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ビジネスパワーアップコラム<アイデア発想法編> 第十四回

前回のアイデア発想法編コラムでは、アイデア発想の際に生じうる「ツールや考え方を駆使しても、どうしてもアイデアが思い浮かばない」=「どうしようもない行き詰まり」の際の解決方法に関し、「口に出してみる」ことの有効性についてのお話をしました。

口に出してみることの効用は、大きく分けて

・情報整理の円滑化
・発想自体の活性化
・周囲へのアピール

以上の3点であり、アイデアに行き詰まった場合には「口に出してみる」ことで、

・脳の働きが活性化され、「出来たこと」「出来ていないこと」の整理がしやすくなる
・状況の整理を行うと同時に、発想自体が効率化され、追加のキーポイントを見いだしやすくなる
・口に出して状況を明確化することが周囲へのアピールにも繋がり、新たな情報の取得だけでなく、情報自体の整理もしやすくなる

これらの効果を期待できることがポイントでした。

今回のコラムでは、アイデアに行き詰まってしまった場合の3番目の対応方法として、「発想の環境を変える」ことの重要性についてお話ししたいと思います。

皆さんは、お風呂やトイレなどにいるときに、ふと「あっ、そうだ!」とアイデアが浮かんだ経験はありませんか? あるいは、眠りについて、少し落ち着いた頃に「あ、なるほど!」「そういうことか!」と思った経験はありませんか? 私自身はどちらも良くあるのですが、面白いもので、アイデアに煮詰まったときほど、検討作業を行っていた場所からいったん離れ、環境を変えることで新たな発想が浮かんで来やすくなります。

環境を変えることが発想に与える影響は大きく2つあります。一つは「刺激」であり、もう一つは「リラックス」です。一見するとこれらは相反する要素に思えるかもしれませんが、実は「刺激」と「リラックス」は、発想の上ではどちらも大切な要素となります。

まず「刺激」についてですが、様々な情報に触れることで「刺激」が発生すると、脳が活性化されることは多くの研究から立証されています。例えば、アメリカの生物学者フレッド・ゲイジ博士がネズミの発育に関して行った研究によると、二つの飼育箱を用意し、一つは何も物が置かれていない環境、もう一つは回転車やハシゴなどの様々な遊び道具を入れた環境として、その中でネズミを育てた場合、遊び道具がある環境で育ったネズミの方が、脳の海馬(記憶を司る領域)のニューロン(神経細胞)の数が平均で15%多く、ニューロン自体の増殖能力も2倍以上になったとのことです。実際に旅行先等で、日頃は目にしないようなものに触れて「へぇ!」と思ったときに、色々とアイデアが浮かんで来やすくなることは、皆さんも想像できるのではないでしょうか。

逆に、様々な検討を行っているときに、ずっと同じ場所で考え続けていると、このような「刺激」がどんどん失われていきます。脳はもともと変化を嫌う性質がありますので、刺激の少ない環境は脳にとっては「心地よい」環境ともいえます。そして、脳が心地よいと感じているときは、脳の活動レベルも低い状態にありますから、発想がどんどん浮かばなくなるというわけですね。この点からも、発想を行う際には、脳には常に「適度な刺激」を与える必要があり、そのためには「散歩をする」「片付けなどの作業を行う」「目や頭を動かして、視点を変える」など、適度な刺激を与える環境や変化する状況を意図的に作り出すことが大切なポイントとなります。

一方で「リラックス」も、発想の上では大切なポイントです。延々とアイデアを考えている状態の脳は「緊張している」とも言えます。刺激はアイデア発想の上では重要ですが、脳が緊張している状態とは言い換えれば「発想がある領域に限定されている状態」であり、それ以外の領域からの自由なアイデアが浮かびにくくなります。宋の欧陽脩の故事に「作文三上(さくぶんさんじょう)」という言葉がありますが、これは「よい文章を作るのに適した3つの場所」を意味し、それは具体的には「馬上」「枕上」「厠上」を指します。言い換えれば「移動中」「寝床」「トイレ」この3つの場所ではリラックス出来ることが多いので、自由な発想が浮かびやすいということなのですね。

