ファイルにパスワードを付ける

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カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

「ファイルを送るときはパスワードを付けてください」
「個人情報や機密情報を含むファイルには必ずパスワードを付け、関係者以外が閲覧できないようにしてください」
最近は、個人情報保護や情報漏洩防止の観点からセキュリティに関する規則を定めている会社も多くなってきました。
情報漏洩が企業の命運を絶ちかねない昨今では、効率よりもセキュリティが最優先となっています。セキュリティ対策の一手法として、ワード、エクセル、パワーポイントなどのOffice製品では、ファイルにパスワードを付けて保存することができます。この機能はセキュリティ確保時の最も基本的な方法の一つであり、是非覚えておくことをおすすめします。

Office製品におけるパスワードは２つあります。
・「読み取りパスワード」：ファイルを開く際にパスワードが必要
・「書き込みパスワード」：データを変更する際にパスワードが必要
セキュリティのために使われるのは、「読み取りパスワード」 です。

またパスワードの付け方については、使用する文字種や文字数などについて会社でルールを作っている場合もありますので、ルールがすでに定められている際はルールに従って設定します。

【設定方法】
1) メニューバーの [ファイル]（2003・2010）または [Officeボタン」（2007）→ [名前を付けて保存]
2) [ツール] → [全般オプション]
3) [読み取りパスワード] 欄にパスワードを入力し [OK]
確認画面でも再度同じパスワードを入力し [OK]

こうして保存されたファイルは、開く際にパスワード入力のウィンドウが表示され、正しいパスワードを入力しないと開くことが出来なくなります。

またOffice製品以外、例えばPDFファイルや画像ファイルなどにパスワードを付けたい場合は「zip（圧縮）フォルダ」を利用します。
パスワードを付けたいファイルを選択して右クリックし、[送る] → [圧縮（zip形式）フォルダ] で圧縮フォルダを作成します。
作成されたフォルダを開き、[ファイル] → [パスワードの追加] でパスワードを追加できます。

（担当：瀧川　仁子）

プレゼン資料の作成時間を短縮させる方法

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カテゴリ：プレゼンテーション・ロジカルシンキング

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第二回

前回のプレゼン編コラムでは「プレゼン作成の最初のキーポイント」について触れましたが、今回も引き続き、実際の作成前に押さえておきたい重要ポイントを取り上げたいと思います。今回のテーマは「プレゼン資料の作成時間を短縮させる方法」です。

これはビジネスにおける資料作成全般に共通することですが、作成時間の目安を付けやすくするためには「枠」を決めてしまうことが大切です。プレゼン資料であれば枚数がこの「枠」に相当するわけですね。何枚のプレゼン資料を用意すれば良いのかを予め決めてしまえば、その枚数分だけの作成作業をすれば良いわけですから、トータルの作成時間の見当を付けやすくなります。

逆に言えば、特に何も考えずに、自分が思いついたものを順番に書いていくだけの資料構成では、作成時間も膨大になってしまいがちですし、後から構成を見直した場合に「不要な資料」が紛れ込んでいて、結局その資料を削ることでその分の作業時間が「無駄」になってしまうことも起こりうるわけですね。

もっと悲惨なのは、プレゼンは持ち時間が決まっていることが多いので、「枠」を決めずに資料を多く用意してしまった場合、時間内に伝えたいことを伝えきれず、「尻切れトンボ」的に終わってしまう状況が発生する可能性が高いということです。これでは「失格プレゼン」になってしまいます。

では、この「枠」はどのように決めるべきなのでしょうか。私は「プレゼンの持ち時間」から逆算する方法をお薦めします。多くのプレゼンでは「持ち時間」が決まっているので、この「持ち時間」から用意する枚数を逆算するわけですね。

この「時間と枚数の適切な関係」には色々な考え方があると思いますが、私はまずは「1枚1分」で話をする訓練をすることをお薦めします。この1枚1分というのは数字としてもきりが良く覚えやすいですし、適度なテンポを保って話が出来るので、聞いている方も話に集中することが出来ます。さらに、それぞれのスライドを1分でまとめようとすると、内容をかなり絞り込まなければならないので、自ずと密度の濃いプレゼン資料を作ることが出来るようになります。

この「1枚1分」の枠を決めてしまえば、トータルの持ち時間から逆算することで、用意するスライドの最大枚数を「作成前に」決めてしまうことが出来ます。なお、厳密に1枚1分で話をすることは難しい場合もありますので、多少間引いた枚数、例えば10分の持ち時間であれば9枚程度、15分なら12～13枚、30分なら25～26枚程度、と、若干の幅を持たせることはもちろんですが、大丈夫です。

ちなみに、スライド1枚当たりの作成時間は人によって異なるかとは思いますが、1枚30分～2時間くらいの範囲で収まると思います。従って、作成枚数が決まってしまえば、トータルの作業時間も決まることになります。これにより、作成作業を開始する前に、作業のスケジューリングを行いやすくなるわけですね。作業時間が延びてしまい、他の業務に影響を及ぼしてしまうことも避けることが出来るようになります。

適切な作業スケジューリングはビジネスにおいて重要なポイントの一つですが、精度の高いスケジューリングを実現するためには「枠」を決めてしまうことが有効な手段の一つとなります。プレゼン準備においてもこれは当てはまります。プレゼンの作成にいつも時間がかかってしまったり、なかなか手が動かない方は、是非この「1枚1分」の原則を試してみて下さい。作成時間の短縮はもちろんですが、プレゼンの内容をより良くするためにも、効果を発揮すると思います。

（担当：佐藤　啓）

ハイセンスなWebサイトのご紹介 #1

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カテゴリ：HTML・CSS・Webデザイン

Webサイト作りに煮詰まったとき、またはそもそもどんなサイトをつくろうか、見当もつかないとき。そんなときは、参考になりそうなWebサイトを見てみることで、何か糸口がつかめるかもしれません。

