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ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第十二回

前回のプレゼン編コラムでは、印象に残るプレゼンの実現に関しては「適切な言葉遣い」に気を配ることも重要なポイントであるというお話をしました。今回のコラムでは「シンプル・イズ・ベスト」と題して、シンプルかつ効果的なプレゼン資料の作成に関するお話をしたいと思います。

前々回のコラムで取り上げた「視覚情報の活用」及び前回のコラムのテーマである「適切な言葉遣い」については、いずれも「印象に残るプレゼン」を実現するために押さえておきたいポイントでしたが、これらを別の視点で考えたものが「シンプル・イズ・ベスト」すなわち「シンプルプレゼン」の考え方です。その根本にある考え方は「プレゼンの主人公は誰か？」ということになります。

想像してみて下さい。プレゼンにおいて、パワーポイントの画面上に写真や図や文字、表やグラフが所狭しと並んでいて、それを一つ一つ確認しなければ理解しにくいようなプレゼンを。このようなプレゼンに参加しているとき、皆さんは「画面」と「話者」のどちらにより注目しますでしょうか？　おそらく大抵の場合は「画面」に目が行ってしまい、話者の話はもしかすると「半分程度」しか聞いていない、といった状況になってしまっているかもしれませんね。

パワーポイントは便利なツールですし、プレゼンにおいては活用すべきツールであることについては私も異論はありません。ただし、使い方に注意を払わないと、このような「話者不在」の「画面だけが注目される」プレゼンになってしまうケースがあります。言い換えれば「パワーポイントが主人公になってしまっているプレゼン」というイメージですね。

プレゼンの主人公はあくまでも「話者＝プレゼンター＝皆さんご自身」であるべきです。皆さんの話を引き立てる「サポート役」がパワーポイントのスライドに求められる役割であり、サポート役が前面に出てきてしまうのは「本末転倒」です。だからこそ、スライドには「話者の話を引き立てる」役割を意識して与えなければなりません。その手法の一つが「シンプルプレゼン」の考え方です。

以下、私が担当する「シンプルプレゼン実践」講座で使用しているサンプルスライドから、シンプルプレゼンのイメージを2つほど抜粋してご紹介したいと思います。

最初のサンプルは「イメージと文字」を活用したものです。抜粋したスライドに示す通りですが、

・60ポイント以上のフォント
・表の項目（見出しは除く）は6つまで、かつ1スライドにつき1点まで
・グラフはシンプルに、かつ1スライドにつき1点まで
・イメージを活用し、1枚20秒で伝える

このような「要件」を「シンプルプレゼン」の一つの考え方として、私は推奨しています。通常の作成方法（箇条書き等）と比較すると、制約が非常に厳しく感じられるかもしれませんが、実は「制約」こそが創造性を生み出す源泉となります。厳しい制約があるからこそ、「伝えたいこと」の要点を極限まで絞り込み、本当に必要な情報だけをスライドにまとめることが可能となります。シンプルに考えるためには「制約」が大切であること。これも是非意識していただけたらと思います。

次のサンプルは「文字のみ」を活用したものです。先程の「イメージと文字」を活用したものよりも、さらにシンプルなバージョンです。伝えたい内容を1スライドにつき最大でも10文字程度までに圧縮し、話者が伝える内容の要点をすぐに思い浮かべることが出来るように、順序を含めた構成を構築しています。参考までに、この際のフォントの大きさは「166ポイント」あるいは「199ポイント」が標準となります。理解のしやすさやインパクトの大きさはもちろん、準備時間を大幅に短縮できることも、この形式でプレゼン資料を作成する際のメリットです。私自身は最近ではこのスタイルを採ることが多いです。

いかがでしょうか。もしかすると2番目のサンプルについては「規格外」のイメージを受けるかもしれません。しかし、プレゼンの目的はあくまでも「相手の同意を得ること」です。そのための手段に「正解」はありません。効果的と思えるのであれば、既成概念に囚われない方法も活用すべきと私は考えます。興味をお持ちの方は、まずは社内等の「実験がある程度許される」プレゼンにおいて、トライしてみることをおすすめします。「シンプル・イズ・ベスト」の概念が自らの物となったとき、プレゼンのステージがまた一歩、先に進むと思います。

（担当：佐藤　啓）

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第十一回

前回のプレゼン編コラムでは、印象に残るプレゼンを実現するには「視覚情報を活用する」ことが重要であるというお話をしました。今回のコラムでは印象に残るプレゼンにおいてのもう一つの大切なポイントである「言葉」についてのお話をしたいと思います。