これ以外にも、例えば私の場合は「ソファ」「キッチン」あるいは「海辺」などはリラックスできる場所になります。どうにも煮詰まってしまったときには、このような場所に移動することで、新たな発想を期待できます。人によってリラックスできる場所は色々と違いますので、皆さんもぜひこのような視点で「自分がリラックスできる場所」を一度思い浮かべてみると良いと思います。

まとめますと、

・発想の環境を変えることで、「刺激」と「リラックス」双方の効果を期待できる
・環境が変わることで刺激が増えると、脳が活性化し、アイデアが浮かびやすくなる
・環境が変わることでリラックス出来ると、脳が緊張状態から解放され、自由な発想をしやすくなる

環境がアイデア発想に与える影響について、押さえておきたいポイントは以上となります。

発想が出ないからといって、いつも環境を変えてばかりいるのは考え物ですが、現実逃避になりすぎないようにしつつ、「これ以上はダメだ!」と思ったらパッと環境を切り替えることもアイデア発想の上では大切です。その点では、旅行や外食などの非日常から、散歩、あるいは掃除洗濯といった家事まで、仕事「以外」の環境は、全てがアイデア発想に繋げることが可能ともいえます。「煮詰まったら、席を立とう」。まずはこのようなところからスタートすると良いのではないかと思います。参考としていただければ幸いです。

(担当:佐藤 啓

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ビジネスパワーアップコラム<アイデア発想法編> 第十三回

前回のアイデア発想法編コラムでは、アイデア発想の際に生じうる「ツールや考え方を駆使しても、どうしてもアイデアが思い浮かばない」=「どうしようもない行き詰まり」の際の解決方法についてのお話をしました。

アイデア発想の上で、行き詰まりを感じた際には

・誰かの助けを借りる
・口に出してみる
・発想の環境を変える

この3点が有効であり、中でも「誰かの助けを借りる」ことは、アイデアに繋がる情報や結合のヒントを得られる可能性が高まるだけでなく、アイデアそのものを考え出すための「モチベーション」を高めることも可能となるので、意識したいポイントでした。そして、誰かの助けを借りることについては、

・自分自身でアイデアの基となる情報や結合が思い浮かばなければ、人脈を活用する
・単なる「知り合い」ではなく「スキルセット」に紐づられけた人脈を育てる
・日頃からのコミュニケーションにおいては、自ら「多くの情報を与える」ことを意識する

以上の点を押さえておく必要がありました。

今回のコラムでは、アイデアに行き詰まってしまった場合の2番目の対応方法として、「口に出してみる」ことの有効性についてお話ししたいと思います。

口に出してみることの効用は、大きく分けて

・情報整理の円滑化
・発想自体の活性化
・周囲へのアピール

以上の3点となります。

まず、口に出してみること=「発声」について、それ自体が脳の働きを活性化させることは「脳トレ」で有名な東北大学の川島教授も始め、様々なところで研究・発表されています。私自身もアイデアに行き詰まったときはよく、ソファーに寝転んでリラックスしながら「ああでもないこうでもない」とぶつぶつ「独り言」を言っています(このとき、周りに誰かいる場合は「これから独り言をぶつぶつ言うから、気にしないで」と一言伝えておくと良いでしょう。そうでなければ、少しアブない人に思われてしまうかもしれません)。

