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Access/Excel/VBA/Webプログラミングの1日速習講座

二行目以降の頭落しや文字数の違う項目を同じ幅に揃える際に、スペースで揃えようとして同じ幅にならないといったご質問を受けることがあります。
それは以前のビジネスパワーアップコラム記事「等幅フォントとプロポーショナルフォント」でご紹介したように、プロポーショナルフォントではスペースと他の文字の幅が異なるからです。

Wordでは、頭揃えは「インデント」や「タブ」、異なる文字数を同じ幅に揃えるには「均等割付」という機能を利用して文章の体裁を整えます。

【均等割付の設定方法】
1)　均等割付対象の文字を選択
2)　2003はツールバー、2007と2010は [ホーム] タブの [均等割り付け] ボタン→ [新しい文字列の幅] ボックス内の数値を揃えたい文字数に変更

タブとインデントも水平ルーラーの中でドラッグすることで設定は可能ですが、その場合は位置が少しずれて思い通りの字数にならないことがあります。
字数で揃えたい場合は、下記で設定を行います。

【タブの設定方法】
基本的には、区切りたい位置にカーソルを置き [Tab] キーを押すことでタブが挿入されます。
標準では４字分づつのタブとなりますが、設定を変更して任意の字数の位置に移動できます。
なお設定の前に、タブ位置を変更したい行を範囲選択しておく必要があります。

2003
1)　メニューバーの [書式] → [タブとリーダー] の [タブ位置] を任意の字数に変更

2007または2010
1)　[ホーム] タブの [段落] グループ右下のダイアログボックス起動ツール
2)　[段落] ダイアログボックスの [タブ設定] → [タブとリーダー] の [タブ位置] を任意の字数に変更

既定のタブは「左揃え」ですが、ほかにも「右揃え」「中央揃え」「小数点揃え」といったタブへの変更も可能です。

【インデントの設定方法】
1)　設定する範囲を選択（Wordは余白での行選択が便利）
2)　2003はメニューバーの [書式] → [段落]、2007と2010は [ホーム] タブの [段落] グループ右下のダイアログボックス起動ツールで [段落] ダイアログボックスを表示
3)　「左のインデント」「右のインデント」または「幅」で、設定したいインデントの字数を設定

（担当：瀧川　仁子）

PowerPointでは、文字だけでなく図を利用して概念や手順を伝えることがよくあります。
図解により「視覚化」することで、さらに理解しやすく説得力あるプレゼンテーションとなります。

一般的に、ドキュメントによる「説明」の手段としては下記があります。
・文章　＝「読む」
・箇条書き　＝「見る」
・図解　＝「見る」
報告書などの場合は文章主体となりますが、プレゼンテーションは「読む」のではなく「見て」理解できるものでなければなりません。
そこで、PowerPointによるプレゼンテーション資料は箇条書きと図解が中心となります。

「図解」を行うためには、下記二つの方法があります。

【オートシェイプ】
複数の図形を組み合わせて、概念や流れを説明する図を作成します。

（2003）[図形描画]ツールバーから選択
（2007・2010）[ホーム]（または[挿入]）タブ→[図形]から選択

この図形作成した複数の図形を「うまく配置」しようとして時間と手数をかけている方を、非常に多くお見受けいたします。ひとつひとつの図形の位置を合わせようとして微妙にずれてしまったり、追加した際にまたやり直したりなさっていないでしょうか。
実は図形の挿入の際は「適当に配置」しても問題ありません。文字の入力や大きさの調整などをした後に、一括で配置を調整すると効率的です。

（2003）[図形描画]ツールバーの[配置/整列]
（2007・2010）[ホーム]タブの[配置]

また、図形を線でつなぐ「コネクタ」、図形の重なりの順番を調整する「最前面（最背面）へ移動」、作成した複数の図形を一つとして扱うことの出来る「グループ化」など様々な機能があります。

【図表】（2003）または【SmartArtグラフィック】（2007・2010）
一覧から説明する内容に適したパターンを選択し挿入します。
既に構成ができている図に文字を入力するだけで図解が完成し、また項目の増減も容易です。
最初から作成するだけではなく、PowerPointでは既に入力された箇条書きをSmartArtに変換できます。

[挿入]タブ→[SmartArt]

（担当：瀧川　仁子）

PowerPointは「プレゼンテーションソフト」です。
プレゼンテーション資料の作成とプレゼンテーションを実施する際に便利な機能が豊富に用意されています。
今回はその中から、プレゼン資料の作成を支援する便利な機能をご紹介します。

