サイズや縦横が異なるページを同じ文書に

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カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

会議用資料等で、縦横やサイズの異なる用紙が混在するものを一式にすることはよくあります。
その場合、別々のファイルで作成して印刷したものを手作業で合わせ綴じていることが多いのではないでしょうか。
実はWordは一つのファイルに異なるサイズや縦横ページの混在が可能です。プリンタさえ対応していれば、印刷が一度で済みます。

【セクション区切り】
通常は文書全体に適用される設定を、セクションごとに設定可能です。

・ページの縦横、用紙のサイズ
・一行の文字数、一ページの行数
・ヘッダー、フッター、ページ番号の種類や位置
・段組み

（2003）メニューバーの [挿入] → [改ページ]
（2007・2010）[ページレイアウト] タブ → [区切り]

見た目は通常の改ページと変わりませんが、[編集記号の表示/非表示] ボタン（ツールバーまたは [ホーム] タブ）で編集記号を表示すると、「セクション区切り」と表示されています。

（担当：瀧川　仁子）

論点は「3点」にまとめよう

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カテゴリ：プレゼンテーション・ロジカルシンキング

ビジネスパワーアップコラム＜ロジカルシンキング編＞　第六回

前回のロジカルシンキング編コラムでは、相手と共通の「話の土台」を考える際のポイントをお話しました。論理を展開する上では

1. 状況（Situation）
2. 深掘（Complication)
3. 疑問（Question）
4. 答え（Answer）

この4つの視点で話の内容を整理することで「相手との共通の土台」を明示し、相手の疑問に答えながら、自分が伝えたいこと＝答えを述べていくという流れが重要であり、この流れを意識することで、話の展開や繋がりの理由を相手がイメージしやすいような論理の組み立てを行うことが可能となるということでした。

今回のコラムでは、論理を展開する際のもう一つの基本的なポイントである「論点」の採り上げ方についてのお話をしたいと思います。

皆さんがプレゼンや報告・説明等を行う場合、「どこまで詳しく話をしたらよいのだろうか？」と悩んでしまうことはありますでしょうか？　あるいは、逆に皆さんが話を聞く立場の場合、「この人の話は長いな」「要点がよく分からないな」「何が言いたいのだろう」ですとか、逆に「これだけで話が終わってしまうの？」等と思ってしまうことは、ありますでしょうか？

実はこのような疑問や状況に対しては、「適切な論点数」を覚えておくことで効果的に対処することが可能となります。

適切な論点数、言い換えれば「話の内容を掘り下げて説明をする際の、詳細説明の適切な数」は「3点」となります。そして、論点数については「3点」を上回っても下回っても、理解の妨げとなる可能性が高くなります。すなわち「必ず3点にまとめる」ことを目標とする必要があります。

論点数の理想が「3点」である理由は「人間の短期記憶の量」「ピラミッド構造のバランス」「論理展開との親和性」にあります。

論点数の理想が3点である一番の理由は「人間の短期記憶の量」にあります。この数字は論理思考以外でもいろいろと応用が利く数字ですので是非覚えておくことをお薦めしますが、人間の短期記憶の量、言い換えれば「説明された瞬間に覚えておくことが可能な要点数」は「5プラスマイナス2」すなわち「3つから7つ」と言われています。この短期記憶量には個人差がありますが、一般的には「3つまでであれば理解した要点を覚えておくことが出来る」ということになりますので、まずは「3点以下」に要点数を抑えることを目指す必要があります。

そして「3点以下」を目指す際に、逆に論点が「1つ」や「2つ」ではいけない理由が「ピラミッド構造のバランス」にあります。人間の思考回路の基本構造は「ピラミッド構造」であることは第三回のロジカルシンキング編コラムでご紹介しましたが、テーマからの「掘り下げ」と「各階層における網羅」を考える際に、論点が1つ（＝各階層の項目数が1つ）ではピラミッド構造を構築できませんし、論点が2つ（＝各階層の項目数が2つ）では「広がりが少なすぎてピラミッド構造が不安定」となり、「他に何か要点はないのだろうか」「この内容だけで結論づけてしまってよいのだろうか」等の疑念を相手に与えてしまう可能性が高くなります。

論点が「1つ」や「2つ」ではいけないもう一つの理由は「論理展開との親和性」で説明できます。論理展開の基本的な流れは前回のコラムで説明した「状況」「深掘」「答え」となります。例えば

