初心者向け講座早見表
厳しい経済状況下でバージョンアップを控えてきた企業も、ようやくOffice 2007または2010への切り替えが進みつつあります。また、ご自宅でお使いの方も増えてきました。
2003まではメニューや機能は増えても画面や基本的なメニュー構成は同じため、バージョンアップしてもさほど問題なく使えました。
しかし、2007で画面やメニュー構成が刷新され、名称等も変わりました。2010では多少の変更や機能強化はありましたが、基本的には2007と同様の構成になっています。今までOfficeを使っていた方でもあまりの違いに戸惑い、慣れるまで時間がかかるようです。
スムーズな乗り換えのコツと便利な機能を知ることで、新しいOfficeを使いこなしていきましょう！
■2007/2010の画面
2003までは「メニューバー」と「ツールバー」だったのが、「タブ」と「リボン」に変わりました。
コマンドのカテゴリ分けが変わったため、当初は使いたい機能がどのタブにあるのか探すこともあります。そのときに覚えておくと便利なのが、以前の [表示] [書式] など「名詞」で整理されていたカテゴリではなく「動詞で探す」ことです。
たとえば、ヘッダーとフッターは従来［表示］にありましたが、それらも「挿入」するものなので [挿入] タブにあります。
また、従来は複数のツールバーが画面に表示されたままの状態で作業できましたが、タブでリボンを切り替えるためそのリボン以外の機能を使うためにはまたタブを切り替えなければなりません。その不便さを解消する方法が二つあります。
(1) クイックアクセスツールバー
クイックアクセスツールバーは常に画面最上部に表示されているので、よく使うコマンドをここに登録するとすぐ使えて便利です。
(2) ミニツールバー
ホーム以外のタブを選択して作業中の場合でも、右クリックでミニツールバーを表示して文字や段落の編集が可能です。
■新機能と強化
Office全般で共通する主な新機能・強化を下記にご紹介します。
・リアルタイムプレビュー
マウスでポイントするだけで、効果や設定の結果を選択前に確認できます
・SmartArtグラフィック
従来の図形描画ツールバー内「図表」機能が大幅にバージョンアップしました
・グラフ作成機能をエクセルに統一
2003まではエクセル以外でグラフを作成する際はMicrosoftGraphが立ち上がってきたが、2007よりエクセルを利用してのグラフ作成になり操作が統一されました
・図の編集機能強化
写真や画像にフレームやぼかし効果を付けたり、オートシェイプの形に切り抜きができる2010では背景の削除も可能です
・新ワードアート
2007ではエクセルとパワーポイントは新バージョン、ワードのみ従来と同じ
2010ではワードも新バージョン
■ファイル形式
Office系第一回コラム「Officeのバージョンが違ったら」（→リンク）でも書きましたが、Office2007/2010からはOffice2003までのファイル形式とは異なる「Open XML形式」というファイル形式が採用されました。「Open XML形式」はXML言語を使いデータを構造化したファイル形式で、「ファイルサイズを小さくできる」「データ復元機能強化」といった利点があります。
（なお、上記はワード・エクセル・パワーポイントの話であり、アクセスは異なるファイル形式となりますが、いずれにしても2003とは異なるファイル形式となります）
PDFまたはXPS形式での保存も可能である一方で、マクロを作成した場合は2003までとは異なり「マクロ有効ファイル」形式で保存する必要があります。
（担当：瀧川 仁子）
