アクセス（Access）講座一覧｜フロンティアリンク
Access/Excel/VBA/Webプログラミングの1日速習講座

前回のコラムではドキュメント整備の重要性についてお話ししました。システム開発の現場におけるドキュメント整備とは、要件定義資料、外部設計書、内部設計書など、各フェーズ毎に発生するドキュメント整備が重要視されますが、忘れてしまいがちなのがドキュメント一覧になります。

最初からチームメンバーとして参加している人や、自分たちで業務を立ち上げた人たちは、何がどこに入っているのか、「このフォルダの中を見ればわかるよ」とよく言いますが、後から参加した人たちがフォルダを見たときに、どこから見たら良いのか、なかなかすぐにはわからないものです。
そこで、途中参加のメンバーやシステム運用者のためにも、ドキュメント一覧の作成を忘れないようにしましょう。

本来であれば、どのようなドキュメントが必要なのか検討するためにもドキュメント一覧を最初に作成するべきですが、実際には、そのような時間が無い事が多いと思います。

そこで、何らかのドキュメントを作成したときには、ドキュメント一覧にドキュメントのID、タイトルと簡単な説明書き、格納場所を記載し、分類分けしておくだけでも、後から何のドキュメントがどこにあるのかがわかります。
ここでポイントなのが、いろいろと記載項目を入れすぎないようにすることです。作成者や作成日は1度だけの記入で済むので、まだ良いのですが、更新者や更新日を記入するとなると都度更新となるため、記入する人への負担が大きくなってしまいます。そこで、ドキュメントのステータス（未作成、作成中、要更新、完成など）を項目として設定し、この項目に関してはシステム完成時にチェックシートとして更新すると良いでしょう。結局、開発中のドキュメントは常に更新されるものなので、開発中にステータスを更新しても常に「作成中」や「要更新」となるためです。
必要項目はそれぞれのプロジェクトにより、異なってくると思いますが、なるべく作成者の負担にならないようにすることで、ドキュメント一覧そのものがチームメンバーに浸透することが重要です。

また、開発スケジュールによっては、どうしても各フェーズの詳細なドキュメント作成に時間を割けない事があると思いますが、そのような場合でも、ドキュメント一覧には、「未作成」として本来書くべきドキュメントを記載することで、ドキュメント一覧の有用性がさらに上がります。
開発に必要な段階で作成できなかったドキュメントのタイトルや説明分を記載すると、開発への途中参加者が無駄にドキュメントを探さずに済みますし、開発後の納品前に整備するためのチェックリストとしての活用や、メンテナンスフェーズに入ってからドキュメント整備などの提案にもつながります。

それでは最後に、ドキュメント一覧作成のポイントについてまとめました。

◆ドキュメント一覧作成のポイント

・作成したドキュメントの分類、格納場所を記載

・項目を増やしすぎないように

・ステータス（未作成、作成中、要更新、完成など）を最後に記載

・未作成のドキュメントも記載

今回はドキュメント作成から一歩踏み込んで、ドキュメント一覧作成のポイントについてお話ししました。
本コラムが、読者の皆さんの日々の業務に役立てば幸いです。

（担当：小口　真己）

ExcelやAccessで、作業を自動化するために「マクロ」や「VBA」をお使いの方は多いと思います。
同じ言葉ですが「マクロ」機能はExcelとAccessでは、下記のように異なります。

Excelの「マクロの記録」機能
・行った操作手順を登録する
・VBで記録され、VBEでの編集が可能

Accessの「マクロ」機能
・Accessのアクション登録機能
・VBAとは関係ない（VBAは「モジュール」として作成）

Accessにおけるマクロの作成方法は２つあります。
・オブジェクトとしてマクロを作成
　→作成後に、フォームやレポートにプロパティの[イベント]タブで割り当てる
・フォームやレポートのプロパティの[イベント]タブで作成

それでは、それぞれの方法についての詳細をご紹介しましょう。

◆オブジェクトとしてマクロを作成する場合

1)マクロの作成

（2003）データベースウィンドウの「マクロ」→[新規作成]
（2007・2010）［作成］タブ→[マクロ]