「このような現状があり（＝状況）、今後このような展開が想定されるので（＝深掘）、これらの対策を行いましょう（＝答え）」

というイメージですが、これをもし

「このような現状があるので、これらの対策を行いましょう」

と説明すると、対策を行う理由に対しての深掘説明が存在しないことになり、あるいは

「今後このような展開が想定されるので、これらの対策を行いましょう」

と説明すると、対策を行う理由に対しての現状説明が存在しないことになりますので、いずれにしても「現状」「深掘」「答え」の3点をカバーした例と比較すると、説得力に欠ける印象を与えてしまいます。もちろんですが「これらの対策を行いましょう」と述べるだけでは、説得力が非常に弱くなってしまうのは自明かと思います。

このように、「人間の短期記憶の量」「ピラミッド構造のバランス」「論理展開との親和性」との関係から、論点数の理想は「3点」となり、それを上回っても下回っても、理解しやすく説得力のある説明を行うことは難しくなります。実際には、論点を「正確に3点」にまとめることは非常に「頭を使う」作業であることが多いです。重複する内容があってはいけませんし、漏れがあってもいけません。何より「2つまでは思い浮かぶけれど、3点目がなかなか出てこない」というケースも、実際の実務においてはよく発生します。ですが、そこでもう一歩踏み込んで「3点目」を考え出すことで、話が非常に分かりやすくなり、相手も納得しやすくなりますので、3点をしっかり考える価値は十分にあると私は考えています。

論点は「正確に3点」にまとめること。ぜひこの点を意識しながら、話の展開を考えてみていただければと思います。参考としていただければ幸いです。

（担当：佐藤　啓）

「メインカラー」選択のポイント

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カテゴリ：HTML・CSS・Webデザイン

Webサイトの印象を左右する要素は複数存在しますが、コンテンツの内容やレイアウトに目が行く前、言い換えればWebサイトの「第一印象」に大きく影響を与える要素の一つとしては「色」が挙げられます。

「色」は来訪者のWebサイトに対する第一印象を決定し、次のステップであるコンテンツ閲覧に導くための大切な要素です。逆に、第一印象で来訪者に違和感を与えてしまった場合、期待したコンテンツの閲覧をせずに別のWebサイトへと移動してしまう事が多くなります。仮にその場ではコンテンツを閲覧した場合でも、閲覧している最中に違和感を感じさせたことに変わりはなく、来訪者のWebサイトでの滞在時間を短くする一因となる可能性もあります。

UX（User Experience＝ユーザー体験）を考えることの重要性を最近はよく耳にしますが、これは「画面を通しての体験が心地良いかどうかを考えること」と同義です。ユーザーの体験に最も重きを置くUXの視点から考えた場合、心地の良いWebサイト制作には「ユーザーが持つ違和感をできる限り減らすこと」が重要であり、この点からも色選択の重要性をイメージしていただけるのではないかと思います。

Webサイトの印象を左右する色を、ここでは「メインカラー（主な印象を与える色）」と呼ぶ事にします。メインカラーは、業界によって使用頻度の高い色が異なることはご存知でしたでしょうか。例えば音楽系サイトでは「黒」、ECサイトでは「白と彩度を抑えた色の組み合わせ」が比較的多いです。

黒は他の明るい色と組み合わせて簡単に高いコントラストを生み出すことが可能です。コントラストが高いWebサイトは、スタイリッシュな印象を与えやすいため、音楽系では黒がよく使われていると考えられます。また、白と彩度を抑えた色との組み合わせは、商品数が多いECサイトの場合、主役である商品がどのような色であっても活かしやすい点がメリットであり、キャンペーンの際よく使用される彩度の高い色との相性も良い点も、大きなメリットとなります。

業界によって使用頻度の高い色が存在するということは、来訪者がその色自体、あるいは色から派生する印象を好んでいる可能性がありますので、その色の使用を検討することは、よい第一印象を与えるデザインを考える上での一つの入り口になり得ると私は考えています。また、色の選択によって、来訪したユーザーが「自分のためのWebサイト」であるという印象を強めることも可能です。このような点からも、「色」はWebサイト制作において、とても大切な要素であることをつかんでいただけるのではないかと思います。

Webサイトの「色」を決定する際に押さえておきたいポイントとしては、来訪者に対して与えたい印象を先に決定しておくことが挙げられます。例えば、にぎやかで楽しく活発な印象を与えたいアミューズメント系のWebサイトで、黒がメインカラーの場合はどのような印象をユーザーに与えると考えられますでしょうか。お化け屋敷のWebページでもない限り、訪れたユーザーは恐らく予想と異なる第一印象を受けるため、別のWebサイトへと移動してしまう可能性が高いと思います。

従って、まずはお客様が期待していると思われる印象をあらかじめ整理し、その印象を実現可能な色の候補を検討するという順序が良いと思います。ちなみに、お客様が期待していると思われる印象については、業界によって千差万別です。例えば弊社の場合は、メインカラーの青を「信頼感」「清潔さ」「親しみやすさ」などを考慮した結果として選択しています。

