直近開催のお薦め講座のご紹介

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Access 2003 初級 一日速習研修

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アクセスの基礎はこれでバッチリ！簡単なデータベース作成を通じて、アクセスの基本操作からリレーションシップの基礎までを学ぶ講座です。
アクセス初心者の方にオススメです！
本コースではAccess2003を利用した講習を行います。

Access 2007 初級 一日速習研修

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アクセスの基礎はこれでバッチリ！簡単なデータベース作成を通じて、アクセスの基本操作からリレーションシップの基礎までを学ぶ講座です。
本コースではAccess2007を利用した講習を行います。

クエリ/データ操作・分析実践 一日速習

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Access上でのデータ操作・分析の基本ツールであるクエリの実践的な活用方法を学ぶ研修です。クエリを用いた演算・集計や、よく使用する関数、さらにはSQLを用いた直接的なデータ操作の方法までを学習しますので、Accessを利用して大量のデータに関する様々な加工操作や集計・分析等の業務を効率的に行いたい方にオススメです！

PowerPoint 2010 応用 一日速習研修

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独自のデザインテンプレートの作成や、ワード・エクセルのデータの取り込み、アニメーションの効果的な使用方法等を学び、パワーポイントをより使いこなすことを目指す講座です！
本コースではPowerPoint2010を利用した講習を行います。

Office2007/2010 乗り換え速習研修

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Office 2003以前のバージョンをお使いの方向けに、Office 2007/2010の新しいインターフェイスや機能をご紹介し、短期間でスムーズな移行が可能となるようにサポートをする講座です。
同時に、Office系アプリケーション全般を通じ、バージョンを問わず覚えておきたい「業務効率を上げる便利テクニック」も数多くご紹介します。

VBAの基本文法

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カテゴリ：VBA・Javascript・PHP・その他プログラミング全般

「マクロ」とは「アプリケーションの作業の自動化」を指す用語。
例えば、ファイルにプログラムを組み込むことで、そのファイルを操作する事ができます。

MS OfficeではExcelやAccess等のOfficeファイルに「Visual Basic（VB）」のプログラムを組み込むことで、ファイルを操作する事ができ、作業の自動化を行う事ができる。これをMS Officeでは「Visual Basic for Application（VBA）」と称している。

VBAはMS Office上で稼動するVBの事。
となると、VBAを学習するという事はVBを学習する事になります。

そもそも「Excel VBA」はVBでExcelを操る技術、「Access VBA」はVBでAccessを操る技術のことであり、その基礎は変わりません。
だから当校ではExcel、Access関係無く、VBA講座の入門編として「VBA文法 初級・応用」とVBの基本文法に特化した講座を行っているわけです。

VBAの学習は、まずはVBの基本文法を学習する事。
その後にVBでExcelやAccessを操作する技術を学んでいきます。

よく「できない」と誤解されがちなのですが、Accessに組み込んだVBAでExcelを操作する事もできます。
Excelに組み込んだVBAでOutlookを操作してメールを送信する事もできます。
Wordに組み込んだVBAでデータベースから取得したデータを出力する事だってできます！！（需要があればですが）

VBにExcelAccessも関係ありません。
VBを学び、VBで何をしたいのかが重要になります。

だから、まずVBの基本文法を学習しましょう。
その旨ご理解した上で、皆様方のご受講をお待ちしております。

（担当：奥田　英太郎）

等幅フォントとプロポーショナルフォント

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カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

文字の書式設定の際に「フォント」「ポイント」という言葉が出てきます。「フォント」は文字の書体の種類のことを指し、また「ポイント」は文字の大きさを意味します。
新規作成の際、ワードでは「MS 明朝、10.5ポイント」、エクセルでは「MS P ゴシック、11ポイント」で設定されます。このフォントの種類とポイント数は、編集時に文字ごとに変更可能です。必要に応じてフォントを変更すると、文書の印象を変えることができます。

日本語フォントの種類ですが、大きく分けると主に「ゴシック体」と「明朝体」になります。ゴシック体は角ばった書体、明朝体は止めはねのある書体です。

また、「MS P ゴシック」のようにPの付くフォントは「プロポーショナルフォント」といって、文字ごとに幅が調整されています。そのため文字間隔が詰まり、バランスの取れた体裁の文章を作成することができます。「A」や「B」と「i」や「l」など幅の異なる文字が混在しても、間を詰めて空白ができないよう調整してくれます。
逆に文字の幅が全て同じ「MS ゴシック」のようなフォントを「等幅フォント」といいます。 縦書きの文字を作成する場合は、この等幅フォントを使用すると文字の幅が揃ってきれいに見えます。

