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以前、「補足ドキュメントとして重要なQAシート」パワーアップコラムの中でQAシートの重要性についてお話ししました。そこで今回は、QAシートの具体的なサンプルを使って、Excelを使ってQAシートを作るときのポイントをご紹介したいと思います。

Excelの機能を使ってご紹介したいのは、以下の3点になります。
・条件付き書式を活用して、ステータスをひと目でわかるようにする。
・フィルターを活用して、回答済みの行を見えなくする。
・ステータスはデータの入力規則を使って、入力項目を統一する。

それでは、それぞれの機能について見ていきましょう。
※各機能の設定手順はOffice2007/2010の方法にてご説明しています。

◆条件付き書式
 条件付き書式を使って、ステータスに合わせて行の色を変えることで、QAシートのステータスをひと目でわかるようにします。

 
 ①表の条件付き書式を設定したい部分(タイトル行以外)を選択します。
 ②「ホームタブ >> 条件付き書式 >> 新しいルール」をクリックして、「新しい書式ルール」ダイアログを開きます。
 ③ルールの種類から「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、ルール内容を編集します。

 ここで、数式を入力するときのポイントですが「=$B2=”回答済み”」の「$B2」は列方向を固定し、行方向の変更には対応するようにしています。本サンプルではB列にステータスが入っており、このステータスによって、各行全体の色を変更したいと考えているため、列方向を固定する「$」を設定しています。また、1行目がタイトル行となるので、2行目からの書式設定となるために「2」を設定しています。
 ④書式をクリックし、背景色の設定などをしたらOKをクリックして確定させます。
  
◆フィルター
 フィルター機能を使って、回答済みなど、今後対応の必要が無いステータス行を見えないようにします。

 
 今回はフィルターを表示するショートカットキーを使った動作でご説明しましょう。
 ①1行目にフィルター設定をしたい場合は、A1セルを選択し、[Ctrl]+[Shift]+[→]のキーを押します。
 ②1行目の項目が選択された状態で、[Ctrl]+[Shift]+[L]のキーを押すことでフィルターが設置できます。
 ③ステータスのフィルタをクリックして、見たいデータを選択すれば、対応済みのデータが見えなくなります。
 
 ここで、フィルターを設定するときのポイントですが「(空白のセル)」を表示しておくことで、フィルタがかかった状態でも、次のQAが登録を可能にする事です。

◆データの入力規則
 本サンプルでは、ステータスをキー項目として条件付き書式やフィルターを使っていますが、ステータスに入力する文字列が人によって異なると、今までの設定が有効に働きません。そこで、データの入力規則機能を使って、あらかじめステータスに入力する文字列を決めておくと良いでしょう。

 
 ①ステータスの項目列の項目名より下を選択します。
 ②「データタブ >> データの入力規則」をクリックして、「データの入力規則」ダイアログを開きます。
 ③「入力値の種類」から「リスト」を選択し、「元の値」を設定します。

 ここで、入力規則を設定するときのポイントは「元の値」の中で[→]や[←]などの矢印キーを入力しない事です。矢印キーを使ってしまうと、セルが入力されてしまい、本来設定したい文字列が入力できないためです。もちろん、リストに表示したいセルを別に準備して、選択する事も可能です。

今回はExcelを使って、具体的なQAシートのサンプルをご紹介しました。次回はこのサンプルを使って、項目設定のポイントについてご紹介したいと思います。
本コラムが、読者の皆さんの日々の業務に役立てば幸いです。

(担当:小口 真己

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