面白いのは、この「アイデア発想の状況をいろいろ口に出してみる」ことによって、まず脳の働きが活性化され、同時に「情報の整理」がしやすくなることです。これまでのアイデア発想に関するプロセスを声に出して振り返ることによって、把握済みの情報の内容や考案済みのキーポイントの整理が可能となり、さらに「今何に困っているのか」=「足りないポイント」の洗い出しが出来ます。発想に行き詰まった際は、もう一度「問題の根本」に立ち帰ることで、何が不足しているのかを把握することが大切ですが、口に出して「出来たこと」「出来ていないこと」を整理すると、現段階での問題点も含め、これまで気づかなかったポイントが見えてくることが多いのですね。この際、必要に応じて「紙などに書き出しながら」整理を進めると、より状況の把握を行いやすくなります。このような際には「紙とペン」を使用しても良いですが、現在であればEvernote等の整理ツールをうまく活用すると、後から「アイデア発想のプロセス」を思い出しやすくなりますので、よりお薦めです。

「口に出して」情報の整理を行うと、「足りないポイント」や「考えをより深化させるべきポイント」がピックアップできます。そして、この際に「声に出して」いることによって脳の働きが活性化されていると、一緒に「こうしたらどうだろう?」「これなら行けるかな?」「これはダメかも」というように、様々な「追加の発想」が浮かんできます。この「浮かんできた新たな発想」を頭の中で思い浮かべるのではなく、声に出しておくことで「発想自体の明確化」が可能となり、同時に「発想の連鎖反応」が期待できるのですね。もちろんですが、この段階で発想したものは玉石混淆であり、最終的には「捨てる情報」となるものも多いです。ですが、この段階で必要なことは「とにかく多くの発想を行い、良いものを見つけ出す」ことですので、口に出して発想自体を活性化させることが有効なのですね。

さらに、口に出すという行動自体が、前回のコラムで採り上げた「誰かの助けを借りる」という点に繋がることも重要なポイントです。口に出して今悩んでいることを周囲にも共有できると、例えば「それはどういうことなの?」「なぜそう思うの?」というように、色々と「疑問」を提示されることがあります。ここでのポイントは、自分の中では「当たり前」と思っていることも、他人からすれば疑問に思うことも多いということです。言い換えれば、他人からの疑問に一つずつ答えていくことが情報の整理に繋がり、ひいては「見えなかったポイントが見えてくる」ことにも繋がるわけです。悩みをまずは「口に出す」ことで、周囲にアピールすることが可能となります。この場合はメール等の非リアルタイムなコミュニケーションではなく、口頭で「リアルタイムに」やりとりをした方が、次々と発想が出ますので効果的です。

まとめますと、アイデアに行き詰まった場合には「口に出してみる」ことで、

・脳の働きが活性化され、「出来たこと」「出来ていないこと」の整理がしやすくなる
・状況の整理を行うと同時に、発想自体が効率化され、追加のキーポイントを見いだしやすくなる
・口に出して状況を明確化することが周囲へのアピールにも繋がり、新たな情報の取得だけでなく、情報自体の整理もしやすくなる

以上の効果を期待できます。

「困ったときは声に出す」こと。私はこれを日頃から習慣づけています。達成したい目標を声に出して周囲にアピールすると、それ自体の達成を行いやすくなりますが、同様に「困っていることを声に出す」ことも、問題解決の上では有効です。「言霊」というように、声に出して読み上げる言葉には、まだ解明されていない様々な効果があるのではないかと私は思っています。「困ったら、まずは声に出す」。参考としていただければ幸いです。

(担当:佐藤 啓

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同じ部署の人が突然部署異動や退職などにより、その人の業務を突然引き継がなければならなくなった経験はありませんか?もしかしたら、逆の経験を持っている方もいるかもしれません。

このような急な人事異動が発生すると多くの場合、上司が異動する人に対し「次の人がしっかりと引き継げるように、あなたの業務をドキュメントに残しておくように」という指示を出す事と思います。
この時、すぐに引き継ぎ先が見つかれば、引き継ぎ相手と相談しながら必要なドキュメントを整理すればよいので、ドキュメント整備の方針が明確となります。しかし、多くの場合は引き継ぐ人が居なく誰に向けて書けば良いドキュメントなのかわからなかったり、一時的に同じ部署で自分の業務で手一杯の人に対して引き継ぎが行われる事となり、ほとんどドキュメントを整備することなく異動の日を迎えるという事も多いのではないでしょうか。

引き継ぎドキュメントの作成に困ったときは、初めて現在の部署での仕事をやり始めたときの事を思い出してください。まず最初に、その部署特有の単語がわからず、関係者の立ち位置がわからず、業務の全体像が見えないために、自分がやっているタスクが、どのような意味があるのかわからない、という経験はありませんでしたか?

