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文字の書式設定の際に「フォント」「ポイント」という言葉が出てきます。「フォント」は文字の書体の種類のことを指し、また「ポイント」は文字の大きさを意味します。
新規作成の際、ワードでは「MS 明朝、10.5ポイント」、エクセルでは「MS P ゴシック、11ポイント」で設定されます。このフォントの種類とポイント数は、編集時に文字ごとに変更可能です。必要に応じてフォントを変更すると、文書の印象を変えることができます。

日本語フォントの種類ですが、大きく分けると主に「ゴシック体」と「明朝体」になります。ゴシック体は角ばった書体、明朝体は止めはねのある書体です。

また、「MS P ゴシック」のようにPの付くフォントは「プロポーショナルフォント」といって、文字ごとに幅が調整されています。そのため文字間隔が詰まり、バランスの取れた体裁の文章を作成することができます。「A」や「B」と「i」や「l」など幅の異なる文字が混在しても、間を詰めて空白ができないよう調整してくれます。
逆に文字の幅が全て同じ「MS ゴシック」のようなフォントを「等幅フォント」といいます。縦書きの文字を作成する場合は、この等幅フォントを使用すると文字の幅が揃ってきれいに見えます。

ところで、プロポーショナルフォントを適用した文章で、二行目以降の頭落しや文字数の違う項目を同じ幅に揃える際にスペースで揃えようとするとうまくいきません。それはスペースと他の文字の幅が異なるからです。
ワードやパワーポイントでは、頭揃えは「インデント」や「タブ」、異なる文字数を同じ幅に揃えるには「均等割付」という機能を利用して文章の体裁を整えます。