投稿日時:

ビジネスパワーアップコラム<プレゼン編> 第五回

前回のプレゼン編コラムでは「プレゼン本番の緊張を和らげるには」というテーマで、時間及び雰囲気に起因する緊張を和らげるためのポイントをご紹介しました。その中でも、「時間に起因する緊張」への一番の対策は「入念な事前準備にある」という話をしました。今回は改めて「リハーサルの重要性」についてのお話をしたいと思います。

通常「リハーサル」と言いますと本番前の練習というイメージを持つと思いますが、私はプレゼンのリハーサルにはこれ以外にも「内容再確認・修正」「原稿作成」という2つの大切な役割があると考えています。

私自身はプレゼン準備の際には通常、当日のストーリーに合わせた「概要」に基づき、スライドだけを始めに用意しています。この時点では詳細な原稿は用意していません。そして、最初のリハーサルの際に、まずは自分がスライドを見て「思いついた」内容で口頭説明を行います。当然この際は時間超過もありますし、説明がスムーズに行かないポイントも多くあります。

この「時間超過」や「説明がスムーズに行かないポイント」の洗い出しが、実はリハーサルにおいては非常に大切な作業であると私は思っています。スライド作成時というのはいわば「ラフデザイン」を作っている状態で、この状態では「時間やタイミングの正確な調整」はもちろん、説明の妥当性までは十分に検討し切れていないことが多いと思います。これに対し、実際に口頭で一度最初から最後まで話を実際にしてみると、スライド作成中には説明が十分だと思っていても、実際には説明に過不足が見られるポイント(不足だけではなく、言葉が多すぎるのもまた問題です)や、説明時間・タイミングが適切かどうかがすぐに分かります。

このように、一度リハーサルをすることによって、所要時間やタイミングのチェックと併せて、内容自体の妥当性を再確認できるわけですね。特に説明内容をブラッシュアップするには「よどみない説明を行うことが難しいポイント」をこの段階できちんと洗い出すことが非常に大切です。

最初のリハーサルでタイミングと内容の確認を行い、その時点で必要な修正作業を加えます。そして、2回目のリハーサルをもう一度「口頭で思いつくまま」行い、時間・タイミング及び話す内容がほぼ固まったら、その内容に基づいて、実際に話す内容をまとめた詳細原稿を「ワード」で作成します。この際、パワーポイントのノートペインではなくワードを使うのは、全体の文字数を把握しやすくするためです。1分につき250~300文字程度が目安ですので、この分量に持ち時間をかけた文字数を上限として、ワードで口頭説明用の詳細原稿を用意します。

原稿を書く際は、口頭説明の際は「言葉数が多くなってしまっているポイント」を、出来る限り平易かつ短い言葉に直していくことが大事です。また、文字に書き出すことで「内容の重複・漏れ」や「順番の妥当性」の確認もしやすくなるので、このような点にも留意します。

そして、詳細原稿の準備が終わったら、それに基づいてさらに2-3回練習をし、時間内にきちんと終わるまで原稿を微調整します。最後に必要な場合は原稿の内容をノートペインに転記し、準備は完了となります。

いかがでしょうか? リハーサルには単なる「発表練習」というだけでなく、いわば「資料作成の総仕上げ」とも呼ぶべき重要な役割があることをイメージいただけたのではないかと思います。特に「内容の妥当性確認」については、それぞれのスライドを作っていた段階では見えにくいことがリハーサル時に多く分かりますし、練習をすればするほど、本番でも自信を持ってスムーズに話が出来ます。リハーサルの重要性を是非再確認し、プレゼンの成功に繋げていただければ幸いです。

(担当:佐藤 啓