初心者向け講座早見表
WordやExcelなどで作成したファイルを社外にメールで送る、または媒体に保存して配布する機会は多いと思われます。そのファイルに「個人情報」や作成途中の情報が含まれていて、簡単に見ることができるのはご存じでしょうか。
ファイルを右クリック→ [プロパティ] で表示されるダイアログの [詳細] タブを確認すると、作成日時の他に「作成者」「前回保存者」「会社」などの情報が確認できます。
その情報を誰でも見ることができると、問題になる事があると思います。
例えば、下請け会社が制作したデータを客先に納品したり、他の人が作成したファイルを編集して別のデータに変更することもあるでしょう。
また、下記も修正や削除を忘れがちなものとして挙げられます。
・作成途中に確認のために付けた「コメント」
・別のデータを元に作成したときの、以前のヘッダーやフッター
・Excelの非表示の列や行
・PowerPointのノート
それらを一つ一つ確認していくのは手間がかかりますし、見落としもあります。
Office2007以降では、下記の方法で一度に削除が可能です。
1)ファイルに含まれる情報の確認方法
（2007）[オフィスボタン]→[配布準備]→[ドキュメント検査]
（2010）[ファイル]タブ→[情報] →[問題のチェック]→[ドキュメント検査]
2)ファイルに含まれる情報の削除方法
[検査] →検出された項目の [すべて削除]
（担当：瀧川 仁子）
