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Access/Excel/VBA/Webプログラミングの1日速習講座

「便利な関数（文字列操作）」では関数を活用して文字列を取り出す方法をご紹介しましたが、今回は文字種の変換とふりがなに関連した関数をご紹介します。

同じ形式に揃っていないデータのために、Excelを使ってデータをまとめたり、集計した際に意図した結果が得られずに、データの修正が必要になることがあります。

例えば住所・郵便番号・電話番号欄の数字が半角と全角が混在したデータになってしまっていて、半角または全角に統一しなければならない場合、手作業では間違いの元になりますし、単純で面倒な作業となってしまいます。
そのようなときに役に立つのが、「全角を半角に変換する関数（ASC）」や「半角を全角に変換する関数（JIS）」です。ただしこれらの関数で変換できるのは「英数」と「カタカナ」で、ひらがなや漢字は対象になりません。

漢字を入力すると自動的にふりがなを表示する、または既に入力された文字列のふりがなを表示する関数として「ふりがなを振る関数（PHONETIC）」を利用できます。
PHONETIC関数は[数式]タブの[関数の挿入]にて表示されるダイアログの「関数の分類 >> 情報」の中にあります。

また、PHONETIC関数を使って表示される、ふりがなの文字種を変更できます。
[ホーム]タブの[ふりがなの表示/非表示]右の▼をクリックし、「ふりがなの設定」ダイアログで「ひらがな」「全角カタカナ」「半角カタカナ」から選択します。
（2003では、メニューバーの[書式]→[ふりがな]→[設定]）

Excelは計算や集計だけでなく、データの管理や分析にも使われます。
今回ご紹介した関数が、効率的なデータの整形に役立てば幸いです。

（担当：瀧川　仁子）

Wordには様々な便利機能があります。
「文書作成のための機能はすべて備わっている」と言っても過言ではありません。
今回はその一つ、「アウトライン」機能をご紹介します。

アウトライン機能は、マニュアルや手順書など章単位で構成された文書を作成する際や、アイディアをまとめるなど考えながら文書を作成する際、非常に役に立ちます。

アウトラインでは下記のことができます。
・レベルの設定
・一部を展開したり折り畳んだりして文書の構成を見やすくする
・レベル設定した単位ごとの移動による構成の変更

アウトラインの作成方法は、以下となります。
1)　[表示]タブの[アウトライン]を選択（Word 2007･2010･2013）
2)　レベルの変更は、[アウトライン]タブの「レベル上げ」「レベル下げ」ボタン、または[Tab]キー（レベル下げ）と[Shift]キー+[Tab]キー（レベル下げ）

また、ナビゲーションウィンドウを表示（[表示]タブの[ナビゲーションウィンドウ]にチェックを付ける）させておくと、構成の把握や移動がより簡単になります。

今回はアウトライン機能をご紹介しましたが、Wordの便利な機能を知ることで、より効率的な文書作成のお役に立てば幸いです。

（担当：瀧川　仁子）

Office2013が発売されてから半年以上が過ぎ、実際にお使いの方も増えてきたようです。
新しく追加された機能や変更になった機能はありますが、Office2010とメニュー構成やファイル形式はさほど変わらないため、現在Office2010をお使いの方にとって、移行はスムーズであると思います。

ただし、アプリケーションを立ち上げたときに、最初に表示される画面がこれまでと異なるので、以前と同じようにならないのか思われている方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回はOffice2013へのスムーズな移行のために、Office2013の起動時の画面を変更する方法をご説明いたします。

Office2013を新規で立ち上げると、標準では「スタート画面」が表示されます。以前のバージョンに当てはめると以下の役割になります。

　（2010）[ファイル]タブ→[新規作成]
　（2007）[Officeボタン]→[新規作成]
　（2003）メニューバーの[ファイル]→[新規作成]

そこで、Office2010までと同様に「白紙の画面（Word：白紙の文書、Excel：空白のブック、PowerPoint：新しいプレゼンテーション）」から開くようにするためには、設定変更を行う必要があります。
下記の設定変更を行うと、次回起動時は「白紙の画面」から開きます。

