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ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第七回

前回のプレゼン編コラムでは「プレゼンシナリオ作成のキーポイント」をお話しました。「シナリオとはQ&Aである」すなわち、相手の持つ疑問に対する答えを示しながら、自分が伝えたいことを話す構成を、Q&Aを繰り返すことによって構築すれば良いということが要点でした。

実はこの「Q&A」を行うことには、もう一つ大切なメリットがあります。それは「お客様を味方に引き入れやすくなる」ということです。

誰しもそうですが、自分に対して好意的な印象を持つ人に対しては、自分自身も好意的に接しやすくなります（ただし、このバランスが余りにも狂ってしまうと、ストーカー等の話になってしまいますので、あくまでも「バランスが取れている」上での話と今回はします）。相手が自分に対して好意的かどうかを判断する指標はいくつかあると思いますが、中でも「自分が抱えている問題等、思っていること、考えていることを理解してくれている」と感じられた場合には、相手が自分に好意的であり、自分もそのことを好意的に捉える場合が多いと思います。

そして、好意的な印象を持つ相手の話は、より聞き入れやすくなります。要は「聞く耳を持ちやすい」ということです。相手の話を聞きたいと思って聞く場合と、そうではない場合とでは、話の理解度も印象も全く異なってきますし、自分の話を聞きたいと思って聞いてくれていると感じられれば、話をしている自分自身もよりリラックスして話が出来ます。

話をする相手への好意の示し方は他にもいろいろあると思います。例えば相手の会社の製品・サービスを実際に使っていれば、その感想を話すことや、あるいは相手の会社の経営理念やサービス等に共感が出来るのであれば、その点を伝えることも一つの好意の示し方でしょう。実際に面接等ではそのような話をすることも多いと思います。ところが、これは少し「表層的」な話になってしまうので、好意は好意でも相手側には「表面的な」好意が芽生えるくらいの効果しかないと思います。言い換えれば「建前」と受け取られてしまうかもしれない、ということです。

一方で「Q&A」の「Q」、すなわち「質問＝相手の困っていること、悩んでいること」を自分自身も理解しているつもりです、という話は、もう一段深いレベルでの「好意」を相手側に芽生えさせるきっかけになります。「自分たちのことをこれだけ理解してくれているのなら、この人にだったら話をしてみようか」と思えるということですね。

相手の疑問に対する答えを示すということは、単に自分が伝えたいことを相手に分かりやすく伝えるという意味だけでなく、自分自身の相手への好意も伝えられるという「一石二鳥」の話ということなのです。Q&Aを繰り返すことでお客様が自分の「味方」になれば、人間関係を構築していく大きなきっかけを得られますから、たとえ初回のプレゼンで望ましい結果が得られなかったとしても、チャンスはまた巡ってくると思います。そしてまたQ&Aを繰り返し、最終的な成果に繋げることが出来るわけです。

是非「Q&A」のスキルに磨きをかけ、味方となってくれるお客様を増やしましょう。それには日頃からの「お客様の疑問は何か」「お客様が困っていること、解決したいことは何か」ということを考える訓練が必須です。一日二日で習得出来るものではありませんが、時間がかかるからこそ、早くから始めた方がよいのです。是非「Q&A」でお客様を味方にしましょう。

（担当：佐藤　啓）

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第六回

前回のプレゼン編コラムでは「リハーサルの重要性」について、特にリハーサルによる内容の妥当性確認方法の説明をしました。今回は少し話が前後しますが、「妥当な内容」を創り上げるための重要なポイントである、プレゼンのシナリオ（ストーリー）の作成に関するキーポイントをご紹介したいと思います。

まず、そもそも何を持って「妥当な内容」と考えられるのかという点ですが、初回のコラムでもお伝えした通り、プレゼンにおける最も重要なポイントは「自分が伝えたい、相手の同意を得たいと思うテーマに対し、相手の持つ疑問を予測し、それに対する答えを示していくこと」ということになります。従って、シナリオとは言い換えれば、この「相手の疑問を予測し、それに対して答えを示しながら、自分が伝えたい内容を話していく」というプロセスそのもの、となるわけです。

