た目の編集は最後に」
ポイント3 「便利なキーの活用」

■ポイント1 「日本語と半角英数の入力切り替えは [半角/全角] キーで」
氏名や住所などの日本語入力と、郵便番号や電話番号のような半角英数入力の切り替えの際、IMEツールバーをマウスでクリックして切り替える方をときどきお見受けします。
実はその方法では入力中にキーボードから手を離して操作をすることになり、非効率です。日本語入力のオン/オフには、キーボード左上の [半角/全角] キーの利用をお勧めします。
ただし、外資系の会社など日本語キーボードをお使いでない場合はそのキーがありませんので、ソフトウェア切り替え(画面上のIMEツールバーをマウスでクリック)で日本語入力のオン/オフを切り替えます。

特にExcelでは基本的に日本語入力オフにし、項目名や関数中の文字列など日本語入力が必要なときだけオンにするようにすれば、数字データ入力の際にいちいち [Enter] で確定する必要がなく、またうっかり数式や関数の「=」や「(」を全角で入力してしまうことも避けられます。

■ポイント2 「見た目の編集は最後に」
Wordで文書作成の際に、入力しながら右揃えや中央揃え、またはサイズ変更や下線などの書式設定をしていないでしょうか。また、Excelでのデータ入力中にも、セルの中の文字位置変更(左揃えや中央揃え)や数字の桁区切りカンマの追加をしたくなると思います。
しかしこれらの編集は都度行わず、入力終了後に全体に対してまとめて行うことで作業時間を短縮できます。

■ポイント3 「便利なキーの活用」
マウスでクリックまたはドラッグして選択や範囲指定を行うのは一般的ですが、入力中にキーボードから手を離してマウスを持つのは作業が中断され非効率です。移動(方向キー、[Home] [End])や範囲指定、コピー([Ctrl] + [C])/貼り付け([Ctrl] + [V])などの操作は、キーボードからも行えます。
また、他にも [Tab] や [Ctrl] など便利なキーがあるのでぜひ使いこなしてみることをお勧めいたします。

(担当:瀧川 仁子

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

*

次のHTML タグと属性が使えます: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>