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システム開発などのプロジェクトを進める際に重要なのが、コミュニケーションミスを防ぐことです。
もし、システム開発の途中でコミュニケーションミスが発生してしまうと、既に開発に着手しているにも関わらず、根本的な要件の漏れなどにより設計から見直すことになり、無駄な作業発生やスケジュール遅延などに繋がります。
開発フェーズで気づいた場合は、まだ人員も豊富なためリカバリーが可能かもしれませんが、システムの最終チェックの時に「ここは違う。ここは、こうだと言ったじゃないか。」という話になると、システムの運用開始予定日への影響も危ぶまれます。
そのため、要件や設計に関して「言った、言わない」という話が出る状況を作り出さないように、常に関係者間で認識を合わせる事がとても重要であると言えます。

関係者間での認識を合わせるために重要なツールとして考えられるのは、各フェーズで作成されるドキュメントや各ミーティングの議事録になります。
しかし、多くのプロジェクトが短期開発を求められ、ドキュメント整備が満足にできず、議事録を書く余裕も無いまま、見切りで開発着手してしまうという事があるのではないでしょうか。

そこで、今回のドキュメント整備コラム第5弾は、関係者間で認識を合わせるために重要な役割を担う、QAシートの活用についてお話ししたいと思います。

まずはQAシートについて、イメージを共有しておきたいと思います。本コラムでお話しするQAシートとは、QAに限らずTODOや懸念事項・課題も合わせてプロジェクトに関する情報を1つのドキュメントで一元管理できるシートの事です。

システム開発の各フェーズにおいて、本来ドキュメントがしっかりと作られ、関係者間でのレビューがされており、関係者が納得しながら開発が進められれば、とても幸せなプロジェクトかもしれませんが、実際の現場において、このような理想的なプロジェクトというのは、ほとんどありません。

そのため、各フェーズで作成されるべきドキュメントが不足している場合や、作成されたドキュメントが中途半端な状態のまま次のフェーズに進めなければならない場合に、QAシートが補足ドキュメントとして重要な役割を担います。
QAシートには、関係者間で認識合わせをしなければならない、重要な内容について、必ず記載するようにします。

例えば、最初は○○と話していた内容が、途中で何らかの事由により××にすると方針変更した場合などは、情報が全員に伝わらず、トラブルの元となりがちです。そこで、方針変更があった時には日時を追記し、常に時系列に並べて記録として残すようにし、各フェーズで作られるドキュメントが古いままの状態であったとしても、QAシートを正と位置付けることで、常に最新の情報を関係者間で共有できるようにします。

また、プロジェクトの進捗ミーティングにおいて議事録を都度作成する事は重要ですが、都度作られた議事録は、なかなか振り返って見ることはありません。そこで、進捗ミーティングで議論された内容もQAシートに反映させ、QAシートを常に進捗ミーティングの場で確認することにより、関係者間での情報共有がスムーズにできます。さらにTODOなどを基軸に進捗ミーティングのアジェンダとして利用する事で、ミーティングの準備にかける時間も最少で済み、ミーティング実施の効率化にもつながります。

それでは、QAシート活用のポイントについてまとめましょう。

◆QAシート運用のポイント
 ・QAだけではなく、TODOや懸念事項・課題なども一緒にまとめて管理する
 ・進捗ミーティングの議事録とアジェンダの両方の機能を持たせる
 ・時系列で変化したコミュニケーションのログを残す
 ・各フェーズで作成されるべきドキュメントと相違がある場合QAシートを正として運用する

ここまで読み進めていただくとわかりますように、実はQAシートは補足ドキュメントではなく、主となるドキュメントであると言えるでしょう。プロジェクトを進めるうえで、情報の一元管理による関係者間の認識合わせのツールとして、各フェーズで作成されるドキュメントの補足ドキュメントとして、重要な役割を担うQAシートを有効に活用しましょう。
本コラムが、読者の皆さんの日々の業務に役立てば幸いです。

(担当:小口 真己

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