「言葉」。日本語であれば、皆さんも普段から「特に深く意識せず」使っていると思いますが、私自身は「言葉」ほど難しく、奥深く、それでいて「適切な活用」が出来た時のインパクトが大きなものはなかなか存在しないと思っています。英語も勉強した立場からすると、英語よりもむしろ日本語の方が難しいとさえ思ってしまいます。事実、日本語の持つ「微妙なニュアンス」や「言い回しの多さ」は、外国の方が日本語を習得するときの一番のハードルになると言われています。

「印象に残るプレゼン」において「言葉」が大切であると私が考える理由は、

・理解のしやすさ
・インパクトの大きさ
・プレゼン自体やプレゼンターの「品格」や「知性」の印象づけ

これらのポイントに「言葉」が重要な役割を果たすと考えているからです。

「言葉」がプレゼン内容の理解度に対して与える影響については、イメージが沸きやすいと思います。簡潔な言い回しや適切な言葉遣いは、より短時間での内容の理解を可能とします。また、難しい内容であればあるほど、平易な言葉に置き換えて説明することも重要です。難しいことを難しく、理解しにくい形で説明してしまうことが一般的には多いと思いますが、難しいことを簡単な言葉に置き換えて理解しやすいように説明出来るようになるためには、相応の訓練と習熟が必要です。この点について私が常々心がけていることは「同じ内容を説明するのであれば、一字一句でも少なく」ということです。実際、私の場合はプレゼンにおける「簡潔で平易な言い回し」や「適切な言葉遣い」を考えている時間が、資料作成の中では最も高い割合を占めています。簡潔・的確・平易な「言葉」をどの程度心がけられるかで、プレゼンの理解度が大きく変わってきますので、この点は是非意識されることをおすすめします。

「言葉」の持つインパクトの大きさも、プレゼンの印象を高めるためには考慮すべきポイントであると考えます。この点に関しても先程述べた「簡潔な言い回し」を心がけることが基本的な対応方法となりますが、インパクトを高める上では「体言止め（表現を名詞で終わらせる）」や「漢語」を活用することも効果的です。特に漢語については後述する「品格」「知性」にも関連するポイントですので、こちらも意識して活用されることをおすすめします。なお、漢語に関しての詳細は「和語を漢字熟語で表現する」（三省堂 Web Dictionary）も参照いただければ幸いです。

「言葉」と「品格」や「知性」との繋がりについては、私が「言葉」の難しさを感じるポイントでもあり、同時にその大切さを改めて考えるポイントでもあります。通常の会話の中でも「丁寧な言葉遣い」と「粗雑な言葉遣い」では、相手に与える印象が完全に異なることはイメージが沸きやすいと思います。さらに、「敬語を的確に使用できるか」「漢語での表現に違和感がないか」「ら抜き言葉等の『口語的表現』を使っていないか」等のポイントについては、プレゼン自体だけでなく、話者の品格や知性、さらにはそれらから類推される「信用度」さえも印象づけてしまう、極めて重要なポイントであると私は考えています。

私自身も「適切な言葉遣い」については今でも日々、頭を悩ませています。現にこのコラムの文章を書く際も、構成の検討時間よりも内容の推敲と言葉遣いの見直しに掛ける時間の方が大幅に長くなりました。しかし、「適切な言葉遣い」を行うことで得られる上記のメリット、そして逆にそれを「行わないこと」によるデメリットを考えると、言葉遣いについては「気を遣いすぎる」くらいの方がちょうど良いのではないかと思います。

言葉遣いの上達方法についての近道はなく、「日頃からの訓練」言い換えれば「上質な文章を数多く読み」「自ら考えて書き出す機会を設定する」＝インプット・アウトプットを増やす以外に方法はないと私は考えます。例としては「新聞の社説を読み、それを自分の言葉で簡潔にまとめて書き出す」ことはおすすめの訓練方法です。適切な言葉遣いは一朝一夕に習得出来る技術ではありませんが、習得出来ればプレゼンだけでなく、様々なビジネスの場面で役立つ強力なツールとなります。興味を持たれた方は是非、インプット・アウトプットの機会を「意識的に」増やすことから始められたら良いのではないかと思います。

（担当：佐藤　啓）

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第十回

前回のプレゼン編コラムでは、テーマの「本質」を考えることが、理解しやすく記憶に残りやすいプレゼンに繋がるというお話をしました。今回のコラムでは「理解」や「記憶」という点に関連し、「印象に残るプレゼン」のポイントについてのお話をしたいと思います。

