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ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞ 第二回
前回のプレゼン編コラムでは「プレゼン作成の最初のキーポイント」について触れましたが、今回も引き続き、実際の作成前に押さえておきたい重要ポイントを取り上げたいと思います。今回のテーマは「プレゼン資料の作成時間を短縮させる方法」です。
これはビジネスにおける資料作成全般に共通することですが、作成時間の目安を付けやすくするためには「枠」を決めてしまうことが大切です。プレゼン資料であれば枚数がこの「枠」に相当するわけですね。何枚のプレゼン資料を用意すれば良いのかを予め決めてしまえば、その枚数分だけの作成作業をすれば良いわけですから、トータルの作成時間の見当を付けやすくなります。
逆に言えば、特に何も考えずに、自分が思いついたものを順番に書いていくだけの資料構成では、作成時間も膨大になってしまいがちですし、後から構成を見直した場合に「不要な資料」が紛れ込んでいて、結局その資料を削ることでその分の作業時間が「無駄」になってしまうことも起こりうるわけですね。
もっと悲惨なのは、プレゼンは持ち時間が決まっていることが多いので、「枠」を決めずに資料を多く用意してしまった場合、時間内に伝えたいことを伝えきれず、「尻切れトンボ」的に終わってしまう状況が発生する可能性が高いということです。これでは「失格プレゼン」になってしまいます。
では、この「枠」はどのように決めるべきなのでしょうか。私は「プレゼンの持ち時間」から逆算する方法をお薦めします。多くのプレゼンでは「持ち時間」が決まっているので、この「持ち時間」から用意する枚数を逆算するわけですね。
この「時間と枚数の適切な関係」には色々な考え方があると思いますが、私はまずは「1枚1分」で話をする訓練をすることをお薦めします。この1枚1分というのは数字としてもきりが良く覚えやすいですし、適度なテンポを保って話が出来るので、聞いている方も話に集中することが出来ます。さらに、それぞれのスライドを1分でまとめようとすると、内容をかなり絞り込まなければならないので、自ずと密度の濃いプレゼン資料を作ることが出来るようになります。
この「1枚1分」の枠を決めてしまえば、トータルの持ち時間から逆算することで、用意するスライドの最大枚数を「作成前に」決めてしまうことが出来ます。なお、厳密に1枚1分で話をすることは難しい場合もありますので、多少間引いた枚数、例えば10分の持ち時間であれば9枚程度、15分なら12～13枚、30分なら25～26枚程度、と、若干の幅を持たせることはもちろんですが、大丈夫です。
ちなみに、スライド1枚当たりの作成時間は人によって異なるかとは思いますが、1枚30分～2時間くらいの範囲で収まると思います。従って、作成枚数が決まってしまえば、トータルの作業時間も決まることになります。これにより、作成作業を開始する前に、作業のスケジューリングを行いやすくなるわけですね。作業時間が延びてしまい、他の業務に影響を及ぼしてしまうことも避けることが出来るようになります。
適切な作業スケジューリングはビジネスにおいて重要なポイントの一つですが、精度の高いスケジューリングを実現するためには「枠」を決めてしまうことが有効な手段の一つとなります。プレゼン準備においてもこれは当てはまります。プレゼンの作成にいつも時間がかかってしまったり、なかなか手が動かない方は、是非この「1枚1分」の原則を試してみて下さい。作成時間の短縮はもちろんですが、プレゼンの内容をより良くするためにも、効果を発揮すると思います。
（担当：佐藤 啓）
