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Access/Excel/VBA/Webプログラミングの1日速習講座

正式な文書を作成しようとしてそのフォーマットや決まり文句に悩み、調べるのはよくあることです。また、Wordで罫線の入ったフォーマットを作成する際に配置に苦労した経験がおありの方もいらっしゃると思います。
実際の文章を打つよりも調べたり編集したりすることに時間を取られがちという方は、かなり多いのではないでしょうか。

Wordは「文書作成」を支援する機能を豊富に用意しています。
中でも下記の二つの機能は、自分で調べなくても正しい文章やフォーマットによる文書作成を可能にし、また実際の入力自体を大幅に低減します。

【テンプレート】
文書の「ひな型」の一覧から選択し、簡単に文書を作成できます。
各種案内状・送付文など定型的な文書だけでなく、FAXの送付状・カレンダー・履歴書のフォーマットといった罫線やレイアウトを設定したものもあります。

（2003）メニューバーの [ファイル] → [新規作成] 画面右側の作業ウィンドウの [このコンピュータ上のテンプレート] を選択
（2007）[Office] ボタン → [新規作成] → [テンプレート]
（2010）[ファイル] タブ → [新規作成] → [テンプレート]

【定型文】
「記」～「以上」、「拝啓」～「敬具」などの定型句は、入力オートフォーマット機能により、文言が自動的に入力されます。
また、[挨拶文] 機能を使うと時候の挨拶などの入った定型文が簡単に作成できます。

（2003）メニューバーの [挿入] → [定型句] → [定型句]
（2007・2010）[挿入] タブ → [挨拶文]

（担当：瀧川　仁子）

Excelで行うあらゆる作業において「セル（またはセル範囲）を選択する」「文字やデータを入力する」ことは必須です。
Excelの様々な機能を覚えることはもちろん重要ですが、まずはこのような基本的な作業の効率化を進めることで、作業全体の効率面での「底上げ」を図る方が効果的です。

【セル範囲の選択】

セルを選択するには、下記の方法があります。

マウスによる範囲選択
・ドラッグして範囲選択
・範囲の左上をクリック → 範囲の右下を [Shift] キーを押しながらクリック（大きな範囲を選択する際に効果的）

キーボードによる範囲選択
・[Shift] キーを押しながら矢印キーで選択（いったん選択された範囲の微調整にも使用）

また、選択された範囲とは別に [Ctrl] キーを押しながら離れた範囲をマウスでドラッグすることで、複数範囲の同時選択が可能になります。

【文字の入力】

Excelでは、日本語は必要なときに日本語入力システムをオンにして入力します。
逆に数式や数字データの入力の際には半角で入力する必要があり、日本語入力システムがオンの状態ですと都度変換する必要が生じて非効率になりますので、日本語入力システムをオフにします。
日本語入力システムのオン/オフの切り替え方法および日本語入力のコツについては、下記をご参照ください。

「効率的な入力方法」
「効率的な日本語入力のために」

【表などへのデータ入力】

入力範囲が決まっている場合、あらかじめ「範囲選択」をしておきます。
次のセルに移動するには、[Enter] キー（下）または [Tab] キー（右）を押します。（上または左のセルに戻る際は [Shift] キーを押しながら [Enter] または [Tab]）
なお、セルの移動の際に [→] キーを押したりマウスでクリックすると、範囲選択が解除されるので気をつけてください。

数字だけの入力には、「テンキー」（キーボード右手にある数字だけのキー）によるブラインドタッチを覚えると便利です。
「5」のキーには「目印」があります。触ると一部盛り上がっていますので、場所がすぐに分かります。
その「5」に右手中指を置くと、必然的に人差し指は「4」で薬指は「6」を押さえます。上にずらせば「7」「8」「9」、下にずらせば「1」「2」「3」です。また、親指で「0」、小指で「Enter」を押すことができます。
慣れてくると、手元を確認せずに書類だけを見ながらブラインドタッチで数字入力が可能になります。

