Officeのバージョンが違ったら

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カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

Office2007または2010のユーザーが「ワードやエクセルのファイルをメールに添付して送ったら、相手から開けないと言われてしまった」という場合、まず考えられるのはバージョンの違いです。

ワード、エクセル、パワーポイントなどOffice製品には、それぞれ「バージョン」があります。現在主に使われているのは、2003（またはそれ以前）と、2007、2010の3つのバージョンです。
実は97・2000・2002・2003ではファイルを保存する形式は同じですが、2007および2010は異なる形式になりました。そのため2003以前のバージョンでは2007/2010形式のファイルを開くことが出来ません。これを「互換性がない」といいます。また、後から出た2007と2010は2003以前の形式を開くことができ、これを「上位互換」といいます。

Office2007または2010で作成したファイルを2003（またはそれ以前のバージョン）のユーザーに送る場合には、2003以前のOfficeで使える形式に保存し直して送らなければなりません。

【設定方法】
1) [Officeボタン]（2007）[ファイル]（2010）→ [名前を付けて保存] → 97-2003形式を選択
2) [名前を付けて保存] 画面で保存先を指定しファイル名を付けて [保存]

現在社内で2003と2007/2010が混在している場合は、基本的にファイル形式を2003形式に合わせておくとお互いが利用できます。

ところで、2007または2010で作成したファイルを2003形式で保存する場合、一つ注意点があります。
2007/2010では、ファイルの形式が違うだけでなく様々な新機能が使えるようになりました。ファイルを2003で使える形式に保存すると、その新機能を使用して作成した部分が使えなくなることがあります。
（保存時に互換性のチェックメッセージが表示されます）

たとえば、SmartArtや一部のグラフが図になってしまう、テーマがスタイルに変換される等です。また2007/2010で2003形式のファイルを編集する際には「互換モード」となり、2007/2010の新機能を使用できなくなります。
2007/2010で作業をする際には、このような点にも注意をすると効率が上がります。

（担当：瀧川　仁子）

Webサイトを作るその前に

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カテゴリ：HTML・CSS・Webデザイン

いろいろなWebサイトをネットサーフィンしていると、さまざまな種類のWebサイトがあることに気が付きます。
今回は、このWebサイトは実は2つの別々の目的に分けられる、ということをお話しします。また、どちらの目的のサイトにも共通する「Webサイトを作る前の準備」についてもご紹介します。

いまやほとんどの企業がWebサイトを持っています。
そのWebサイト、実は目的によって大きく2つに分かれていること、ご存知でしたでしょうか。

・コーポレートサイト
・マーケティングサイト

この2つです。

さて、それぞれをみていきましょう。
コーポレートサイトとは、具体的には企業のWebサイトのことです。「情報の発信」をしたり「企業のブランドイメージの浸透」を主な目的にしています。適切なコーポレートサイトを持つ場合、期待できる効果としては、目的とする要素に加えて信頼性の向上があります。
コーポレートサイトの内容として、会社概要やプレスリリース、製品情報があります。

コーポレートサイトを作る手順としては、事前に自社の特徴をいかに表現するかを把握して、それをどのようにWebサイトに反映させるかを考慮する必要があります。

では、コーポレートサイトが想定するターゲットは誰になるでしょうか。
通常は、株主や潜在顧客、そして就職活動者になります。

一方で、マーケティングサイトとはなんでしょうか。
マーケティングサイトとは「業績の向上」が主な目的になるWebサイトのことです。具体的にはYahooショッピング等のショッピングモールサイトや、受注生産サイト、集客サイトがあります。
期待できる効果としては「商品の受注」「見込み客の発掘」「実際の店舗の集客」等があります。

では、マーケティングサイトが想定するターゲットは誰になるでしょうか。
通常はこれから現れるかもしれない「見込み顧客」になります。

Webサイトを2つに分けることで、それぞれの特徴を生かした、それぞれの効果を得やすいWebサイトになります。もし、この2つの特徴を1つのWebサイトに混ぜた場合、どちらの効果も得にくいものになる可能性があります。

このようにWebサイトは、大きく分けて2つの種類に分かれている、ということがわかりました。
では、この前提を使って、これからこの2つに共通する視点を、見ていきましょう。
Webサイトを作る前の準備の段階で、確認すべきポイントを見ていきます。

