アクセス（Access）講座一覧｜フロンティアリンクビジネススクール

Accessは「データベースソフト」と言われています。
では「データベース」とは何でしょうか。

・データベース　　　＝データを格納する
・データベース機能　＝データを活用する（検索・抽出・加工）

もちろんExcelでも、ワークシートにデータを格納し、それをExcelの機能で検索・抽出・集計することが可能です。
そのため、データの管理や活用はExcelで行っている方が多いかと思われます。
しかし、Excelでは操作が煩雑だったり手作業が多く発生することも往々にしてあり、そのための作業時間と確認に時間を取られているのではないでしょうか。

特にExcelで作業を行う場合、「範囲指定を行うため、それ以降の行に追加したデータは反映されない」「毎月同じ表やグラフを作成するが、元データの構成が異なるためそれをいったん加工する必要がある」などの問題があります。
実はExcelは「できあがったデータの加工」と「見た目に関する処理」が得意である一方で、更新され続けるデータを定型的に処理するには不向きです。
そのような場合は、Accessでデータを管理する方が効率的です。

ExcelよりもAccessでデータを管理した方が良い場合は、主に以下のようなケースです。

・データ件数が多い（概ね数千件以上）
・別のワークシートやファイルを参照したり、データの種類が異なるデータを一括して集計を行う
・定期的に同じやり方での加工を行う（毎月、売上データを元に集計表を作成する等）

また、特にAccessが得意なのは、入出力のインターフェース部分です。
入力や確認のための単票フォーム等を簡単に作成でき、またExcelではWordの挿し込み印刷で行うラベル印刷もAccessのみで行うことが可能です。