（担当：瀧川　仁子）

Wordに限らず、どのソフトを使う場合でも日本語の入力は必須です。
効率的な日本語入力＝業務効率化の基本と言えます。

【文字入力効率化のポイント】

1. 変換回数が多くないですか？
　単語や文節ごとに変換するのは非効率です。一文などある程度まとまった単位で変換しましょう。一文字よりも単語、単語よりも文節、文節よりも文章のほうが、正しく変換される確率が高くなります。

2. 間違った文節区切りで変換されたものは消して、あらためて入力し直していませんか？
　一度入力したものは再変換可能ですので、入力し直しは非効率です。[Shift]＋［←］[→]キーで文節を区切り直しましょう。

3. [Enter] キーを押し過ぎていませんか？
　変換後に都度 [Enter] の入力は不要です。次の入力または操作を行うと確定されます。

【便利なキー】

◆ ファンクションキーによる変換
　[F7] 全角カタカナ、[F8] 半角カタカナ、[F9] 全角英数（大文字・小文字）、[F10] 半角英数（大文字・小文字）

◆ [Esc]（エスケープキー）による取り消し
　確定前の状態で押すと、変換された状態を変換前に戻します。
　また、変換していない状態では入力を取り消します（入力した文字が消える）。

◆ 入力した文字の削除
　[Delete]（[Del]）キー　…カーソルの「右」（縦書では「下」）の文字を一文字削除します。
　[Backspace] キー　…カーソルの「左」（縦書きでは「上」）の文字を一文字削除します。
　なお、文字選択した状態ではどちらのキーを押しても選択した文字を削除します。

（担当：瀧川　仁子）

PowerPoint2007/2010では、よりグラフィカルで訴求力の高いプレゼンテーションを効率的に作成することができます。
概要でご紹介した新機能「SmartArtグラフィック」や強化された「グラフ作成機能」「ワードアート」の他にも、下記のように様々な機能が強化または新規に追加されました。

■ 新機能・強化

◆ テーマ
[デザイン] タブ → [テーマ]
プレゼンテーション全体のスライドの配色・フォント・書式を統一するのが「テーマ」です。ワードやエクセルのテーマと共通の種類になっています。
以前のバージョンでの「デザインテンプレート」に相当します。

◆ スライドマスタ
[表示] タブ → [スライドマスタ]
様々なレイアウトの書式等をスライドマスタで一元管理できます。サムネイル一番上のスライドマスタで設定した書式は他のレイアウトにも適用されるため、全体の統一が図れます。
2003までのバージョンでは「スライドマスタ」と「タイトルマスタ」が分かれていましたが、タイトルマスタはスライドマスタのサブカテゴリの一つに統合されました。

■ SmartArtグラフィック
WordやExcelでも利用できるSmartArtグラフィックですが、特にその利用頻度が高いのはPowerPointでしょう。
[挿入] タブ → [SmartArt]

PowerPointでは、入力済みの箇条書きのテキストをSmartArtグラフィックに変換できます。
[ホーム] タブ → [段落] グループ内 [SmartArtに変換]

■ 画面切り替え効果とアニメーション
2003まではメニューバー [スライドショー] の中に画面切り替え効果とアニメーションがありましたが、メニューが分離されました。2007では [アニメーション] タブと [スライドショー] タブに、2010ではさらに [画面切り替え] タブが独立しました。

また画面切り替え効果やアニメーションは、以前は効果名のみの表示でしたが動作を表した図のギャラリーになり選択しやすくなりました。

■ 廃止された機能
下記機能は、2007より廃止されました。

インスタントウィザード
代わりに、「テンプレート」を利用し豊富なひな形から選ぶことができます。（[新規作成] → テンプレート）

目次スライドの作成
代替機能はありません。
アウトラインペインを折りたたみタイトルのみの表示にし、コピーしてスライドに貼り付けることで代用します。

マクロの記録
マクロの記録ボタンがなくなり操作手順の登録によるマクロの作成はできなくなりましたが、[開発] タブを表示すればVBAでの直接記述は可能です。

（担当：瀧川　仁子）

Excel2007/2010は、様々な点で著しく「強化」されています。従来よりある機能でも設定できる範囲が大幅に拡大したり、便利な機能が追加されました。また新規に追加された機能も多々あり、より簡単に便利にデータの管理や情報の分析が行えるようになりました。

