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前回の「Excelの機能を活用したQAシートサンプル」にて、Excelを使ってQAシートを作るときにExcelの機能を活用するポイントについてご紹介しました。
今回はExcelの機能ではなく、項目設定のポイントについてご紹介いたします。前回同様にこちらのサンプルを使ってご説明いたします。

サンプルに設定した項目は以下になります。
1.ID
2.ステータス
3.カテゴリ
4.質問タイトル
5.質問内容
6.回答
7.起案者
8.起案日
9.回答者
10.完了日時
11.備考

それでは、各項目についてポイントをご紹介しましょう。

1.ID
 QAシートに限らず、共有資料や説明用の資料で、複数の項目があるときには、なるべく連番の数字を付けておくと、説明がスムーズになります。「上から何番目の、、、」や、「○○と記載されている項目の、、、」と言われたときに、探すのが大変なためです。

2.ステータス
 ステータスは、QA表の内容を管理する上で、とても重要な項目になります。常に最新の情報にすることで、データが生きてきます。また、各ステータスの項目については、関係者間で解釈を統一しておきましょう。本サンプルの「起案(質問事項を起案した状態で、誰も回答者がいない状況。これから、回答者を確認する状況。)」や「回答中(回答者は設定されたが、回答文を作成中である)」は業務や部門によって、解釈が異なってくると思います。利用する人がわかりやすいステータスの名称を考えましょう。
 
3.カテゴリ
 QAシートを適用する場所によって、カテゴリ名は異なります。今回のシートでは、ステータスと異なり、データの入力規則を設定していませんが、カテゴリ候補をある程度明確に出せる場合には、入力規則を適用することで、スムーズな起案に繋がります。

4.質問タイトル
 質問の細かな内容を記入する前に、ひと目でわかる質問の一文を記入しましょう。

5.質問内容
 質問タイトルでは表せない詳細な質問事項を記載します。

6.回答
 質問に対する回答はもちろんですが、状況やステータス、関係者が考えていることなどを記載することで、簡易的な議事録にもなります。方針等が出た場合にも記載しておくことで、質問が放置された状況ではない事が確認できます。

7.起案者
 起案した人を記載します。誰が起案した質問なのかによって、質問に対する回答の優先順位が変わる事もあります。起案者を明確にしておくことで、記載内容が不明な場合に、意味を確認する相手もすぐにわかります。

8.起案日
 起案した日を記載することで、古い質問か、新しい質問なのか、すぐに対応すべきなのかどうかを判断できます。長期間放置されている質問については、回答しなくても問題無いと判断できるのであれば「キャンセル」ステータスにしてしまう判断にも繋がります。
9.回答者
 回答した人を記載します。

10.完了日時
 回答がいつ、完了したかを記載します。もし、期限を設定したいのであれば「回答予定日」項目を記載することで、回答者に対するタスク管理シートにもなります。

11.備考
 何らかの補足事項があれば、記載します。

QAシートを作成、またはサンプルシートを実際に皆さんが活用する際の利用方法がイメージできましたでしょうか。
本コラムが、読者の皆さんの日々の業務に役立てば幸いです。

(担当:小口 真己

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