ここで重要なポイントは、「相手の持つ疑問に対して、自分が示そうとする答えは、本当に『答え』になっているだろうか」という点です。気をつけたいのは、自分がアピールしたいポイントが、必ずしも相手の疑問にヒットするとは限らない、ということです。

例えば、技術的に優れた、画期的な新製品を作ったとしましょう。技術者であれば、誰でもその「技術そのもの」をアピールしたいと思います（私も昔はそうでした）。ですが、お客様は本当にその技術「自体」が欲しいと思っているのでしょうか。おそらくたいていの場合は、お客様は「売上UP」「コスト削減」「満足度UP」等の「メリット」があることを望んでおり、技術はあくまでも「手段」であって、それ自体が「目的」とは思っていないはずです。従って「売上が上がるのですか？」「コストが下がるのですか？」という相手の質問に対し、「この新製品は画期的な新技術を採用しており・・・」という話を延々としたところで「だから？」という話になってしまうと思います。

一方で例えば「コストが下がるのかどうか」という疑問を相手が持っていると予測できたとしましょう。もちろんこの疑問を本当に相手が持っているかどうかが初めから分かっているケースもありますし、初回プレゼン等でまだ情報を把握していないケースも考えられますが、今回はこのような疑問を持っていると仮定します。そうすると、その疑問に対して先程の新製品では、「初期投資がこれまでよりも2割下がります」「ランニングコストも1割下がります」「製品の耐久性も上がり、耐用年数が1.5倍になりました」等、「具体的な」話を示すことが出来るようになります。

ここまで読み進めて、「何を当たり前な」ともし思われた方がいらっしゃいましたら、おそらくその方はプレゼンも得意、商談をまとめるのも上手、という感じかと思います。ですが、往々にして「コストの話を聞きたいのに、技術の話ばかりになっている」ようなプレゼンというのは、よく見かけるものなのです。客観的に言われれば当たり前の話なのに、いざ自分の想いが込められた製品・サービスを前にすると、どうしても「自分の想い」を伝えたくなってしまうのですね。

ですので、シナリオを作成する際のキーポイントは、「まずは客観的に相手の疑問を考える」こと、さらに、その疑問に対しての答えを「1つ」ではなく最低「3つ」は用意していること、答えの説明を通じ、自らが伝えたいことをきちんと伝えられること、になります。

このことが分かれば、後は疑問と答え、次の疑問と答え、のように、「Q&A」の形式を繰り返し、想定される相手の疑問に全て答えるように構成を作成していけば良い、ということになります。換言すれば「シナリオとは、Q&Aである」となります。実はこのことは、コミュニケーションの基礎でもあります。単に状況を説明するだけでも、活発なコミュニケーションの下では相手は何かしらの「疑問」を持ちます。それに対してまた「答え」を示しながら、会話が膨らむわけです。このポイントをうまく活かしているのが、例えば会議の際のファシリテーション（議論の促進）におけるQ&Aの活用だったりするわけですね。

「シナリオとはQ&Aである」この点を是非押さえていただき、よいシナリオ作成にお役立ていただければ幸いです。

（担当：佐藤　啓）

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第五回

前回のプレゼン編コラムでは「プレゼン本番の緊張を和らげるには」というテーマで、時間及び雰囲気に起因する緊張を和らげるためのポイントをご紹介しました。その中でも、「時間に起因する緊張」への一番の対策は「入念な事前準備にある」という話をしました。今回は改めて「リハーサルの重要性」についてのお話をしたいと思います。

通常「リハーサル」と言いますと本番前の練習というイメージを持つと思いますが、私はプレゼンのリハーサルにはこれ以外にも「内容再確認・修正」「原稿作成」という2つの大切な役割があると考えています。

