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Access/Excel/VBA/Webプログラミングの1日速習講座

PowerPointでは、伝えたいことを図解により「視覚化」することがよくあります。
（「図解」でわかりやすく伝える）
http://www.frontier-link.jp/Blog/business/1461.html
図解する際は、下記の点に留意すると良いでしょう。

◆関係性に合った配置や形で構成する
　分類・順番・上下関係・対比関係等、説明したい関係性が一目でわかる配置にします。

◆説明する順番や流れに沿った配置にする

・視線
　横書きの場合、読み手の視線は「上から下」「左から右」に移動します。そのため、紙や画面上では「左上→右下」に読み進める傾向にあります。
　この視線の動きに合わせて説明したい項目を配置すると、自然な流れでプレゼンテーションを見ることができます。

・表示順序をコントロール
　視線が移動する方向とは異なる順番で読ませたい場合は、矢印を付けたりアニメーションの表示順などで視線をコントロールします。

◆適切な色分け（分類や強調）を行い、見やすくする
　同じ意味を持つ図形や事柄が何回も出てくる場合は、色を特定するなどのルール付けを行い、プレゼンテーション全体を通じて統一します。
　また、グラデーションや色分けはデザイン性だけではなく、強調や流れを考えて設定します。

（担当：瀧川　仁子）

PowerPointの特徴の一つとして、「動き」を設定できることが挙げられます。
強調したい文字や図形を大きくしたり色を付けたることもありますが、それよりも目立つのは「動くもの」です。「動き」を効果的に使えば、伝えたい情報をさらに強調しわかりやすく伝えることが可能です。

基本的に「動き」を利用する目的は、「強調」と「目線の動き＝情報のコントロール」のためです。
逆に言えば、それらに関係ない動きは不要です。動きは「必要最小限」に設定します。

PowerPointでの「動き」は、「画面切り替え効果」と「アニメーション」の二つです。
それぞれの効果について、留意すべきポイントをご紹介いたします。

◆画面切り替え効果
スライドを切り替える際の効果で、スライドごとに設定します。

画面切り替え効果は適切に使用しないと、聞き手が内容よりも動きに気をとられてしまいがちになります。効果的なプレゼンのためのお勧めは下記です。
・（地味な）同じ効果を全てのスライドに適用し、全体の統一感を図る
・表紙スライドや話が変わるところ（だけ）に画面切り替え効果を設定し、聞き手の注意を惹く

◆アニメーション
スライド上のオブジェクトの動きで、オブジェクトごとに設定します。

アニメーションは、下記のような場合に使用すると効果的です。
・箇条書きを順番に表示する
・説明または見る順に、図形等のオブジェクトを表示する
　または、オブジェクトを入れ替える
・説明または見る順に、塗りつぶしの色を変更する
・図形等の形に合わせて変形しながら表示する（中央からズーム、形に添って伸びる等）
・説明の流れにあわせてオブジェクトを移動する

（担当：瀧川　仁子）

Excelのセルにデータを入力すると、標準では文字が左寄せ・数字が右寄せになると思っている方もいらっしゃるかもしれません。
ですが、実は郵便番号は数字なのに左、日付は漢字でも右に寄ります。
Excelは、いったいどのような基準で判別しているのでしょうか？

答えは「計算できるかできないか」です。

計算できるものは「数値」です。
郵便番号や電話番号は数字で書いてあっても計算しない「文字列」です。
また、日付や時刻は計算できます。たとえば、「3月5日から10日引く」と2月23日です。
月の日数が考慮されているのは、「シリアル値」で計算しているからです。
（シリアル値＝1900年1月1日を1とする連番）
従って、日付は実際には数値で格納されているので計算可能です。それを表示形式で月日に見せています。

Excelは、数値に変換できるものは入力すると自動的に半角数字に変換してしまいます。
例えば全角で数字を入力しても確定すると半角になります。
また、0で始まる数字（会員番号やハイフンなしの電話番号等）は0が消えます。
こういう場合は、セルの表示形式を文字列に変更したり入力時に「’」を先頭に付けて文字列として保存する必要があります。

なお文字列として保存されたデータは、数値として保存されたセルの値とは異なるものとなります。
VLOOKUP関数で照合できないなど、見た目は同じでもExcel上では同一のデータとして認識されないので注意が必要です。

（担当：瀧川　仁子）

「今までOffice2003を使っていたが、2010に切り替えた」という会社様は、昨年あたりから増えているかと存じます。
下記でお伝えしたように、Office2003は2014年4月にマイクロソフトはサポートを終了する予定です。
http://www.frontier-link.jp/Blog/business/1672.html
今年中に切り替える会社様はますます増えると思われます。

さて実際に切り替えてみると、「画面が全然違う」「今まで使っていたメニューがどこにあるかわからない」という状況ではないでしょうか。
そのため何か作業をするたびにメニュー探しになり、また新機能は全然使いこなせないまま作業効率が落ちていることも多々ございます。
当ブログでは、そのような方向けに簡単な解説を掲載しております。

「Office2007/2010のご紹介」および各ソフト別のご紹介
http://www.frontier-link.jp/Blog/business/494.html
http://www.frontier-link.jp/Blog/business/502.html
http://www.frontier-link.jp/Blog/business/506.html
http://www.frontier-link.jp/Blog/business/510.html
http://www.frontier-link.jp/Blog/business/463.html

新しいソフトは、もちろん以前のソフトよりも改良されて使いやすくなっています。
より便利になった操作や新機能などをぜひ使いこなしていただきたいと存じます。

また、上記では相違点と新機能のみをご紹介しておりますが、今まで2003にもあったけれどご利用になっていない機能やもっと便利な使い方をご存知ないかもしれません。
「この際、きちんと勉強したい」と弊社セミナーにお越しになる方もいらっしゃいます。
せっかく便利になったOffice、この機会にしっかり勉強して機能や使いこなしを習得なさることもお勧めです。

（担当：瀧川　仁子）

売上データなどを品目や人別に集計する際に、手数や時間がかかってお困りのことも多いかと存じます。
Excelには、集計に便利な様々な機能があります。どのように集計したいかの目的により使い分けをお勧めします。

◆フィルタで抽出

項目ごとに条件を付けて抽出し集計値を見るには、オートフィルタを利用します。
（集計値は、条件にあったもののみとなります）

オートフィルタで抽出した場合、最終行にSUM関数等を作成していてもその集計は反映されません。SUBTOTAL関数を使って集計します。
「リスト」機能（2003）または「テーブル」機能（2007以降）を利用すると、[集計行] にチェックを入れるだけで自動的にSUBTOTAL関数の入った集計行が追加されるので便利です。

◆SUMIF（またはCOUNTIF）関数

別の表に集計値のみを項目別に表示するには、SUMIF・COUNTIF・AVEREGEIFなどの関数を利用します。
2007以降ではSUMIFS関数のように複数の条件で集計できる関数が増えました。

◆自動集計

項目別に並べ替えたデータに自動的に集計行を挿入します。

◆ピボットテーブル

別の表で集計値を出すのは上述のSUMIF等の関数でもできますが、大量のデータの場合は範囲指定が面倒になります。
ピボットテーブルは自動で範囲指定を行うため、大量データの集計に便利です。
また、計算式や表を作り直すことなく集計方法を変更したり項目の入れ替えを行えるので、多様な視点からの分析が可能になります。

（担当：瀧川　仁子）