[マクロビルダー]で「アクション」と「引数」を設定
　・アクション　…実行する処理
　・引数　…そのアクションを実行する際の設定

2)作成したマクロをイベントに割り当てる

マクロを割り当てるコントロールのプロパティ→[イベント]タブで目的のイベントのボックスをドロップダウンしてマクロを選択

◆イベントからマクロを作成する場合

1)マクロを割り当てるコントロールを選択し、プロパティを表示
2)プロパティの[イベント]タブで目的のイベントの[ビルド]をクリックし、［マクロビルダー］を表示
3)上記「オブジェクトとしてマクロを作成」と同じ方法でマクロを作成

2007および2010では、イベントからマクロを作成した場合は「埋め込みマクロ」としてそのフォームやレポートに保存されます。

次回はよく使われるマクロの例をご紹介いたします。
マクロを活用することにより、業務の効率化につながれば幸いです。

（担当：瀧川　仁子）

「RDBMSの機能を100%活かしたいならSQLを学ぶべし。」
「SQLを使いこなすためにはサブクエリーを学ぶべし。」

私はデータベース関連のセミナーにおいて、常にこの様なお話しをしています。
そこで、今回もSQLのサブクエリーを使用して、下記のようなデータを集計する方法を紹介しましょう。

まずはコチラのサンプルファイルをダウンロードし、ファイルを開いてみてください。

「服用履歴」テーブルは「誰が」「いつ」「なんの薬品を服用したか」を管理している履歴テーブルです。
このテーブルからX氏が服用している薬品が何種類あるか集計してみましょう。

下記のSQLで集計できます。

SELECT COUNT(薬品) AS 種類の数 FROM (SELECT DISTINCT 薬品 FROM 服用履歴 WHERE 人物 = 'X') AS Alias;

「サンプルのクエリ1」をわかりやすく記載すると、以下の様になります。

SELECT 表示したい列 FROM ここから

このSQLのポイントは「ここから」にテーブルではなくサブクエリーを挿入している事です。
これによりサブクエリーで抽出したデータに対して、SELECT（選択）が実行可能となります。

次に、このSQLを応用して、人物別に服用している薬品が何種類あるか集計してみましょう。
（サンプルのクエリ2）

SELECT 人物,COUNT(薬品) AS 種類の数 FROM (SELECT DISTINCT 人物,薬品 FROM 服用履歴) AS Alias GROUP BY 人物;

Accessのデザインビューによるクエリでは、このような集計はできません。

なお、このSQLはAccess用に作っているものなので、RDBMSによっては動作しない製品もあるのでご注意して下さい。

そこで、最後にもう一度。
「RDBMSの機能を100%活かしたいならSQLを、そしてサブクエリーを学ぶべし！！」

（担当：奥田　英太郎）

Accessでフォームやレポートをデザインビューで作成する際には、特徴的な「用語」がたくさんあります。
意味を理解して使いこなしていきましょう。

◆ セクション

・ヘッダーとフッター
印刷物のヘッダー・フッターと同様、ヘッダーはフォーム・レポート画面の上部、フッターは下部に固定情報を表示する領域となります。
ヘッダー・フッターに配置した情報は、レコードやページを移動しても同じ内容が表示されます。
レポートでは、レポートヘッダー（最初のページのみに表示）とページヘッダー（全てのページに表示）に内容が細分化されます。
またグループ化した際は、そのグループごとのヘッダーとフッターが作成されます。

・詳細
実際のレコードのデータが表示される領域です。
単票の場合、フォームビューでは１レコードずつ表示されます。

◆ コントロール

フォームやレポートに配置される「部品」の総称です。
フィールド名や見出しなどの文字を表示するための「ラベル」、データを表示したり入力するための「テキストボックス」、ドロップダウンリストから選択することでデータを入力できる「コンボボックス」、マクロのメニューを実行するための「ボタン」等、様々な種類があります。

なお、フォームおよびレポートの「ビュー」は2007から追加・変更されています。

2003まで
・「フォームビュー」（フォーム）または「プレビュー」（レポート）と「デザインビュー」の２種類

2007以降
・「レイアウトビュー」が追加
・レポートの「プレビュー」が「印刷プレビュー」に変更になり、「レポートビュー」が追加

（Access2007/2010のご紹介）http://www.frontier-link.jp/Blog/business/463.html

（担当：瀧川　仁子）