私自身はプレゼン準備の際には通常、当日のストーリーに合わせた「概要」に基づき、スライドだけを始めに用意しています。この時点では詳細な原稿は用意していません。そして、最初のリハーサルの際に、まずは自分がスライドを見て「思いついた」内容で口頭説明を行います。当然この際は時間超過もありますし、説明がスムーズに行かないポイントも多くあります。

この「時間超過」や「説明がスムーズに行かないポイント」の洗い出しが、実はリハーサルにおいては非常に大切な作業であると私は思っています。スライド作成時というのはいわば「ラフデザイン」を作っている状態で、この状態では「時間やタイミングの正確な調整」はもちろん、説明の妥当性までは十分に検討し切れていないことが多いと思います。これに対し、実際に口頭で一度最初から最後まで話を実際にしてみると、スライド作成中には説明が十分だと思っていても、実際には説明に過不足が見られるポイント（不足だけではなく、言葉が多すぎるのもまた問題です）や、説明時間・タイミングが適切かどうかがすぐに分かります。

このように、一度リハーサルをすることによって、所要時間やタイミングのチェックと併せて、内容自体の妥当性を再確認できるわけですね。特に説明内容をブラッシュアップするには「よどみない説明を行うことが難しいポイント」をこの段階できちんと洗い出すことが非常に大切です。

最初のリハーサルでタイミングと内容の確認を行い、その時点で必要な修正作業を加えます。そして、2回目のリハーサルをもう一度「口頭で思いつくまま」行い、時間・タイミング及び話す内容がほぼ固まったら、その内容に基づいて、実際に話す内容をまとめた詳細原稿を「ワード」で作成します。この際、パワーポイントのノートペインではなくワードを使うのは、全体の文字数を把握しやすくするためです。1分につき250～300文字程度が目安ですので、この分量に持ち時間をかけた文字数を上限として、ワードで口頭説明用の詳細原稿を用意します。

原稿を書く際は、口頭説明の際は「言葉数が多くなってしまっているポイント」を、出来る限り平易かつ短い言葉に直していくことが大事です。また、文字に書き出すことで「内容の重複・漏れ」や「順番の妥当性」の確認もしやすくなるので、このような点にも留意します。

そして、詳細原稿の準備が終わったら、それに基づいてさらに2-3回練習をし、時間内にきちんと終わるまで原稿を微調整します。最後に必要な場合は原稿の内容をノートペインに転記し、準備は完了となります。

いかがでしょうか？　リハーサルには単なる「発表練習」というだけでなく、いわば「資料作成の総仕上げ」とも呼ぶべき重要な役割があることをイメージいただけたのではないかと思います。特に「内容の妥当性確認」については、それぞれのスライドを作っていた段階では見えにくいことがリハーサル時に多く分かりますし、練習をすればするほど、本番でも自信を持ってスムーズに話が出来ます。リハーサルの重要性を是非再確認し、プレゼンの成功に繋げていただければ幸いです。

（担当：佐藤　啓）

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第四回

前回のプレゼン編コラムでは「プレゼン作成において覚えておくべき数字キーワード」のお話をしましたが、今回は少し視点を変えて、「プレゼン本番を迎えた際のキーポイント」をご紹介したいと思います。

プレゼン本番。どれだけ入念な準備をし、練習を行ったとしても、本番ではどうしても多かれ少なかれ「緊張」をしてしまうと思います。私自身もプレゼン本番、特にプレゼン前の1時間くらいは、何度経験をしてもあまり好きな時間ではありません。この緊張の原因ですが、大きく分けて2つあると私は考えています。一つは「時間に起因する緊張」、もう一つは「雰囲気に起因する緊張」です。