そこで、ドキュメント整備コラムの第2弾でお届けしました、ドキュメント一覧を作成するところから始めましょう。
ドキュメント一覧を「作業(業務)一覧」に置き換えて、時系列で並べると良いでしょう。「月次、週次、日次」などの定常的な作業の整理から始め、定常的ではないが、最初にとまどった作業を洗い出し、それぞれに対して簡単な説明を記載するだけで、引き継ぎ資料の目次ができあがりますね。後は、それぞれの業務を初めて実施した時の事を思い出しながら、困ったことやコツなどを記載していくと、引き継ぎドキュメントが単純な引き継ぎだけではなく、業務マニュアルになっていく事と思います。
各作業の成果物の格納場所や、参考となるマニュアルなどへの誘導も忘れないようにしましょう。

もし、最初の頃の事はすっかり忘れてしまったという人は、異動が決まる前の自分の1か月間の作業を全て時系列に並べて書き出してみてください。自分では当たり前と思っているレベルでも全て書き出す事が重要です。業務に慣れきっている人にとって、一覧作成が最も大変で手間がかかる作業になると思います。特に本人にとってドキュメント化するレベルではないと思う内容を書き出すのは、「本当に意味があるのか」と思われがちですが、何も知らない人に向けたドキュメントのつもりで作成すると、引き継ぎドキュメントとしての効果を発揮しやすくなります。

よく長期間その部署にいる人は、「これまで業務を教えてもらったことなどない」「自ら経験しなければわからない」と言いますが、また他の人に0から同じ事をさせるのでは、会社にとって業務効率が悪すぎます。もう少し視野を広げ、自ら習得した知識を少しでもドキュメントに残し、後から同じことを実施しなくても、良いようにしましょう。

また、「ドキュメントに残せるような業務は無い」と言う人も居ますが、人というのは業務の中で、自分にとっての当たり前が他の人にとっても当たり前と思ってしまいがちです。そのため、ドキュメント整備においては「行間を読む」「あうんの呼吸」みたいなものを読み手に求めてしまう部分がありますが、初めての人にはわからないと思ってドキュメントを残すことが意味のある引き継ぎドキュメントに繋がるポイントです。

◆引き継ぎドキュメント作成のポイント
 ・時系列をカテゴリに作業一覧を作成する
 ・現在の部署に初めて来た時を思い出す
 ・自分の当たり前と他の人の当たり前は違うと意識する

業務の引き継ぎにおいて、「立つ鳥跡を濁さず」という言葉にあるように、全て完璧にすることは不可能だと思いますが、なるべく後の人が困らないようにしてあげる優しさを持てると良いですね。
本コラムが、読者の皆さんの日々の業務に役立てば幸いです。

(担当:小口 真己

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ビジネスパワーアップコラム<アイデア発想法編> 第十二回

前回のアイデア発想法編コラムでは、アイデア発想の上で意識すべき「連続性」に関し、「現実」から物事を考えることの重要性についての話をしました。現在の状況とそこから想定される長期的な傾向=「世の中のトレンド」を考えると、ビジネスに限らず様々な場面でアイデアの発想に役立ちますので、常に

「現状を冷静に見つめ、そこから何が起きるかを想像してみる」

ことを心がける点が重要なポイントでした。

これまでのアイデア発想法編コラムでは主に「アイデアを発想する上でのツールや考え方」を述べてきましたが、今回からは「ツールや考え方を駆使しても、どうしてもアイデアが思い浮かばない」=「どうしようもない行き詰まり」の際の解決方法をお話ししていきたいと思います。