【テンプレート】
いざプレゼン資料を作成する際に、「構成」にお困りになったことはありませんか？
内容や資料は揃っているのに、どのような順番で構成したら効果的か悩むことはあるかと思います。
またはそれ以前に、いったいどんな資料を作成すればいいのか途方に暮れることもあるでしょう。
もちろんご自身で構成を考えていくのがベストですが、まだ慣れないうちは「テンプレート」（ひな型）として全体の構成ができたものをカスタマイズして自分の資料を作成してみてはいかがでしょうか。

PowerPointではプレゼンテーションの「ひな型」の一覧から選択し、簡単にプレゼン資料を作成することができます。
なお、「テンプレート」はストーリーはなくスライドの柄のみとなります。
また、プレゼンテーションだけでなくWordと同様にパンフレットや年賀状など印刷用のフォーマットもあります。

（2003）メニューバーの [ファイル] → [新規作成] 画面右側の作業ウィンドウの [インスタントウィザード] を選択
（2007）[Office] ボタン → [新規作成] → [テンプレート] → [PowerPointのプレゼンテーションとスライド]
（2010）[ファイル] タブ → [新規作成] → [テンプレート] → [PowerPointのプレゼンテーションとスライド]

【テーマ（デザイン）】
PowerPointで作成されたプレゼンテーションは、Wordのような白地に文字ではなく背景に色や模様によるデザインが設定されていることが多いです。
それら「テーマ」（2007・2010）または「デザイン」（2003）は、一つのプレゼンテーション内では全てのスライドに共通で設定され、オブジェクトの書式・配色・フォント等を全体で統一することができます。

（2003）メニューバーの [書式] → [スライドのデザイン]、またはツールバーの [デザイン]
（2007・2010）[デザイン] タブ → [テーマ]

（担当：瀧川　仁子）

グラフの主な「役割」については、以下の2つのポイントが挙げられます。

・データの視覚化
・数値や項目の比較、傾向の把握などの分析を容易にする

つまり、データの「把握」「比較」「分析」を行いやすいグラフ＝「分かりやすいグラフ」となります。
そのためには、活用する目的を踏まえた上でグラフの種類を選択する必要があります。

【主なグラフの種類】

◆ 横棒
・項目間の量などの比較に使用

◆ 縦棒
・データの時系列的な推移を表す

◆ 折れ線
・データの時系列的な傾向を表す
・異常値（急に増えている・減っている）を発見しやすい

◆ 円
・項目の全体に対する割合を表す
・比率や構成比を見ることができる

また、グラフの「見た目」にも留意することで、わかりやすいグラフが作成できます。

◆ レイアウト
・グラフ各要素のバランスやレイアウトを調整し、数値傾向等を読み取りやすくする
・縦軸の値範囲（最大値または最小値）を変更することで、データの差異を際立たせる

◆ 色
・強調したい部分の色を変更する
・グラデーションで立体的に見せる

◆ オートシェイプの活用
・「吹き出し」でコメントを書き込む
・強調したい部分に線を引いたりマークを付ける

（担当：瀧川　仁子）

もちろんWordやPowerPointでも表は作成できますが、Excelでは表を作成するだけではなく「計算」を行うことが一番多いのではないかと思います。
四則演算や関数はExcelで一番よく使う機能とも言えますので、しっかり基礎を押さえておきましょう。

【計算式作成の基礎】

計算式の作成には「セル番地」を使います。（セル番地：列・行番号でセルを特定する方法）
計算式は「＝」（半角のイコール記号）から入力を開始します。
計算に使うセル番地の指定方法は、

・クリックして選択
・直接セル番地を記載する

上記のいずれでもかまいませんが、クリック選択の方が使用するセルを正しく指定しやすいです。

四則演算子は、キーボードの位置を確認しておきましょう。

　＋　足し算
　－　引き算
　＊　かけ算
　／　割り算

また、比較演算子も条件式などによく使います。

＝　　　等しい
<>　　等しくない
>　　（左が右より）大きい
<　　（左が右より）小さい
>＝　（左が右）以上
<＝　（左が右）以下

【関数の基礎】

関数とは「ある処理や手順を行うために予め用意されている機能」つまり目的別のミニプログラムのようなものです。
たとえばよく使う「SUM関数」は「このセルからこのセルまでを合計する」という「機能」です。
入力された数値の合計（または平均・個数など）を出すだけでなく、条件に一致する値を探したり、四捨五入（切り上げ・切り捨て）を行ったり、条件によって処理を分けたりと、様々な場合に使用されます。

関数の書式は、下記のように決まっています。

　＝関数名（引数）

・関数名は小文字で入力しても大文字に変換されます。
・引数（ひきすう）は、関数により指定する内容や個数が異なります。

関数を入力する方法は、下記の3つです。

・[オートＳＵＭ] ボタン（またはその横の選択メニュー）
　（2003）ツールバー、（2007・2010）[ホーム] タブ
・[関数の挿入] ボタン
　数式バーの左側
・自分で入力する

（担当：瀧川　仁子）