■ 新機能・強化

◆ ワークシート
ワークシートが拡大されました。
Excel2003までは「65,536行×256列(IV)」でしたが、Excel2007および2010では「1,048,576行×16,384列(XFD)」となりました。
また、シート見出し部分に [ワークシートの挿入] タブができ、従来ショートカットメニュー等から行っていたワークシート追加がワンクリックでできるようになりました。

◆ 関数
関数をメニューから選択する方法は、従来より [オートSUM] ボタンと [関数の挿入] がありましたが、2007からはそれに加えて [数式] タブの [関数ライブラリ] で関数の分類をリボンから選択できます。
また、直接入力の際には候補の関数を表示する [関数オートコンプリート] 機能もあり、うろ覚えの関数も入力しやすくなりました。

新しく追加された関数もあります。
たとえば、[SUMIF] [COUNTIF] [AVERAGEIF] では検索条件は一つしか設定できませんでしたが、新しく追加された関数 [SUMIFS] [COUNTIFS] [AVERAGEIFS] では複数の検索条件が設定できます。
従来エラー回避は [IF] 関数で行いましたが、[IFERROR] で「数式がエラーの場合は指定の値を返し、それ以外の場合は数式の結果を返す」という処理もできるようになりました。

◆ 条件付き書式とスパークライン
[ホーム] タブ → [条件付き書式]
従来の「条件付き書式」は「セルの強調表示ルール」となりました。1つのセルに設定できる書式は3つまででしたが、無制限に設定可能となりました。
また、下記の新しい機能も加わりました。

「データバー」：データバーの長さで値の大小を表し、データの大小を把握する
「カラースケール」：色の濃さや配色で値の大小を表し、データの分布を把握する
「アイコンセット」：3～5のランクに分類したアイコンを付け、データの傾向を把握する

これらの新機能により、従来グラフでしか表現できなかった「データの視覚化」がセルごとに手軽にできるようになりました。
さらにExcel2010では「スパークライン」（[挿入] タブ － [スパークライン]）が加わり、セルの中に小さなグラフを埋め込むこともできます。

■ データベース機能

◆ テーブル
[挿入] タブ → [テーブル]
Excel2003の「リスト」がさらに発展し、「テーブル」としてデータベースの管理や表の書式設定が簡単に行えるようになりました。フィールドごとにフィルタが設定され、見出し行や集計行も簡単に追加できます。

◆ 並べ替え
[ホーム] タブ → [並べ替えとフィルタ] → [ユーザー設定の並べ替え]、または [データ] タブ → [並べ替え]
並べ替えで設定できる条件は3つまでだったのが、64個まで設定できるようになりました。
また、セルやフォントの色での並べ替えも可能です。

◆ オートフィルタ
[ホーム] タブ → [並べ替えとフィルタ] → [フィルタ]、または [データ] タブ → [フィルタ]
抽出するレコード条件は、複数の選択が可能になりました。また、セルやフォントの色による抽出も可能です。

■ グラフとピボットテーブル
ウィザードがなくなり、少ない手順で簡単に作成できるようになりました。

◆ グラフ
[挿入] タブ → [グラフ]
デザインの種類が豊富で各要素の編集もリボンから簡単にできます。また、従来の「○○の書式設定」での編集も可能ですが、ダブルクリックではなく右クリックのショートカットメニューのみとなります。

◆ ピボットテーブル
[挿入] タブ → [ピボットテーブル]
従来はフィールドリストからピボットテーブルの各フィールドに直接項目をドラッグし配置しましたが、画面右側の作業ウィンドウ内でフィールドリスト下のレイアウトセクションに項目をドラッグするようになりました。 主な設定が作業ウィンドウにまとまっています。

（担当：瀧川　仁子）