Webサイトの内容を変更したい場合、または、新しい内容を付け加えたい場合、
作り始める前に考えておくと良い点は以下の4つです。

・サイトの目的
・期待する効果
・ターゲット
・伝えたいイメージ

上の3つは、先ほど見ていきました。
Webサイトの種類によって、異なるものを設定します。
4つめの伝えたいイメージとは「落ち着いた」「赤いポルシェのような高級感のある」のようなイメージのことです。人によって言葉から連想するイメージは異なるので、具体的な名称を挙げて設定すると共有されやすいです。

自社でWebサイトを作る場合でも、制作会社に指示する場合でも、上の4つの項目を決めておくことで、これ以降の制作段階に入ったとき、スムーズに始めることができます。

このようにWebサイトをつくる前、Webサイトは2つの種類のうちどちらを作るのか、そして、作る前の準備すべき項目4点を考えることから始めてみましょう。
「ユーザーが求めているサイト」はなんなのか、という視点で考えていくと良い効果が得られやすくなります。

（参考文献：「見た目だけに頼らない本物のWEBデザイン」エムディエヌコーポレーション）

弊社では、社内のWeb担当者がWebページの更新や新規作成を可能となることを想定した講座をレベルやニーズに応じて多く設定しています。是非ご参加をご検討いただければ幸いです。

（担当：斉藤　万幾子）

Accessに切り替えたのに業務効率が良くならない理由

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カテゴリ：アクセス・SQL Server・データベース全般

Excelは表計算、Accessはデータベース。
データ管理に適しているのは言うまでもなくAccessです。

しかし、下記のような事例が多数報告されているのはなぜでしょう？
今までデータ管理をExcelでしており、それをAccessに切り替えたが、業務効率が一向に良くならない。と。

原因は簡単です。
それはデータベースが分っていないからです。

Wordが使えれば良い文章が書けるか？
PowerPointが使えれば良いプレゼンができるか？
Accessが使えれば良いデータベースが作れるのか？

Accessというアプリケーションが使えるのと、データベースができるは同じじゃないのです。
ゆえにAccessだけできたところでデータ管理は、業務効率は、一向に良くならないのです。

具体的には下記の2点を学習しましょう。

1点目は「テーブル設計」
Accessはリレーショナル型のデータベース。リレーショナル型はテーブルを分けて、必要に応じて結合するもの。
いかに上手にテーブルを分けてデータを管理するかがポイントです。
なんでもかんでもひとつのテーブルに詰め込んでたら、効率よく検索、集計できるわけがありません。

2点目は「SQLコマンド」
SQLはリレーショナルデータベースを操作するコマンドです。
AccessではSQLができなくてもデータが操作できるようにクエリが存在します。
しかし、SQLでできる事を100とすると、クエリでできることは50ぐらいしかありません。
50の機能だけでデータ管理しているわけですから、そんなんじゃ効率が良くなるわけありません。

ExcelからAccessに切り替えたのに、どうも上手くいかない。
であれば是非ともデータベースを勉強して下さい。

（担当：奥田　英太郎）

プレゼン作成の「最初のキーポイント」は？

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カテゴリ：プレゼンテーション・ロジカルシンキング

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第一回

プレゼン。ビジネスを進める上で「切っても切れないもの」の一つですね。社内外でビジネスを進めていく時に、他人や他社を巻き込んで「より大きなこと」を成し遂げたいと思ったら、自分の考えをプレゼンし、相手の同意を得られることで初めて次のステップへ進むことが出来るようになります。

ところが、このプレゼン、おそらく多くの方は多かれ少なかれ「苦手意識」をお持ちなのではないでしょうか？　「私はプレゼン大好きです！」という人は、少なくとも私の周りではなかなかお目にかかることが出来ません。私は有難いことに、実際にプレゼンをすると「分かりやすい」「面白い」と言っていただけることもあるのですが、正直に言えば、プレゼン資料を作成している間はもちろん、本番前のリハーサルを繰り返している間などは「早く終わらせて飲みに行きたい！」と思うこともしばしばです。

もしも皆さんが私の気持ちに近いものをお持ちでしたら、少しは気持ちを楽にしてプレゼン資料を作成し、本番でよいパフォーマンスを出すための「ワンポイントアドバイス」を、ビジネスパワーアップコラムの「プレゼン編」としてしばらく取り上げていきたいと思います。これらのアドバイスは私自身が実際にプレゼン資料を作り、プレゼンをし、あるいは他の方のプレゼンを聞いたり、自分自身で勉強したりする中で「実際のビジネスに適用することで」有効性を確認してきたものばかりです。少しでも参考にしていただければ、大変幸いです。