一方で、相反する印象を色だけで与えることは難しいという点も押さえておく必要があります。例えば「親しみやすく威厳のある印象」を色の選択だけで実現することは一般的には難しいため、コンテンツやレイアウトとのバランスを考慮しながら、別の実現方法を考える必要が生じます。Web担当者の場合、ちぐはぐな印象を制作会社へ提出ことは、期待通りの制作物が出来上がらない一因となる可能性がありますので、事前に検証を行う必要があります。少しの手間を惜しむことが、後々の出来映えを大きく左右する可能性がありますので、この点はぜひ留意していただければと思います。

今回は「色」が来訪者の第一印象を決定し、次のステップであるコンテンツ閲覧にスムーズに導くための大切な要素であるというお話をいたしました。より良いWebサイト制作のヒントとして、参考としていただければ幸いです。

（担当：斉藤　万幾子）

エクスポートしたExcelファイルにパスワードを設定する

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カテゴリ：VBA・Javascript・PHP・その他プログラミング全般

AccessとVBAに関し「クエリをExcelにエクスポートする際に、そのExcelファイルにパスワードは設定可能ですか？」という質問がありました。

クエリをExcelにエクスポートするだけなら、DoCmdのOutputToメソッドで簡単に可能です。
しかし、このメソッドにはパスワードを設定する機能はありません。

従って、WorkbookクラスのSaveAsメソッドでパスワードかけて保存し直すのがよいと思います。

なお、Access内のVBAとExcel内のVBAでは生成済みオブジェクトが異なります。
Access内でExcel関連のクラスを使用したい場合は、参照設定「Microsoft Excel XX.0 Object Library」が必要です。
XXにはバージョンが入ります。2003＝11.0、2007＝12.0、2010＝14.0です。（13.0はMac版）

サンプルソースコードは以下の通りです。

‘ファイルのパス
Dim filePath As String
filePath = CurrentProject.Path & “¥export.xls”

‘Query01をExcelファイルにエクスポート
DoCmd.OutputTo acOutputQuery, “Query01″, acFormatXLS, filePath

‘ExcelのApplicationクラス
Dim excelApplication As Excel.Application
Set excelApplication = New Excel.Application

‘エクスポートしたファイルを開く
Dim book As Workbook
Set book = excelApplication.Workbooks.Open(FileName:=filePath)

‘確認メッセージを非表示にする
excelApplication.DisplayAlerts = False

‘パスワードを付けて保存し直す
Dim password As String
password = “pass”
book.SaveAs FileName:=filePath, FileFormat:=xlWorkbookNormal, Password:=password
book.Close

注意すべきところは「上書きしますか？」等の確認メッセージの非表示設定です。

Excel内のVBAでは

Application.DisplayAlerts = False

上記のような記述で設定できますが、この「Application」はExcel.Applicationクラスの生成済みオブジェクトです。
Access内のVBAでは「Application」はAccess.Applicationクラスの生成済みオブジェクトなので、型が異なります。
よって生成オブジェクトではなく、自分でインスタンスを生成しています。

（担当：奥田　英太郎）

表やグラフの活用

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カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

PowerPointで作成するプレゼンテーション資料や提案書等では、文字とともによく使用するのが「表」と「グラフ」です。
データを視覚化しより理解しやすくする効果があります。

表とグラフそれぞれの基本的な役割は、下記のようなものが挙げられます。

【表】
・データを整理して簡潔に表現する
・情報を比較する
・データの計算

【グラフ】
・数値データの比較を視覚的に表現する
・数値データの傾向を把握する

上記を踏まえ、目的に合わせて使い分けをします。
・数値などのデータを詳細に表すには「表」
・そのデータの比較や傾向を視覚的に表すには「グラフ」

表とグラフそれぞれの詳細については下記をご参照ください。

「分かりやすい」グラフ作成のコツ
http://www.frontier-link.jp/Blog/business/1302.html

「表」の基本ルール
http://www.frontier-link.jp/Blog/business/1611.html

なお、PowerPointでのグラフを作成は二つの方法があります。
・PowerPointのオブジェクトとして作成する
・Excelで作成したグラフをPowerPointのスライドに貼り付ける

必要に応じてどちらの作成方法でも問題はありませんが、アニメーションについては異なる点があります。
Excelで作成したグラフを貼り付けた場合は一つのオブジェクトとしてそれ自体に対してのアニメーションしか設定できませんが、PowerPointで作成したグラフの場合はグラフ内の系列や項目別にアニメーション設定が可能です。つまり、棒グラフや折れ線グラフを一本づつ順番に表示することができます。

（担当：瀧川　仁子）