2012年のビッグニュースの一つに、京都大学の山中教授がiPS細胞の研究に関してノーベル生理学・医学賞を受賞されたことが挙げられると私は思っていますが、山中教授の研究が進展するきっかけの一つとなったのは、国からの研究費獲得に関するプレゼンだったそうです。5年間で3億円の基礎研究費を獲得するためのプレゼンにおいて、山中教授は先行研究の問題点を「イラスト」にまとめ、iPS細胞研究の必要性を訴えました。このイラストのインパクトが審査員に伝わり、結果として現在の成果に至ったとのことです。

以下、2012年10月9日の読売新聞の記事からの抜粋です。

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　山中教授は２００３年８月、ｉＰＳ細胞の基礎研究に手応えを感じ、国の大型研究費を申請した。しかし、当時は本人の強い自負とは裏腹に、ｉＰＳ細胞研究はまだ模索の段階だった。そこで、研究費配分の審査では、世界的に研究が先行していたＥＳ細胞（胚性幹細胞）の問題点をイラストにまとめ、「ＥＳ細胞に代わる新たな細胞を作る必要がある」と訴えた。

　イラストの図柄は、人の胚（受精卵が成長したもの）や腫瘍のできたマウスが涙を流す様子を描いていた。ＥＳ細胞の研究では、人間への応用を考えた場合、母胎で赤ちゃんに育つ胚を壊し、作らなければならないという倫理的な難問が立ちはだかっていた。移植した時に腫瘍ができやすい弱点もあり、それらが分かりやすく伝わった。

　山中教授は「今考えたら、よくこんな下手なイラストをお見せしたものだと冷や汗が出ます」と苦笑するが、審査担当だった岸本忠三・元大阪大学長は「イラストを使った説明には（説得する）迫力があった。（ｉＰＳ細胞は）できるわけがないとは思ったが、『百に一つも当たればいい。こういう人から何か出てくるかもしれん。よし、応援したれ』という気になった」と高く評価した。
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肝心のイラストについては現在はニュース記事が削除されておりますので、ご興味をお持ちの方はgoogleの画像検索で「山中教授 イラスト」と調べていただければと思いますが、確かに「研究の大切さ」が一目で伝わるインパクトを持っていると私も思います。私自身は絵心が全くないのでこれまではイラストを使わずにプレゼンを行ってきましたが、イラストの重要性について改めて考えさせられる記事でした。

イラスト等、プレゼンにおける「視覚情報」の重要性を考える上では、人間が情報処理をする上での「知覚器官」の活用度が一つの参考になると思います。人間の五感による知覚の割合をパーセントで表すと、

視覚：83%
聴覚：11%
嗅覚：3.5%
触覚：1.5%
味覚：1.0%

との研究結果があります（「産業教育機器システム便覧」日科技連出版社 1972年）。言い換えれば、目で見る情報は耳から入る情報よりも8倍近いインパクトがある、ということになります。

スティーブ・ジョブズは「プレゼンの名手」として誰もが名前を思い浮かべる一人ではないかと思いますが、考えてみれば彼のプレゼンも「イメージ」中心で、文字の量が少ないことが特徴でした。ジョブズのプレゼンの場合はイラストではなく「写真」が中心でしたが、いずれにしても「文字」よりも「イメージ」を重視している点は、山中教授のプレゼンと共通する部分かと思います。

プレゼン資料の作成においてはパワーポイントを使用することが多いと思いますが、パワーポイントの標準的な画面構成が「箇条書き」であることと、イメージやイラストを活用するよりも「文字のみ」で表現する方が作成側としては容易ですので、どうしても「文字中心」の「読ませる」プレゼン資料を作成することがパワーポイント使用時には多くなってしまうのではないかと私は思っています。

一方で、山中教授やジョブズの例に示した通り、「印象に残るプレゼン」では、イラストやイメージといった「視覚情報」を活用していることが多いのですね。私自身もここ数年のプレゼンでは「文字」を極力減らし、イメージを活用することが多くなりました。文字を利用する場合も、フォントサイズは「80ポイント」以上を原則とし、文字数を削減して「必要最低限」の文字情報のみを掲載するようにしています。

このように、印象に残るプレゼンを考える際のポイントの一つは、「視覚情報」を活用し、文字による説明はできる限り避けることになります。文字の多い「読ませる」プレゼンから、視覚情報を活用した「見てパッと分かるプレゼン」に移行することで、プレゼンの成功確率を高めることが可能となります。是非参考としていただければ幸いです。