1.　スタート画面から下記を選択して新規作成画面を開く
　　「白紙の文書」（Word）
　　「空白のブック」（Excel）
　　「新しいプレゼンテーション」（PowerPoint）

2.　[ファイル]タブから[オプション]を選択し、[基本設定]→[起動時の設定]

3.　「このアプリケーションの起動時にスタート画面を表示する」のチェックを外し、[OK]ボタンをクリック

今回は起動時の画面についてご説明しましたが、Office2013へのスムーズな移行のためのヒントを、順次ご紹介して参ります。
効率よく業務を進めるためのお役に立てば幸いです。

（担当：瀧川　仁子）

Officeに限らず、様々なソフトで共通の操作は多く見られます。
そのため、何か一つのソフトをしっかり使いこなすことができるようになると、他のソフトも同時にスキルが上がります。
そこで今回は、その中から基本的な操作をご紹介いたします。

【コピー/切り取り/貼り付け】

[Ctrl] + [C]　…コピー
[Ctrl] + [V]　…貼り付け
[Ctrl] + [X]　…切り取り

ダイアログボックスなど、ソフトやバージョンによっては右クリックできない箇所があります。そのような場合にもキー操作は有効な時がありますので、お試しください。
また、上記キー操作を左手で行い右手はマウスという両手での操作により、業務がスピーディになります。

[Ctrl]キーを押しながらドラッグ　…コピー
図形のコピーやExcelのワークシートのコピーを行う際に使います。

【カーソルの移動】

[←][↑][↓][→]　…(一行、一文字)移動

[Home]　…行頭に移動
[End]　…行末に移動

[Ctrl] + [Home]　…先頭に移動
[Ctrl] + [End]　…最後に移動

Wordでは何ページあっても文書の先頭や最後に、ExcelではセルA1と入力された最後のセルに移動します。
また、メモ帳やメールでも文頭・文末に移動します。

【範囲指定】

[Shift]キーを押しながら選択　…連続した範囲指定
[Ctrl]キーを押しながら選択　…離れた範囲を同時選択

Wordの行選択、Excelの行・列・セル・ワークシートの選択、PowerPointのスライド選択など使う場面が多い操作です。
参照：効率的なデータ入力と便利なキー操作
　　　http://www.frontier-link.jp/Blog/business/1257.html

また、カーソル移動でご紹介した[Ctrl] + [End]と同時に[Shift]キーも併用することで、Word・メール・メモ帳での「全文選択」やExcelでの「大きな表の範囲指定」も可能です。

高度な機能を覚えるのもスキルアップですが、普段よく使用する操作を効率化することは、業務全体の効率化につながります。
まずは、今回ご紹介した共通操作を実際の業務の中で活用していただけましたら幸いです。

（担当：瀧川　仁子）

Excelにおける「関数」といえば「計算する」イメージがありますが、実際には計算だけではなく様々な処理に活用できます。
意外ですが、「文字」に関する処理を行う関数があるのはご存知でしょうか。
たとえば、下記のように「文字を取り出す」関数や「文字数を数える」関数もあります。ここでは、仮に「2013BZ001」がセルの [A1] にあると仮定して数式を記載しています。

さて、「文字列連結演算子」では「都道府県名と市区町村以下の住所を一つのセルに結合する」方法をご紹介しました。
今回は、逆に「住所を都道府県名と市区町村以下に分ける」方法を、上記の文字列操作関数を利用してご紹介いたします。
ただ、都道府は3文字ですが県は4文字の場合もあります。そこでIF関数で「県」の文字が4文字目にあるかそうでないかにより処理を分ける必要があります。ここでは、仮に住所列を [A] 列とし、住所のデータが入っている行を [1] 行目と仮定した数式を記載しています。

文字列操作関数には、この他にも「文字列の置換」「同じ文字列を指定した回数繰り返す」「数値を文字列に変換する」「英字を大文字（または小文字）に変換する」「全角の英数カナ文字を半角に変換する、または半角の英数カナ文字を全角に変換する」など、様々な関数があります。

また、機会がありましたらこれらの関数についても、今回の様に実際の利用例を交えてご紹介いたします。

今まで手作業で苦労されていたケースもあると思います。そのような際に活用していただければ幸いです。

（担当：瀧川　仁子）