ところで、プロポーショナルフォントを適用した文章で、二行目以降の頭落しや文字数の違う項目を同じ幅に揃える際にスペースで揃えようとするとうまくいきません。それはスペースと他の文字の幅が異なるからです。
ワードやパワーポイントでは、頭揃えは「インデント」や「タブ」、異なる文字数を同じ幅に揃えるには「均等割付」という機能を利用して文章の体裁を整えます。

（担当：瀧川　仁子）

資料のボリュームについて

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カテゴリ：プレゼンテーション・ロジカルシンキング
プレゼン資料を作成することになったのですが、一般的にはどの程度の分量を用意すればよいのでしょうか？　全く見当がつかないので、困っています。
プレゼン資料のボリュームですが、基本的には

  • プレゼンの持ち時間
  • 一枚当たりの情報量

この2点で決まります。殆どのプレゼンには持ち時間がありますから、持ち時間を超えるようなボリュームの資料を用意するのは準備の効率や説明の妥当性から考えて避けるべきですし、話す速度や理解のしやすさを考えた場合には一枚当たりの情報量にも気を配った方が良いです。

私はこれらの点について、2つの数字を覚えておくことをおすすめします。

  1. スライドは「1枚1分」を目安とする
  2. 1分間に話す分量は「最大でも300文字、標準では250～260文字」を目安とする

スライド1枚の説明に要する時間については様々な意見がありますが、私はまず基本として「1枚1分」という感覚を身に付けることをおすすめします。1枚1分という数字は自分自身でも覚えやすいですし、話を聞いている側にも適度なテンポとなりますので、話に集中することが出来ます。

全体の枚数で考えた場合には多少間引いておいた方が調整をしやすくなりますから、例えば10分の持ち時間であれば8-9枚くらい、15分であれば12-13枚くらいと考えておくと、分かりやすいと思います。このようにまずは「枚数の枠」を決めてしまうことで、大まかなボリュームが把握しやすくなります。

次に、スライド1枚にどの程度の説明を盛り込むかですが、私は「口頭での説明（＝原稿）」レベルで「最大でも300文字、標準では250～260文字」程度とすることをおすすめします。

この「1分間で300文字」というのは、NHKのアナウンサーの方が1分間のニュース原稿を読む際の標準的な速さです。ただし、実際にNHKニュースを観てみると、思ったよりも「早口」であることに気づくと思います。プレゼンの際は多少ゆっくり目に話をした方が理解がしやすいですから、2割程度遅くするイメージで、250～260文字程度を標準として考えると良いと思います。

実は、この「250～最大300文字」という分量は、原稿を書いてみると「非常に少ない分量」であることが分かります。実際にプレゼンは「時間が短ければ短いほど難しい」というのが私の実感です。時間が長ければ冗長な説明もある程度は許されますが、時間が短ければ自分が伝えたいことを極限まで圧縮しなければなりません。

従って、1枚当たりのスライドに盛り込める情報量自体も、実はさほど多くはありません。口頭レベルで250～300文字ということですから、箇条書きでは3行程度、表やグラフであれば1枚が限度でしょう。これに口頭での説明を追加して、それぞれのスライドが完成することになります。

物事には「枠を取り払って」考えるべきことと、逆に「枠を決めて」考えるべきことがあります。プレゼンの場合は「時間」という枠が決まっていることが殆どですから、まずは「全体の枚数」という枠を決め、さらに「1分間で話す内容の枠」も決めることで、ボリュームは自ずと決まると思います。是非参考にしていただければ幸いです。

（担当：佐藤　啓）

プレゼンで覚えておくべき「数字」

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カテゴリ：プレゼンテーション・ロジカルシンキング

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第三回

前回のプレゼン編コラムでは「1枚1分」の原則に従うことでプレゼン資料の作成時間短縮を図ることが可能であることを書きましたが、今回はこの「1枚1分」と同様に、プレゼン作成時に覚えておきたい「数字キーワード」をいくつかご紹介したいと思います。これらの数字に気を配ることで、よりよいプレゼン資料を効率的に作成することが可能になります。