（担当：佐藤　啓）

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第九回

前回のプレゼン編コラムでは、プレゼン内容に対する「納得感」を得るには、論理面の正しさだけでなく、心理面も合わせて考える必要があるというお話をしました。今回のコラムでは論理の展開を考える上で重要なポイントである「本質」の考え方について、お話をしたいと思います。

さて、今回は一つ質問をしてみましょう。皆さんがプレゼンやセミナー等に参加した場合、終了後、3日、1週間と時間が過ぎて、記憶に残っているポイントはいくつくらいありますでしょうか？　3つ？　5つ？　それくらい残っていれば、きっと素晴らしいプレゼンやセミナーだったのだろうと思います。私自身の経験でいえば、1週間経っても記憶に残っていることは、せいぜい1つないし2つかな、と思います。場合によっては全部忘れてしまっていることも残念ながら、多いかもしれません。

1週間経って「一つ」でも情報が記憶に残っていれば、残りの情報については「記憶をたどる」ことで思い出すことが可能です。あるいは、資料やメモを見返すことで必要な情報に再度触れることも可能です。ですが、残念ながらこの「一つ」の情報を相手の記憶に残すということすら、実は非常に難しいのではないかと私は思っています。多くの情報が入り乱れている現在では、日頃から意識しなければならない情報も多いため、その情報自体の重要度がよほど高いか、あるいは情報のカテゴリ自体に元々関心が高い等の状態でなければ、新しい情報を記憶に留めることは難しいのではないかと思います。

ということは、非常に酷な話ですが「プレゼン終了後、相手の記憶には何も残らないかもしれない」という前提を、シナリオ構築時には念頭に置いた方が良いということになります。もし記憶に何も残らない可能性があるのであれば、「これだけは」覚えておいて欲しいというポイントを一つに絞り、そのポイントについて集中的に触れるようにした方がプレゼンの成功確率は上がるということですね。

「本質」とはすなわち「これだけは絶対に記憶して欲しいポイント」と言い換えることが可能です。

プレゼンの機会があると、ついつい「あれも言いたい」「これも伝えたい」「こんなこともあった」と「ネタ」をいくつも考え、それらを全部均等に盛り込んだ「幕の内弁当」的なシナリオを考えてしまうことが多いのではないかと思います。ですが、お弁当であれば記憶に残るのは、幕の内弁当よりもずっとシンプルな「鮭おにぎり」だったりすることもあるわけです。色々なおかずの総合力で勝負するよりも、鮭自体のおいしさ「一本勝負」に賭けた方が、大きなインパクトを得られる可能性が高くなるということですね。

プレゼンについても全く同じことが言えます。「相手の記憶にたった一つだけ残せる話題があるならば、自分はどの情報を伝えたいか」。このように考えると、自ずとプレゼンのテーマにおける「本質」が見えてきます。それと同時に「プレゼンシナリオを作ろう」（第六回コラム）でお話した「相手の疑問」が何かを考え、自分が最も伝えたいと思っていることが相手の疑問に対する答えになっているかどうかも確認するようにします。プレゼンテーマの本質がきちんと相手の疑問に対する答えになっていれば、プレゼンに対する相手の理解度も上がりますし、結果として「同意を得られる」可能性が高くなります。

例えば「コスト」「性能」「実績」の話をしたいと思った場合、全部の情報を相手に記憶させるのは難しいと、まずは考えます。その上で、相手の究極の疑問が「コスト」であることが想定されるならば、「性能」や「実績」の話も全て「コスト」に繋がるように組み立て直すことで、コスト面を中心としたシナリオを構築するようにします。なぜならば、今回のテーマの本質は「コスト」だからです。このように「本質」を考えることで、単に「コスト」「性能」「実績」等の情報を列挙するよりも、相手の記憶に「コストメリット」に関する情報を残しやすくなります。そして「コストメリット」の記憶を残すことが出来れば、そこから「性能」「実績」の話も思い出してもらえる可能性が出てくる、ということになります。

もし、シナリオの作成で迷ったら、まずは「相手の記憶に、自分は何を一番残したいか」と考えてみて下さい。伝えたい情報が多い場合も同じですね。「相手の記憶にたった一つだけ残せるものがあるならば、それは何か」このように「本質」を考える癖を付けると、より理解しやすいシナリオの構築が可能となります。参考としていただければ幸いです。