今回は、青色系のWebサイトを集めているWebサイトをご紹介します。
参考サイト：http://sixrevisions.com/Web_design/30_beautifully_blue_Web_designs/

カッコいいWebサイトをいくつかピックアップしました。

1.icebrrg
http://www.icebrrg.com/
マーケティングサイトですね。背景の海の中にいるような画像がきれいです。

2. Birdie
http://www.bird.ie/
水色を基調とした、色使いがきれいなWebサイトです。

3.Brooke Chase
http://www.brookechase.com/
シャープな色使いで、数字がわかりやすいです。

4.mochimedia
http://www.mochimedia.com/
青と白を基調にしています。指し色の赤もきれいです。

5. plumsmedia
http://www.plumsmedia.com/
シンプルでわかりやすい構成です。

6.wootheme
http://www.woothemes.com/

7.Billy Hughes
http://billyhughes.moadoph.gov.au/
絵画のようなデザインです。

8.les Arts Soleil
http://www.les-arts-o-soleil.com/

9.brandedo7
http://www.branded07.com/

アイデアがわかないとき、どういうものを作るべきかわからないときは、さまざまなWebサイトを見ることで解決の糸口がつかめるときがあります。Webデザインをゼロから学びたい方には、弊社「Webデザイン作成入門」講座もお薦めです。ご検討をいただければ幸いです。

（担当：斉藤　万幾子）

プログラミングの学習

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カテゴリ：VBA・Javascript・PHP・その他プログラミング全般

ExcelやAccessといったアプリケーションの使い方を学習するのと、VBAのようなプログラミングを学習するのは根本的に違います。
もともと用意されている機能の使い方を学習するのと、無い機能を作り出す技術の学習ですから。

プログラミング言語を駆使してソフトウェアを作り出すプログラマーは職人です。
プログラミングを学ぶという事はプログラマーなる職人の技術を学ぶ事になります。
大工であれ、料理人であれ、その職人の技術を学ぶのは大変な事です。それは容易に想像できますよね？

プログラミングを習得するには、最低でも1年間はかかります。

1日速習で習得できるものではありません。
そのため、当校の講座では、各自で学習を1年間続けるための「土台作り」を提供しております。
プログラムの基礎をおさえ、土台を作り、その土台のもと1年間は学習を続けて下さい。

いつも講座の冒頭で同じ事言っているのですが、これはダイエットと同じだと思って下さい。
1日かけてダイエットのやり方を教えます。が、その1日で「私痩せたかしら？」とはなりませんよね？
痩せたいのであれば、今後も各自で続けて下さい。と同じことなのです。

職人の技術を習得するのに近道はありません。地道な努力のみなのです。

「研修に行かせたんだから、もうできるでしょ？こんなの作ってよ」
近年、このような事を平気で言ってくる会社が多いです。そんな事言わせないで下さい。

VBA、Java、PHP、JavaScript等、当校ではさまざまなプログラミングの講座を設けておりますが、受講する方も、受講者を送り出す会社側も、その旨ご理解して下さい。

（担当：奥田　英太郎）

効率的な入力方法

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カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

Officeで行う業務は、ほとんどが「処理業務」になります。クリエイティブな仕事ではないので、時間をかければいいものができるわけではありません。むしろ時間と手間をかけず、なおかつミスなく遂行することが要求されます。 つまり、「速さ」と「正確さ」がなにより重要となります。そのために覚えておくと便利なポイントをご紹介します。

ポイント1 「日本語と半角英数の入力切り替えは [半角/全角] キーで」
ポイント2 「見た目の編集は最後に」
ポイント3 「便利なキーの活用」

■ポイント1 「日本語と半角英数の入力切り替えは [半角/全角] キーで」
氏名や住所などの日本語入力と、郵便番号や電話番号のような半角英数入力の切り替えの際、IMEツールバーをマウスでクリックして切り替える方をときどきお見受けします。
実はその方法では入力中にキーボードから手を離して操作をすることになり、非効率です。日本語入力のオン／オフには、キーボード左上の [半角/全角] キーの利用をお勧めします。
ただし、外資系の会社など日本語キーボードをお使いでない場合はそのキーがありませんので、ソフトウェア切り替え（画面上のIMEツールバーをマウスでクリック）で日本語入力のオン/オフを切り替えます。

特にExcelでは基本的に日本語入力オフにし、項目名や関数中の文字列など日本語入力が必要なときだけオンにするようにすれば、数字データ入力の際にいちいち [Enter] で確定する必要がなく、またうっかり数式や関数の「=」や「(」を全角で入力してしまうことも避けられます。

■ポイント2 「見た目の編集は最後に」
Wordで文書作成の際に、入力しながら右揃えや中央揃え、またはサイズ変更や下線などの書式設定をしていないでしょうか。また、Excelでのデータ入力中にも、セルの中の文字位置変更（左揃えや中央揃え）や数字の桁区切りカンマの追加をしたくなると思います。
しかしこれらの編集は都度行わず、入力終了後に全体に対してまとめて行うことで作業時間を短縮できます。

■ポイント3 「便利なキーの活用」
マウスでクリックまたはドラッグして選択や範囲指定を行うのは一般的ですが、入力中にキーボードから手を離してマウスを持つのは作業が中断され非効率です。移動（方向キー、[Home] [End]）や範囲指定、コピー（[Ctrl] + [C]）/貼り付け（[Ctrl] + [V]）などの操作は、キーボードからも行えます。
また、他にも [Tab] や [Ctrl] など便利なキーがあるのでぜひ使いこなしてみることをお勧めいたします。

（担当：瀧川　仁子）