PowerPoint2007/2010のご紹介

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カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

PowerPoint2007/2010では、よりグラフィカルで訴求力の高いプレゼンテーションを効率的に作成することができます。
概要でご紹介した新機能「SmartArtグラフィック」や強化された「グラフ作成機能」「ワードアート」の他にも、下記のように様々な機能が強化または新規に追加されました。

■ 新機能・強化

◆ テーマ
[デザイン] タブ → [テーマ]
プレゼンテーション全体のスライドの配色・フォント・書式を統一するのが「テーマ」です。ワードやエクセルのテーマと共通の種類になっています。
以前のバージョンでの「デザインテンプレート」に相当します。

◆ スライドマスタ
[表示] タブ → [スライドマスタ]
様々なレイアウトの書式等をスライドマスタで一元管理できます。サムネイル一番上のスライドマスタで設定した書式は他のレイアウトにも適用されるため、全体の統一が図れます。
2003までのバージョンでは「スライドマスタ」と「タイトルマスタ」が分かれていましたが、タイトルマスタはスライドマスタのサブカテゴリの一つに統合されました。

■ SmartArtグラフィック
WordやExcelでも利用できるSmartArtグラフィックですが、特にその利用頻度が高いのはPowerPointでしょう。
[挿入] タブ → [SmartArt]

PowerPointでは、入力済みの箇条書きのテキストをSmartArtグラフィックに変換できます。
[ホーム] タブ → [段落] グループ内 [SmartArtに変換]

■ 画面切り替え効果とアニメーション
2003まではメニューバー [スライドショー] の中に画面切り替え効果とアニメーションがありましたが、メニューが分離されました。2007では [アニメーション] タブと [スライドショー] タブに、2010ではさらに [画面切り替え] タブが独立しました。

また画面切り替え効果やアニメーションは、以前は効果名のみの表示でしたが動作を表した図のギャラリーになり選択しやすくなりました。

■ 廃止された機能
下記機能は、2007より廃止されました。

インスタントウィザード
代わりに、「テンプレート」を利用し豊富なひな形から選ぶことができます。（[新規作成] → テンプレート）

目次スライドの作成
代替機能はありません。
アウトラインペインを折りたたみタイトルのみの表示にし、コピーしてスライドに貼り付けることで代用します。

マクロの記録
マクロの記録ボタンがなくなり操作手順の登録によるマクロの作成はできなくなりましたが、[開発] タブを表示すればVBAでの直接記述は可能です。

（担当：瀧川　仁子）

お客様を「味方」にする

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カテゴリ：プレゼンテーション・ロジカルシンキング

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第七回

前回のプレゼン編コラムでは「プレゼンシナリオ作成のキーポイント」をお話しました。「シナリオとはQ&Aである」すなわち、相手の持つ疑問に対する答えを示しながら、自分が伝えたいことを話す構成を、Q&Aを繰り返すことによって構築すれば良いということが要点でした。

実はこの「Q&A」を行うことには、もう一つ大切なメリットがあります。それは「お客様を味方に引き入れやすくなる」ということです。

誰しもそうですが、自分に対して好意的な印象を持つ人に対しては、自分自身も好意的に接しやすくなります（ただし、このバランスが余りにも狂ってしまうと、ストーカー等の話になってしまいますので、あくまでも「バランスが取れている」上での話と今回はします）。相手が自分に対して好意的かどうかを判断する指標はいくつかあると思いますが、中でも「自分が抱えている問題等、思っていること、考えていることを理解してくれている」と感じられた場合には、相手が自分に好意的であり、自分もそのことを好意的に捉える場合が多いと思います。

そして、好意的な印象を持つ相手の話は、より聞き入れやすくなります。要は「聞く耳を持ちやすい」ということです。相手の話を聞きたいと思って聞く場合と、そうではない場合とでは、話の理解度も印象も全く異なってきますし、自分の話を聞きたいと思って聞いてくれていると感じられれば、話をしている自分自身もよりリラックスして話が出来ます。