プレゼンにおいて最も悩ましいポイントの一つは「持ち時間」です。自身が伝えたいことを「時間内に」伝え、それに対して同意を得ることが出来るかどうかがプレゼンの最大の目的ですから、時間をオーバーしてしまうことはもちろんのこと、時間内に内容を分かりやすく伝えられなければ、それもプレゼンとしては「失敗」というわけです。

この「時間」の制約については、当たり前の話ではありますが「練習」あるのみと私は考えています。前回の「数字キーワード」でお伝えしたように「1枚1分」「1分で最大300文字」という決まりをしっかり守って作ったつもりでも、最初の通し練習では「時間超過」をすることが殆どです。通し練習を行って時間感覚をつかんだ後、内容の絞り込み・整理を一度行い、その上で「時間内に」話し終える練習を最低2～3回は繰り返すこと。この「リハーサル」をしっかり行うことで「時間感覚」を身に付けられれば、時間を味方にすることが出来ます。こうなると、内容をしっかり固めてあるプレゼンであれば、本番でもほぼ8割方はうまく行くと思います。

そして、もう一つの緊張の要因は「雰囲気」です。プレゼンを経験した方ならイメージが沸くかと思いますが、どのような場所や内容であれ、プレゼン時には「独特の雰囲気」が流れていると私は思っています。「相手の話を真剣に聞こう」という想いや「何か突っ込むポイントはないだろうか」という感覚等が入り交じった、まさに「張り詰めた空気」がプレゼンの場を支配することは多いと思います。

この「独特の雰囲気」にのまれてしまうと、せっかくよい資料を用意しても、言葉がうまく出てこずに失敗をしてしまうかもしれません。特に聴衆の中に「腕を組んで眉間にしわを寄せている」ような、友好的な雰囲気ではあまりない方がいると、余計に緊張してしまったりするかもしれません。

このような場合、私が良く行うのは「プレゼンの味方」を探す作業です。「プレゼンの味方」の探し方は簡単です。話し始めの30秒～1分くらいで、まずは「きちんと目を合わせて話を聞いてくれる人」を探します。さらにその中で、目が合うと少しほほえんでくれたり、雰囲気が柔らかそうなど、「一対一であれば話をしやすそうな人」を2～3人探します。私の経験では、どのようなプレゼンであっても、このような「話しやすそうな人」は、1人はいるものです。

この「プレゼンの味方」が見つかれば、プレゼンはほぼ成功したも同然です。後はこの「味方」の人だけに順番に目を合わせながら、話をすれば良いのですね。相手が10名だろうと100名だろうと、あるいは1,000名だろうと、すべきことは同じです。対象を2～3人に絞って話すイメージをつかんでしまえば、雰囲気による緊張感を和らげることが出来ます。他の大多数は「空気」と思ってしまえばよい、ということですね（もちろんですが、必要なフォローは後からする必要がありますが）。

以上、時間と雰囲気というプレゼンの2大緊張要因に対して、緊張を和らげることが可能なキーポイントのご紹介でした。プレゼンで緊張してしまう方は、是非参考にしていただければ幸いです。

（担当：佐藤　啓）

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第三回

前回のプレゼン編コラムでは「1枚1分」の原則に従うことでプレゼン資料の作成時間短縮を図ることが可能であることを書きましたが、今回はこの「1枚1分」と同様に、プレゼン作成時に覚えておきたい「数字キーワード」をいくつかご紹介したいと思います。これらの数字に気を配ることで、よりよいプレゼン資料を効率的に作成することが可能になります。

◆ 箇条書きは「最大13文字以内に収める」

皆さんはヤフーのサイトを見たことはありますでしょうか？　おそらく多くの方が目にしているサイトだと思いますが、ヤフーのトップページには最新のニュース8本を掲載する「トピックス」という欄があります。実はこのトピックスの各記事タイトルの文字の長さは、ヤフーさんの内規で「最大13文字まで」と決められているそうです。