さて、第一回では、プレゼンの資料作成を始める前に、最初に注意しておきたい「作成における最初のキーポイント」について、話をしたいと思います。

皆さんはまず「プレゼンの『目的』とはなんでしょう？」と聞かれたら、何を想像しますか？　何のためにプレゼンをするのですか？　という話ですね。私自身の「プレゼンの目的」に対する答えは「自分が伝えたいテーマに対し、相手の同意を得ること」です。どのようなプレゼンであっても、話を聞く「相手」がいて、その相手に自分が「伝えたいこと」を説明し、相手の同意を得ることが出来て初めて「成功」と言えると考えます。逆に言えば、いくら自分がうまく話をしたつもりでも、相手の同意を得られない場合には、別の機会に再度チャレンジをしたり、あるいは残念な場合には商談自体を逃してしまったり、ということになるわけですね。

この「自分のテーマを伝え、相手の同意を得る」ことを達成するために、いろいろな観点からプレゼン資料を作成し、準備をしていくことになるのですが、そもそもどうすれば「相手の同意」を得ることが出来るのでしょうか？　「それが分かれば苦労しないよ」と思ってしまうかもしれませんが、もしプレゼンを成功させたいと本気で思うのであれば、「どうすれば相手の同意を得られるのか」言い換えれば「何が相手の『押しボタン』なのか」を突き詰めて考えなければなりません。

少し立場を変えて考えてみましょう。皆さんが例えば、家を買うことを考えてみましょう。最終的に、どのような状態になったら「ここで家を買う！」と決められるでしょうか？　家を買う場合、間取り・交通の便・価格・購入タイミング等々、いくつかの「購入に関するチェックポイント」があると思います。これらのチェックポイントに関する皆さんの「疑問」が解消されないうちは、購入の決定は少なくとも、難しいですよね。逆に言えば、これらのチェックポイントに関する疑問が全て解消されれば、購入を決定できるわけです。

ここでのキーワードは「疑問」です。簡単に言えば、ある物事に対して「疑問」を持っている間は、判断を「気持ちよく」行うことは難しいということです。逆に言えば、疑問がなくなればなくなるほど、その物事に関する決定を下しやすくなるということですね。

実はこのポイントは、プレゼンに関しても全く同じです。少なくとも相手が色々な「疑問」を感じている間は、相手は皆さんのプレゼン内容になかなか同意できません。逆に、皆さんのプレゼン内容に相手が疑問を持たなければ、少なくとも論理的には相手は皆さんの話に「納得」します。（ただし、論理的に納得したとしても、「心理的に」納得しているかどうかはまた別の問題なので、そこは難しいところなのですが。ただ、論理的な納得感がなければ、心理的な納得感があってもやはりダメなことも事実です。従って今回は論理面の話を中心とし、心理面の話はまた別の機会に取り上げます）

この「相手が持つ疑問」を先回りで予測し、その疑問に対する的確な答えを示すこと。それがプレゼンの作成における「最初のキーポイント」なのです。そして、これはいわゆる「論理思考」「ロジカルシンキング」における「最も基本的な考え方」でもあります。相手の疑問に対して的確な「答え」を示し、相手が皆さんの話を「矛盾・飛躍・疑念」を感じずに聞くことが出来れば、少なくとも論理的には「納得」できることになります。

では、相手の疑問はどうすれば分かるのか。これはひたすら「相手の立場に立って」考えるしかありません。その際は、是非客観的に「自分の話にダメ出し」することを繰り返してみて下さい。どんなに自分の話が素晴らしいと自分自身で思っていたとしても、「突っ込みどころ」がゼロという話はやはり、なかなか難しいと思います。その「突っ込みどころ」が、まさに相手の持つ「疑問」のポイントになります。従って、この「突っ込みどころ」に対して、出来るだけ客観的な事実や実績等を説明し、相手の「疑問」を解消する必要があるわけですね。

何が相手の疑問なのか。自分の話の中に、相手が突っ込みを入れそうなポイントはまだ残っているのか。これを深く考えれば考えるほど、プレゼンの「精度」は上がります。

プレゼンは「自分が伝えたいことを単に話すもの」ではなく「相手の質問に出来る限り先回りして答えながら、自分の伝えたいことを要所要所に織り交ぜていくもの」であるというのが、私の考えです。プレゼンが苦手という方は、まずは「相手なら自分の話にどのような突っ込みを入れるだろうか」ということを是非、考えてみて下さい。それがプレゼン作成の「最初のキーポイント」です。

（担当：佐藤　啓）