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ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第六回

前回のプレゼン編コラムでは「リハーサルの重要性」について、特にリハーサルによる内容の妥当性確認方法の説明をしました。今回は少し話が前後しますが、「妥当な内容」を創り上げるための重要なポイントである、プレゼンのシナリオ（ストーリー）の作成に関するキーポイントをご紹介したいと思います。

まず、そもそも何を持って「妥当な内容」と考えられるのかという点ですが、初回のコラムでもお伝えした通り、プレゼンにおける最も重要なポイントは「自分が伝えたい、相手の同意を得たいと思うテーマに対し、相手の持つ疑問を予測し、それに対する答えを示していくこと」ということになります。従って、シナリオとは言い換えれば、この「相手の疑問を予測し、それに対して答えを示しながら、自分が伝えたい内容を話していく」というプロセスそのもの、となるわけです。

ここで重要なポイントは、「相手の持つ疑問に対して、自分が示そうとする答えは、本当に『答え』になっているだろうか」という点です。気をつけたいのは、自分がアピールしたいポイントが、必ずしも相手の疑問にヒットするとは限らない、ということです。

例えば、技術的に優れた、画期的な新製品を作ったとしましょう。技術者であれば、誰でもその「技術そのもの」をアピールしたいと思います（私も昔はそうでした）。ですが、お客様は本当にその技術「自体」が欲しいと思っているのでしょうか。おそらくたいていの場合は、お客様は「売上UP」「コスト削減」「満足度UP」等の「メリット」があることを望んでおり、技術はあくまでも「手段」であって、それ自体が「目的」とは思っていないはずです。従って「売上が上がるのですか？」「コストが下がるのですか？」という相手の質問に対し、「この新製品は画期的な新技術を採用しており・・・」という話を延々としたところで「だから？」という話になってしまうと思います。

一方で例えば「コストが下がるのかどうか」という疑問を相手が持っていると予測できたとしましょう。もちろんこの疑問を本当に相手が持っているかどうかが初めから分かっているケースもありますし、初回プレゼン等でまだ情報を把握していないケースも考えられますが、今回はこのような疑問を持っていると仮定します。そうすると、その疑問に対して先程の新製品では、「初期投資がこれまでよりも2割下がります」「ランニングコストも1割下がります」「製品の耐久性も上がり、耐用年数が1.5倍になりました」等、「具体的な」話を示すことが出来るようになります。

ここまで読み進めて、「何を当たり前な」ともし思われた方がいらっしゃいましたら、おそらくその方はプレゼンも得意、商談をまとめるのも上手、という感じかと思います。ですが、往々にして「コストの話を聞きたいのに、技術の話ばかりになっている」ようなプレゼンというのは、よく見かけるものなのです。客観的に言われれば当たり前の話なのに、いざ自分の想いが込められた製品・サービスを前にすると、どうしても「自分の想い」を伝えたくなってしまうのですね。

ですので、シナリオを作成する際のキーポイントは、「まずは客観的に相手の疑問を考える」こと、さらに、その疑問に対しての答えを「1つ」ではなく最低「3つ」は用意していること、答えの説明を通じ、自らが伝えたいことをきちんと伝えられること、になります。

このことが分かれば、後は疑問と答え、次の疑問と答え、のように、「Q&A」の形式を繰り返し、想定される相手の疑問に全て答えるように構成を作成していけば良い、ということになります。換言すれば「シナリオとは、Q&Aである」となります。実はこのことは、コミュニケーションの基礎でもあります。単に状況を説明するだけでも、活発なコミュニケーションの下では相手は何かしらの「疑問」を持ちます。それに対してまた「答え」を示しながら、会話が膨らむわけです。このポイントをうまく活かしているのが、例えば会議の際のファシリテーション（議論の促進）におけるQ&Aの活用だったりするわけですね。

「シナリオとはQ&Aである」この点を是非押さえていただき、よいシナリオ作成にお役立ていただければ幸いです。

（担当：佐藤　啓）

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第五回

前回のプレゼン編コラムでは「プレゼン本番の緊張を和らげるには」というテーマで、時間及び雰囲気に起因する緊張を和らげるためのポイントをご紹介しました。その中でも、「時間に起因する緊張」への一番の対策は「入念な事前準備にある」という話をしました。今回は改めて「リハーサルの重要性」についてのお話をしたいと思います。

通常「リハーサル」と言いますと本番前の練習というイメージを持つと思いますが、私はプレゼンのリハーサルにはこれ以外にも「内容再確認・修正」「原稿作成」という2つの大切な役割があると考えています。

私自身はプレゼン準備の際には通常、当日のストーリーに合わせた「概要」に基づき、スライドだけを始めに用意しています。この時点では詳細な原稿は用意していません。そして、最初のリハーサルの際に、まずは自分がスライドを見て「思いついた」内容で口頭説明を行います。当然この際は時間超過もありますし、説明がスムーズに行かないポイントも多くあります。

この「時間超過」や「説明がスムーズに行かないポイント」の洗い出しが、実はリハーサルにおいては非常に大切な作業であると私は思っています。スライド作成時というのはいわば「ラフデザイン」を作っている状態で、この状態では「時間やタイミングの正確な調整」はもちろん、説明の妥当性までは十分に検討し切れていないことが多いと思います。これに対し、実際に口頭で一度最初から最後まで話を実際にしてみると、スライド作成中には説明が十分だと思っていても、実際には説明に過不足が見られるポイント（不足だけではなく、言葉が多すぎるのもまた問題です）や、説明時間・タイミングが適切かどうかがすぐに分かります。

このように、一度リハーサルをすることによって、所要時間やタイミングのチェックと併せて、内容自体の妥当性を再確認できるわけですね。特に説明内容をブラッシュアップするには「よどみない説明を行うことが難しいポイント」をこの段階できちんと洗い出すことが非常に大切です。

最初のリハーサルでタイミングと内容の確認を行い、その時点で必要な修正作業を加えます。そして、2回目のリハーサルをもう一度「口頭で思いつくまま」行い、時間・タイミング及び話す内容がほぼ固まったら、その内容に基づいて、実際に話す内容をまとめた詳細原稿を「ワード」で作成します。この際、パワーポイントのノートペインではなくワードを使うのは、全体の文字数を把握しやすくするためです。1分につき250～300文字程度が目安ですので、この分量に持ち時間をかけた文字数を上限として、ワードで口頭説明用の詳細原稿を用意します。

原稿を書く際は、口頭説明の際は「言葉数が多くなってしまっているポイント」を、出来る限り平易かつ短い言葉に直していくことが大事です。また、文字に書き出すことで「内容の重複・漏れ」や「順番の妥当性」の確認もしやすくなるので、このような点にも留意します。

そして、詳細原稿の準備が終わったら、それに基づいてさらに2-3回練習をし、時間内にきちんと終わるまで原稿を微調整します。最後に必要な場合は原稿の内容をノートペインに転記し、準備は完了となります。

いかがでしょうか？　リハーサルには単なる「発表練習」というだけでなく、いわば「資料作成の総仕上げ」とも呼ぶべき重要な役割があることをイメージいただけたのではないかと思います。特に「内容の妥当性確認」については、それぞれのスライドを作っていた段階では見えにくいことがリハーサル時に多く分かりますし、練習をすればするほど、本番でも自信を持ってスムーズに話が出来ます。リハーサルの重要性を是非再確認し、プレゼンの成功に繋げていただければ幸いです。

（担当：佐藤　啓）