この13文字というのは「人間がパッと見た瞬間に内容を判断できる最大の文字の長さ」がどの程度かということを、様々な実験等の結果から導き出した結果得られた、ある種の経験則的なものという話なのですが、この「パッと見て内容を判断できる」という部分は、プレゼンにもそのまま応用することが出来ると思います。

ただし、実際に「13文字」にきっちり収めようとすると、文章の圧縮に相当苦労します。実際、ヤフーさんのニュース担当者の方も、この「13文字制限」にニュースタイトルを収めるために、どのように文字を削るか、非常に悩むそうです。ただ、この「悩み」が、良いプレゼン（あるいは良いニュースタイトル）の第一歩となることは間違いないと思います。文章の文字を削る訓練は、そのまま「内容の重要なポイントだけを抜き出す」訓練にもなります。是非、この「1行13文字以内」という決まりについては、覚えておくことをお薦めします。

◆ 箇条書きの本数は「最大3本」

一枚のスライドに使用する箇条書きの本数については、これも色々な考え方があると思います。私はこれについては「最大3本」という数字をお薦めしたいと思います。この理由には、人間の記憶力と密接な関係があります。

人間が同時に物事を記憶できるのは「5±2」と言われています。要は、平均では同時に5つ程度の物事までを覚えることが出来ますが、この数字には個人によるばらつきもありますので、おおよそ「3つから7つ」程度のものを一度に覚えられる、ということになります。

プレゼンでは自分が伝えたいことを、まずは相手に覚えてもらい、その上で相手に「判断」を行ってもらう必要が生じます。その上では、この「同時に記憶できる数」は相手の理解を効果的に進める上で非常に重要な要素となるわけですね。人によって同時に記憶できる数が異なる以上、最も少ない同時記憶数である「3つ」にポイントを絞り、話をすることが大切であると私は考えています。

言い換えれば「要点は3点以内にまとめよう」ということでもあります。これはプレゼンだけでなく、ビジネス全体にも応用することが可能な、重要な数字です。

◆ 1分間で話す文字数は「最大300文字」

前回のコラムでご紹介した「1枚1分」の原則ですが、これは実際に「話す文字数」でいうとどの程度の分量になるのかという疑問をお持ちかもしれませんね。その答えは「文字数にして、最大300文字」です。

この300文字という数字は、NHKのアナウンサーの方がニュース原稿を読む際の標準の速さから来ています。ただし、NHKニュースを実際に聞いてみると、1分間に300文字という速さは「思ったよりも速い」印象を受けると思います（私自身はそうでした）。ですので、この「300文字」という数字はあくまでも「上限」として考えた方が良いと私は考えています。

ちなみに、私自身が実際のプレゼンで1分間に話をする分量は、平均で250～260文字程度です。NHKニュースよりも15%ほどゆっくりしたスピードで話をしているイメージですね。従って、10分のプレゼンであれば、2,500文字程度の原稿を用意することになります。

この2,500文字という数字ですが、実際にこの文字数を書いてみると、「予想外の文字の少なさ」に驚くかもしれません。実際に、今回のこのコラムの「ここまでの」文字数は約1,700文字です（トータルでは約2,100文字です）。これは「一字一句話す内容」ベースでの文字数ですから、これ以上の内容を話すことは「出来ない」ということになります。このことからも、プレゼンで時間内にきちんと自分の伝えたいことを伝えきるためには「事前の入念な準備」が必要なことがよく分かると思います。

実際、私はプレゼンにおいては、スライド資料の作成よりもこの「原稿作成」の時間の方が作業負荷は大きいと考えています。スライドについては話をしたい内容の「大枠」を書くだけで済むので作業はそれほど大変ではないのですが、原稿の善し悪しは「プレゼンの理解度」及び「時間厳守」に直結するので、その分非常に気を遣うのですね。

まずはこの「1分で最大300文字」という長さを基準に、原稿作成を進めてみて下さい。内容をよりよいものにブラッシュアップする上でも、この数字キーワードは非常に役立つと思います。

（担当：佐藤　啓）