話をする相手への好意の示し方は他にもいろいろあると思います。例えば相手の会社の製品・サービスを実際に使っていれば、その感想を話すことや、あるいは相手の会社の経営理念やサービス等に共感が出来るのであれば、その点を伝えることも一つの好意の示し方でしょう。実際に面接等ではそのような話をすることも多いと思います。ところが、これは少し「表層的」な話になってしまうので、好意は好意でも相手側には「表面的な」好意が芽生えるくらいの効果しかないと思います。言い換えれば「建前」と受け取られてしまうかもしれない、ということです。

一方で「Q&A」の「Q」、すなわち「質問＝相手の困っていること、悩んでいること」を自分自身も理解しているつもりです、という話は、もう一段深いレベルでの「好意」を相手側に芽生えさせるきっかけになります。「自分たちのことをこれだけ理解してくれているのなら、この人にだったら話をしてみようか」と思えるということですね。

相手の疑問に対する答えを示すということは、単に自分が伝えたいことを相手に分かりやすく伝えるという意味だけでなく、自分自身の相手への好意も伝えられるという「一石二鳥」の話ということなのです。Q&Aを繰り返すことでお客様が自分の「味方」になれば、人間関係を構築していく大きなきっかけを得られますから、たとえ初回のプレゼンで望ましい結果が得られなかったとしても、チャンスはまた巡ってくると思います。そしてまたQ&Aを繰り返し、最終的な成果に繋げることが出来るわけです。

是非「Q&A」のスキルに磨きをかけ、味方となってくれるお客様を増やしましょう。それには日頃からの「お客様の疑問は何か」「お客様が困っていること、解決したいことは何か」ということを考える訓練が必須です。一日二日で習得出来るものではありませんが、時間がかかるからこそ、早くから始めた方がよいのです。是非「Q&A」でお客様を味方にしましょう。

（担当：佐藤　啓）

色について #1 青色

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カテゴリ：HTML・CSS・Webデザイン

これからシリーズで、「色」についてのお話をしていきたいと思います。
バナーを追加したりやWebページの更新を行うとき、より効果のあるものに変更したいですよね。Webページの一部変更や更新では、色の使い方がとても重要です。
なぜならば、色にはそれぞれ異なるイメージがあり、そのイメージに沿わない色を使うと、効果を損ねてしまうこともあるからです。ですので、この色のシリーズを通して、色が持つ効果を知り、ご自身のWebページ更新や作成にお役立ていただければと思います。
色の持つイメージに関する情報を知ることで、効果を考えて色を使い分けることができるようになると思います。

今回は企業のWebサイトでよく使われている「青」について、見ていきたいと思います。

青は落ち着いたイメージを与えるのによく使われます。青は比較的フォーマルな場所にも使われ、税理士や心理カウンセラー、あるいはシステムインテグレーターなどの信頼感が重要なサイトでも多く使われています。

一方で青は水や空などを連想させる色です。世界中で好まれている色の一つであり、Webサイトでも最もよく使われている色の一つでもあります。

ここで「ハイセンスなWebサイトのご紹介 #1」を参考としながら、青の持つイメージと効果について考えてみましょう。

シャープなビジネスシーンを連想させるような青のイメージ
Brooke Chase
http://www.brookechase.com/

中央部分に使われている青は、やや彩度が低く、濃い青です。中央に濃い色を集めて、周囲は白を基調としたグラデーションを使っています。この明暗の違いによって、中央部分と周囲とのコントラストが生まれ、中央により多くの注目が集まりやすくなる構造になっています。

堅実さを感じさせる青
iceburg
http://www.geticeberg.com/

製品の品質や機能が重視されるソフトウェア会社のWebサイトです。

穏やかな印象の青
Electrolux
http://www.cafescandinavia.jp/

彩度を下げた青色の持つやさしい印象と、日常の一コマを写す写真がよく合っています。

このように、Webサイトに合った青の使い方をすることで、サイトの目的を達成できる可能性が高まります。是非皆さんも「色の使い方に気を配る」ことの重要性を心に留めていただければと思います。

（担当：斉藤　万幾子）

Access2007/2010のご紹介

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カテゴリ：アクセス・SQL Server・データベース全般

Accessは「データベース」ソフトです。データの管理や分析を行うツールとして利用されています。Excelと比べ、複雑なデータや大量のデータを扱ったり、定型的な入力や出力が得意です。
Access 2007/2010ではさらに直感的で操作のわかりやすい画面になり、使いやすさが増しました。

