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前回のドキュメント整備コラムでは、「ドキュメント整備はテンプレート整備から」「補足ドキュメントとして重要なQAシート」をシステム開発以外にどのように応用すれば良いかをご紹介しました。

そこで今回は、「見落としがちなドキュメント一覧」にてご紹介しました「ドキュメント一覧」をシステム開発以外にどのように応用すれば良いかについてご紹介しましょう。

皆さんの所属部署、チーム、個人など、仕事を実施するうえでのグループはいろいろと考えられますが、それぞれのグループの中で作成されたドキュメントは、皆さんや会社にとって、とても重要な資産になります。
グループ毎に整備されたドキュメント一覧があれば、初めてそのグループのドキュメントを探す時に、とても便利なツールとなりますが、実際には毎日のように新しいドキュメントが作成され、次から次に増えているドキュメントをドキュメント一覧で管理するのは、とても現実的ではありません。

そのため、ファイルサーバや各個人のパソコンにフォルダを作成して管理し、目的のドキュメントがどこにあるのかを整理している事が多いと思います。そこで、所属部署やチームなどのグループで管理されているファイルサーバ上の共有フォルダは、なぜかすぐにゴミで一杯になってしまう経験はないでしょうか?

ここで活躍するのがドキュメント一覧を応用したフォルダ一覧になります。ファイルサーバ上のフォルダは、放っておくと、次から次に増えてしまい、どこに、何のフォルダがあるのか、わからなくなってしまいます。そのため、上位階層のフォルダを明確に管理することで、ファイルサーバ上の各フォルダの利用方針が明確になり、目的とするファイルも探しやすくなります。

業務や業種・チームによってフォルダの分け方は異なると思いますが、上位2~3階層をフォルダ一覧で明確に定義することで、利用する人が、どこに、どのファイルを格納すれば良いのか?が、明確になります。もちろん、個人で管理するフォルダ管理にも適応可能です。フォルダ一覧を作成しなくても、自分の中で明確にフォルダ構成が作れている方は良いのですが、少し自信の無い方は同じ方法でフォルダを整理をするだけで、業務効率化に繋がるでしょう。

また、管理するグループ単位で共有フォルダの管理者(オーナー)を決めると良いでしょう。定期的に共有フォルダの中身を棚卸すると、より共有フォルダがゴミだらけにならず、フォルダ容量の増加を防ぐことに繋がる事と思います。

ここで挙げた管理者(責任者・オーナー)を決めるという事は、共有フォルダの管理だけではなく、ファイル管理にも共通して言えることです。せっかくドキュメント整備のために、ドキュメント一覧やQAシート、その他のドキュメントを作成したのに、情報が古くなっていたり、全く使われずにゴミとなってしまうこと、ありませんか?

特に複数人数で更新するドキュメント一覧やQAシートなどは、書く内容がわからない、他の業務が忙しくて忘れてしまう、などの理由によりなかなか更新されない事があります。

そこで有効なのが、ドキュメントに対する責任者(ドキュメントオーナー)を決めることです。特に複数のメンバーで更新するドキュメント一覧やQAシートなどは、誰かが記載してくれると思ってしまうと、そのまま放置されてしまいがちです。そこで、ドキュメントを更新するための責任者を決めることで、更新されていなければ、更新するよう、関係者に通知したり、自ら更新してもらいます。

このように、ドキュメントオーナーを決めることにより、作成したドキュメントや管理すべきドキュメントが放置されずに、生きたドキュメントとして、本来の役割としての効果を表すでしょう。

◆共有フォルダを甦らせるポイント
 ・上位階層のフォルダ一覧シートの作成
 ・共有フォルダの管理責任者の決定
 ・定期的に共有フォルダを棚卸する
 ・共有ドキュメントにも管理責任者を設定
 
共有フォルダを、常にきれいに整備しておくことで、チームとしての業務効率化に繋がるのではないでしょうか。
本コラムが、読者の皆さんの日々の業務に役立てば幸いです。

(担当:小口 真己) 

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