（担当：佐藤　啓）

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第八回

前回のプレゼン編コラムでは「Q&A」を活用することで、伝えたい話の内容が伝わりやすくするだけでなく、相手に対する自分の「好意」も同時に伝えられるという話をしました。今回のコラムではこの点に関連し、人間が「物事を納得する」仕組みについて、お話したいと思います。

プレゼンの最終目的は「自分が伝えたいテーマに対して相手の同意を得ること」ですが、一般的に言えば、同意を得るためにはまず、相手が自分の話に納得出来なければなりません。もちろん、納得できないポイントがいくつかあったとしても同意可能なケースはあるでしょうし、逆に話自体に納得は出来ても同意できないケースもあるでしょう。ですが、このようなケースは、選択肢や予算が限られている等「話の内容」以外のポイントが意思決定に影響を及ぼしている場合が殆どです。一般的には納得できないポイントができる限り少ない方が同意を得られやすいことは事実ですので、相手が納得できるように話をすることはいずれにしても大切な点となります。

では、どのようにすれば自分の話に相手が納得するのでしょうか。私は一般的に「納得」というのは大きく「論理」と「心理」の2つの軸に分解して考えることが出来、それぞれの納得感の得られ方で、全体としての納得感も変わってくると考えています。簡単に言えば「正しいか、正しくないか」という論理面と、「好きか、嫌いか」という心理面の組み合わせで、納得感の得られ方が変わるということですね。

プレゼンについての学習では「論理面」言い換えれば「論理思考」との組み合わせで話の進め方を学ぶ機会も多いと思います。実際に私が担当するプレゼンシナリオに関するセミナーにおいても、論理思考についての話をしています。「論理面」言い換えれば「正しいか、正しくないか」ということは話をする上では大切なポイントであり、もちろんですが正しいと自分自身が自信を持って話せる内容をできる限り伝えていかなければいけません。

ですが、少しイメージしてみましょう。どれだけ正しい話をしたとしても、相手側の担当者が自分自身のことを「嫌っている」としたら。論理的には非常に素晴らしく、また分かりやすい話だったとしても、もし相手自身に全ての決定権がある状態でしたら、おそらく相手は同意をしないのではないでしょうか。

これは、論理的には納得できても、心理的には納得できず、しかも優先順位としては「論理＜心理」であるから、なのですね。

人間とは難しいもので、「理」ではなく「情」の生き物です。全てが論理的に正しいという話だけで回るなら、ビジネスのハードルもずっと下がるはずですし、世界はもっと平和になると思います。ですが、そのような世界は人間の世界ではなく、ロボット＝プログラミングされた世界でしかあり得ないと私は思っています。人間の判断には多かれ少なかれ「情」が絡んできてしまうので、いくら「正しい」話をしたところで、そもそも自分自身のことが嫌われている状況なら、心理的な面での納得感を得られず、結果として同意も得られにくい、という話が一般的だと私は思っています。

すなわち、相手が納得できる話をするためには、論理面での正しさはもちろんですが、それ以上に「心理面」が重要であるということを認識する必要がある、ということです。ビジネスの場合であれば、上司や部下、あるいは取引先等でも全て同じですが、「自分自身が相手にとって何らかの役に立っていること」が相手の心理面に大きく影響を及ぼします。相手に対して時間的・金銭的等の直接的なメリットがある場合はもちろんですが、「ムードメーカー」として「一緒にいると楽しくなる」「元気が出る」等の間接的なメリットも効果的な場合が多いと思います。

このように、相手に何らかのメリットが生じている状況ですと、心理的な納得感が得られやすくなります。要は「この人が言っているのだから」というように、「話の中身」ではなく「人」で判断されやすくなるということですね。この状態に持って行くことが出来れば、論理面で多少正しくないところがあったとしても、逆に相手から「助け船」を出されたり等、最終的に話をまとめることは格段に行いやすくなります。

心理的な納得感は一朝一夕で得られるものでは決してありません。まずは相手にとって役立つことを行うことで「信用」を得て、さらにその信用を積み重ねて「信頼」される関係を構築することが必要です。社外でのコンペ等「一発勝負」の場では難しいかもしれませんが、逆に社内でのプレゼン等であれば、心理的な納得感を得られるような「下準備」を行うことは非常に効果的であると私は思っています。

大切なポイントは、物事の納得には「論理面」と「心理面」という2つの軸があり、たいていの場合は「論理＜心理」という優先順位で相手は考えているという点に気づくことです。プレゼンの機会がある方は、是非この「心理面」の納得感の得られ方についても考えてみることをお薦めします。
（担当：佐藤　啓）