■ 新機能・強化

◆ [作業の開始] ウィンドウ
起動すると最初に表示される画面が [作業の開始] ウィンドウです。
「空のデータベース」を選択して最初から自分で作成する他に「テンプレート」（ひな型）から選択して作成することもできます。

◆ ナビゲーションウィンドウ
2003までの「データベースウィンドウ」に相当します。
オブジェクトのリスト表示機能に特化し、新規作成機能は [作成] タブにまとめられました。
オブジェクトグループ別の表示だけではなく、[テーブルと関連ビュー]（既定）やユーザー設定のグループ別の表示にすることもできます。
開いたオブジェクトのビューの切り替えは、[ホーム] タブの [表示] ボタンで行います。

◆ タブ付きドキュメント
オブジェクトは以前のバージョンでは個別のウィンドウとして開きましたが、「タブ付きドキュメント」として表示されタブの選択で表示切替えをします。

■ テーブル

◆ データシートビュー
2003までは「デザインビュー」でオブジェクト自体の作成や編集を行い「データシートビュー」はデータの表示・入力・編集を行っていました。2007からはデータシートビューでもフィールド名の変更や新規フィールドの追加が可能になりました。
また、各フィールドにフィルタが付きExcelのオートフィルタと同様の操作で条件を設定しての抽出や、やはりExcelのテーブルと同じくデータの集計も可能です。

◆ テーブルテンプレート
[作成] タブ → [テーブルテンプレート]
従来の「テーブルウィザード」に代わるものが「テーブルテンプレート」です。「連絡先」「タスク」「案件」「イベント」「資産」の中から選択するだけで、テーブルが作成されます。

◆ フィールドテンプレート
[データシート] タブ → [新しいフィールド]
テーブルテンプレートと異なり、任意のフィールドを選んで追加できます。プロパティも定義済みです。

◆ 添付ファイル型
データ型に新しく「添付ファイル型」が追加されました。従来の「OLEオブジェクト型」の上位バージョンです。
自動的に圧縮され、複数ファイルも添付できるため格納効率が良くなりました。

■ フォーム・レポート

◆ レイアウトビュー
フォームとレポートの新しい表示形式です。
フォームビューまたは「印刷プレビュー」と「デザインビュー」の中間的な役割で、実際のデータを表示しながらコントロールの編集がある程度可能なビューです。

◆ レポートビュー
レポートのビューは4種類に増えました。従来の「印刷プレビュー」と「デザインビュー」に加えて、「レイアウトビュー」と「レポートビュー」があります。
印刷プレビューではイメージを確認するのみで文字の選択や検索はできませんが、レポートビューでは印刷レイアウト画面表示の中で選択や検索、ハイパーリンク操作が行えます。

◆ コントロールのグループ化
（グループ化）[配置] タブ → [集合形式] または [表形式]
（グループ化の解除）[配置] タブ → [解除]
複数のコントロールをグループ化することで、一括での移動やサイズ変更が可能になります。
新しいコントロールを挿入しても自動的に間隔を調整します。
オートフォームで作成した場合は、自動的にコントロールがグループ化されます。

■ マクロ
2010より、マクロ作成の画面が変更になりました（2007は2003以前と同じ）。
引数は画面下部ではなく、アクションの下にインラインで表示されます。

■ 既存データベース移行の際の注意点

◆ 移行と互換性について
Accessにおいて一番気になるのは、現在使っているデータベースが新しいバージョンで利用できるかどうかでしょう。Access2003以前のバージョンで作成したデータベース（拡張子mdb）は、2007/2010でもそのまま開くことができます。
逆に2007/2010で作成したデータベースはファイル形式が異なる（拡張子accdb）ため、以前のバージョンでは開くことができません。異なるバージョン同士でデータベースを共用する場合は、2007/2010で新規作成時に以前のバージョン形式で保存する必要があります。

◆ 使用できなくなった機能
2003までは「ページ」オブジェクトがありましたが、2007からは廃止されました。以前に作成した「データアクセスページ」は2007/2010では表示することはできますが、新規作成や編集はできません。
「ユーザーレベルセキュリティ」機能も2007からは廃止されました。そのセキュリティが既に設定してある以前のファイル形式のデータベースを2007/2010で開いた際には稼動はしますが、2007/2010で新たに設定することはできません。