◆ 箇条書きは「最大13文字以内に収める」

皆さんはヤフーのサイトを見たことはありますでしょうか？　おそらく多くの方が目にしているサイトだと思いますが、ヤフーのトップページには最新のニュース8本を掲載する「トピックス」という欄があります。実はこのトピックスの各記事タイトルの文字の長さは、ヤフーさんの内規で「最大13文字まで」と決められているそうです。

この13文字というのは「人間がパッと見た瞬間に内容を判断できる最大の文字の長さ」がどの程度かということを、様々な実験等の結果から導き出した結果得られた、ある種の経験則的なものという話なのですが、この「パッと見て内容を判断できる」という部分は、プレゼンにもそのまま応用することが出来ると思います。

ただし、実際に「13文字」にきっちり収めようとすると、文章の圧縮に相当苦労します。実際、ヤフーさんのニュース担当者の方も、この「13文字制限」にニュースタイトルを収めるために、どのように文字を削るか、非常に悩むそうです。ただ、この「悩み」が、良いプレゼン（あるいは良いニュースタイトル）の第一歩となることは間違いないと思います。文章の文字を削る訓練は、そのまま「内容の重要なポイントだけを抜き出す」訓練にもなります。是非、この「1行13文字以内」という決まりについては、覚えておくことをお薦めします。

◆ 箇条書きの本数は「最大3本」

一枚のスライドに使用する箇条書きの本数については、これも色々な考え方があると思います。私はこれについては「最大3本」という数字をお薦めしたいと思います。この理由には、人間の記憶力と密接な関係があります。

人間が同時に物事を記憶できるのは「5±2」と言われています。要は、平均では同時に5つ程度の物事までを覚えることが出来ますが、この数字には個人によるばらつきもありますので、おおよそ「3つから7つ」程度のものを一度に覚えられる、ということになります。

プレゼンでは自分が伝えたいことを、まずは相手に覚えてもらい、その上で相手に「判断」を行ってもらう必要が生じます。その上では、この「同時に記憶できる数」は相手の理解を効果的に進める上で非常に重要な要素となるわけですね。人によって同時に記憶できる数が異なる以上、最も少ない同時記憶数である「3つ」にポイントを絞り、話をすることが大切であると私は考えています。

言い換えれば「要点は3点以内にまとめよう」ということでもあります。これはプレゼンだけでなく、ビジネス全体にも応用することが可能な、重要な数字です。

◆ 1分間で話す文字数は「最大300文字」

前回のコラムでご紹介した「1枚1分」の原則ですが、これは実際に「話す文字数」でいうとどの程度の分量になるのかという疑問をお持ちかもしれませんね。その答えは「文字数にして、最大300文字」です。

この300文字という数字は、NHKのアナウンサーの方がニュース原稿を読む際の標準の速さから来ています。ただし、NHKニュースを実際に聞いてみると、1分間に300文字という速さは「思ったよりも速い」印象を受けると思います（私自身はそうでした）。ですので、この「300文字」という数字はあくまでも「上限」として考えた方が良いと私は考えています。

ちなみに、私自身が実際のプレゼンで1分間に話をする分量は、平均で250～260文字程度です。NHKニュースよりも15%ほどゆっくりしたスピードで話をしているイメージですね。従って、10分のプレゼンであれば、2,500文字程度の原稿を用意することになります。

この2,500文字という数字ですが、実際にこの文字数を書いてみると、「予想外の文字の少なさ」に驚くかもしれません。実際に、今回のこのコラムの「ここまでの」文字数は約1,700文字です（トータルでは約2,100文字です）。これは「一字一句話す内容」ベースでの文字数ですから、これ以上の内容を話すことは「出来ない」ということになります。このことからも、プレゼンで時間内にきちんと自分の伝えたいことを伝えきるためには「事前の入念な準備」が必要なことがよく分かると思います。

実際、私はプレゼンにおいては、スライド資料の作成よりもこの「原稿作成」の時間の方が作業負荷は大きいと考えています。スライドについては話をしたい内容の「大枠」を書くだけで済むので作業はそれほど大変ではないのですが、原稿の善し悪しは「プレゼンの理解度」及び「時間厳守」に直結するので、その分非常に気を遣うのですね。

まずはこの「1分で最大300文字」という長さを基準に、原稿作成を進めてみて下さい。内容をよりよいものにブラッシュアップする上でも、この数字キーワードは非常に役立つと思います。

（担当：佐藤　啓）