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Access/Excel/VBA/Webプログラミングの1日速習講座

PowerPointは「プレゼンテーションツール」です。しかし、もっとよく使用される用途があるのはご存じでしょうか？
実は「簡易なDTPソフト」として広く使用されています。特に文字と共に図形や写真、グラフなどを多用する場合は、WordよりもPowerPointの方が簡単です。
例えば下記のようなドキュメントを作成する際に使われます。

・企画書
・マニュアル
・チラシやポスター
・掲示物

ところで、紙に印刷するための資料を作成する際に留意していただきたいことがあります。
新規作成時の標準画面サイズは「４：３」形式の画面に合わせたものとなっています。A4等の用紙とは縦横比率が異なるため、そのサイズを変更する必要があります。
サイズの変更は下記のメニューから行います。

（2003）メニューバーの[ファイル]→[ページ設定]
（2007・2010）[デザイン]タブ→[ページ設定]

なお、サイズ変更は必ずドキュメントの作成を始める際に最初に設定する必要があります。
文字やオブジェクトを配置した後で変更した場合、用紙の中でのレイアウトやそれぞれのオブジェクトの縦横比まで変わってしまいますのでご注意ください。

PowerPointはプレゼンテーションツールとしてだけでなく、ビジネスの様々なシーンでお使いいただけます。ドキュメント作成の際に上記のコツがお役に立てば幸いです。

（担当：瀧川　仁子）

Excelは「表計算ソフト」なので、数値や金額の計算に使用する頻度は高いと思います。
今回は、Excelを使用して数値の端数処理をするときの便利な関数についてご説明したいと思います。

小数点以下の数値がある場合、Excelは見た目を「四捨五入」して表示しています。

このような小数点以下の数値を合計する場合、合計値が見た目の数値と異なってくることがあります。
そこで、関数を使用して端数処理することにより、意図した数値を使用して計算できるようにします。

四捨五入・切り上げ・切り捨て、それぞれの関数があります。

ROUND・ROUNDUP・ROUNDDOWNそれぞれの関数は、処理する桁を引数で指定可能です。
　「0」　小数点以下第一位を処理し整数にする
　「1、2、…」　小数点以下を処理し指定した小数点の位にする
　「-1、-2、…」　整数の位を処理する（十の位、百の位等）

INT関数には桁指定はなく、切り捨てて整数にします。
通常はROUNDDOWN関数で引数を「0」に指定した場合と同様ですが、負の数を指定した場合は結果が異なります。
例えば「-5.75」はROUNDDOWN関数では「-5」となりINT関数では「-6」となりますので、利用する際には注意が必要です。

Excelには関数が300個以上あります。一度に全部覚えることはできませんが、このように似た関数をまとめて覚えれば実務へのご活用もしやすいと思います。

（担当：瀧川　仁子

Excelを使用していて、別々のセルに入っているデータを、繋げて一つのセルで表示させたいということはないでしょうか。
たとえば、「都道府県と市区町村以下の列が分かれているのを一つにしたい」「請求書番号と枝番をつなげたい」という場合です。
そのような場合は、文字列連結演算子「&（アンパサンド）」を使うと便利です。
「&」は算術演算子（「+（プラス）」や「-（マイナス）」など）と同様、「= [セル1] & [セル2]」のようにつなげたいセルの間に使用します。

また、セルに入っているデータに追加したい文字があれば「"（ダブルクォーテーション）」で囲むことで「&」を使用して、つなげて表示できます。

実はこの「&」、ExcelだけでなくAccessのフォームやレポート上でコントロールの内容を連結して表示する場合にも同様に使用できます。

ところで、「&」で連結したデータはExcelの表示形式では「文字列」として表示されるので、注意が必要です。
たとえば「10」と「20」を足した場合は「10 + 20 = 30」ですが、「&」を使用すると「10 & 20 = "1020"」となり、セルには文字列として表示されます。
連結した結果を文字列ではなく計算に使用したい場合は、「= ( A2 & B2 ) * 1」のように1を掛けて数値に変換する必要があります。
「&（アンパサンド）」は文字を繋げるための演算子になりますが、Excelの表示形式に関するポイントを含めて実務にご活用いただければ幸いです。

（担当：瀧川　仁子）

PowerPointでは、文字だけではなく図形や表などのオブジェクトを使用します。
それらを目立たせたりわかりやすく伝えるために、色を塗り分けて表現していると思います。
その「色」を使う際に留意しておくと良いポイントがありますので、下記にご紹介いたします。

◆配色による効果
「色」を活用することにより、下記の効果が生まれます。

・色調や配色を揃えることによる「統一感」
・一部の色を変更することによる「強調」
・同じ意味を持つものを同色で表示することによる「わかりやすさ」
・色遷移や同色の濃淡で表示する「連続性」

◆配色のポイント
色の組み合わせによっては文字や強調したい事柄がかえって目立ちにくくなりますので、注意が必要です。

・ユニバーサルデザインに配慮する
　たとえば「緑の地に赤い文字」のような組み合わせはかえって識別しづらくなり、色覚的に見分けにくい方もいらっしゃいます。また、明度が近い色同士も目立ちにくくなります。
　対して「明度に差のある色」で「暖色と寒色」を組み合わせると目立つので、わかりやすくなります。
・モノクロ印刷の場合
　モノクロ印刷前提の場合は、色の種類よりも濃淡を組み合わせて区別を容易にします。

また、単に色を塗るのではなくグラデーションを利用すると、違った効果が生まれます。

・図形を立体的（半球）に見せる
・矢印の向きを強調する

なお、「色」によりそれぞれ人に与える効果や意味が異なります。
下記の記事もご参考にしていただけましたら幸いです。

色について
　http://www.frontier-link.jp/Blog/business/543.html
　http://www.frontier-link.jp/Blog/business/547.html
　http://www.frontier-link.jp/Blog/business/551.html
　http://www.frontier-link.jp/Blog/business/2140.html
目立つバナーの作製
　http://www.frontier-link.jp/Blog/business/2190.html
　http://www.frontier-link.jp/Blog/business/2230.html

（担当：瀧川　仁子）

WordやExcelなどで作成したファイルを社外にメールで送る、または媒体に保存して配布する機会は多いと思われます。そのファイルに「個人情報」や作成途中の情報が含まれていて、簡単に見ることができるのはご存じでしょうか。
ファイルを右クリック→ [プロパティ] で表示されるダイアログの [詳細] タブを確認すると、作成日時の他に「作成者」「前回保存者」「会社」などの情報が確認できます。

その情報を誰でも見ることができると、問題になる事があると思います。
例えば、下請け会社が制作したデータを客先に納品したり、他の人が作成したファイルを編集して別のデータに変更することもあるでしょう。
また、下記も修正や削除を忘れがちなものとして挙げられます。
・作成途中に確認のために付けた「コメント」
・別のデータを元に作成したときの、以前のヘッダーやフッター
・Excelの非表示の列や行
・PowerPointのノート

それらを一つ一つ確認していくのは手間がかかりますし、見落としもあります。
Office2007以降では、下記の方法で一度に削除が可能です。

1)ファイルに含まれる情報の確認方法
（2007）[オフィスボタン]→[配布準備]→[ドキュメント検査]
（2010）[ファイル]タブ→[情報] →[問題のチェック]→[ドキュメント検査]

2)ファイルに含まれる情報の削除方法
[検査] →検出された項目の [すべて削除]

（担当：瀧川　仁子）