（担当：瀧川　仁子）

Excel2007/2010のご紹介

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カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

Excel2007/2010は、様々な点で著しく「強化」されています。従来よりある機能でも設定できる範囲が大幅に拡大したり、便利な機能が追加されました。また新規に追加された機能も多々あり、より簡単に便利にデータの管理や情報の分析が行えるようになりました。

■ 新機能・強化

◆ ワークシート
ワークシートが拡大されました。
Excel2003までは「65,536行×256列(IV)」でしたが、Excel2007および2010では「1,048,576行×16,384列(XFD)」となりました。
また、シート見出し部分に [ワークシートの挿入] タブができ、従来ショートカットメニュー等から行っていたワークシート追加がワンクリックでできるようになりました。

◆ 関数
関数をメニューから選択する方法は、従来より [オートSUM] ボタンと [関数の挿入] がありましたが、2007からはそれに加えて [数式] タブの [関数ライブラリ] で関数の分類をリボンから選択できます。
また、直接入力の際には候補の関数を表示する [関数オートコンプリート] 機能もあり、うろ覚えの関数も入力しやすくなりました。

新しく追加された関数もあります。
たとえば、[SUMIF] [COUNTIF] [AVERAGEIF] では検索条件は一つしか設定できませんでしたが、新しく追加された関数 [SUMIFS] [COUNTIFS] [AVERAGEIFS] では複数の検索条件が設定できます。
従来エラー回避は [IF] 関数で行いましたが、[IFERROR] で「数式がエラーの場合は指定の値を返し、それ以外の場合は数式の結果を返す」という処理もできるようになりました。

◆ 条件付き書式とスパークライン
[ホーム] タブ → [条件付き書式]
従来の「条件付き書式」は「セルの強調表示ルール」となりました。1つのセルに設定できる書式は3つまででしたが、無制限に設定可能となりました。
また、下記の新しい機能も加わりました。

「データバー」：データバーの長さで値の大小を表し、データの大小を把握する
「カラースケール」：色の濃さや配色で値の大小を表し、データの分布を把握する
「アイコンセット」：3～5のランクに分類したアイコンを付け、データの傾向を把握する

これらの新機能により、従来グラフでしか表現できなかった「データの視覚化」がセルごとに手軽にできるようになりました。
さらにExcel2010では「スパークライン」（[挿入] タブ － [スパークライン]）が加わり、セルの中に小さなグラフを埋め込むこともできます。

■ データベース機能

◆ テーブル
[挿入] タブ → [テーブル]
Excel2003の「リスト」がさらに発展し、「テーブル」としてデータベースの管理や表の書式設定が簡単に行えるようになりました。フィールドごとにフィルタが設定され、見出し行や集計行も簡単に追加できます。

◆ 並べ替え
[ホーム] タブ → [並べ替えとフィルタ] → [ユーザー設定の並べ替え]、または [データ] タブ → [並べ替え]
並べ替えで設定できる条件は3つまでだったのが、64個まで設定できるようになりました。
また、セルやフォントの色での並べ替えも可能です。

◆ オートフィルタ
[ホーム] タブ → [並べ替えとフィルタ] → [フィルタ]、または [データ] タブ → [フィルタ]
抽出するレコード条件は、複数の選択が可能になりました。また、セルやフォントの色による抽出も可能です。

■ グラフとピボットテーブル
ウィザードがなくなり、少ない手順で簡単に作成できるようになりました。

◆ グラフ
[挿入] タブ → [グラフ]
デザインの種類が豊富で各要素の編集もリボンから簡単にできます。また、従来の「○○の書式設定」での編集も可能ですが、ダブルクリックではなく右クリックのショートカットメニューのみとなります。

◆ ピボットテーブル
[挿入] タブ → [ピボットテーブル]
従来はフィールドリストからピボットテーブルの各フィールドに直接項目をドラッグし配置しましたが、画面右側の作業ウィンドウ内でフィールドリスト下のレイアウトセクションに項目をドラッグするようになりました。 主な設定が作業ウィンドウにまとまっています。

（担当：瀧川　仁子）