一人でアイデアを色々考えていると、どこかで「これ以上考えても何も浮かばない」という状況に陥ってしまう経験は皆さんもお持ちなのではないかと思います。このような場合、私自身がよく使う解決方法は、

・誰かの助けを借りる
・口に出してみる
・発想の環境を変える

この3点になります。今回はこの3点のうち、「誰かの助けを借りる」ことについての説明をしたいと思います。

そもそも、アイデアの定義とは、

「既存の要素の新しい組み合わせ」=「情報の新たな結合」

でした。従って、アイデアに煮詰まってしまう状況というのは、簡単に言えば「情報が不足しているか」「結合が見つからないか」のどちらか(あるいはその両方)が原因ということになります。

ここでのポイントは、アイデアに煮詰まる状況というのは、

「自分自身の中では」情報が不足していたり、結合が見つからない状態である

という点です。言い換えれば「誰か他の人であれば、自分自身が気づかなかった情報や、結合のヒントを持っているかもしれない」ということなのですね。もちろんですが、誰かに話をしたからといって、確実に情報や結合のヒントが得られる保証はありません。ただし、「人を選べば」何かしらのヒントを得られる可能性は高くなります。

ビジネスの現場では「人脈=ネットワーク」の大切さを感じる場面も多いのではないかと思います。この点について私は

「単なる『知り合い』ではなく、スキルセットに紐づけられた人脈」

の重要性をいつも感じています。言い換えれば「このテーマなら、この人に聞けば何かあるだろう」と想像できることが重要である、ということですね。データベースならこの人、ネットワークならこの人、Webならこの人というような技術面のスキルセットを想像できる人脈はもちろん、人事組織やファイナンス、あるいはマネジメント全般やマーケティング等のスキルセットを持つ人脈、さらには、純粋にアイデアを発想している分野、例えば私の場合は教育全般ですが、このような「特定分野」のスキルや経験を多く有する人脈をどれだけ多く持てるかが、良いアイデア発想の際には極めて重要であると考えています。

このような人脈を育てるためには、日頃からのコミュニケーションが重要です。そして、より大切なポイントは「相手にとって役立つ知識や情報を、自分自身も日頃から得られるようにしておく」ということになります。ビジネスにおいては「ギブ&テイク」が大切ですが、私自身の感覚では「ギブ:テイク=1:1」の関係よりも、「ギブ:テイク=3~10:1」くらいの方が、困った際に相手も気持ちよく助けてくれる可能性が高いと思っています。これは決して「これだけ自分も助けたのだから、相手も助けてくれるだろう」という打算的な話ではなく、相手が喜ぶ姿を想像して、情報や考え方を伝え続けていくと、相手も気づいたことを教えたくなる可能性が高くなるということになります。このような観点に基づいて日頃からコミュニケーションを図っていると、アイデアに行き詰まった状況自体はもちろんのこと、日頃のちょっとした気づき等も気軽に共有しやすくなりますので、様々な情報や結合のヒントを得られやすくなります。結果として、アイデアを深化させられる確率が高まるということですね。

まとめますと、

・自分自身でアイデアの基となる情報や結合が思い浮かばなければ、人脈を活用する
・単なる「知り合い」ではなく「スキルセット」に紐づられけた人脈を育てる
・日頃からのコミュニケーションにおいては、自ら「多くの情報を与える」ことを意識する

以上が、アイデア発想の上で「誰かの助けを借りる」際に押さえておきたいポイントとなります。

一人でアイデアを悶々と考える作業は、時として辛いものでもあります。このような場合に、困ったときに気軽に相談出来る「誰か」がいると、アイデアに繋がる情報や結合のヒントを得られる可能性が高まるだけでなく、アイデアそのものを考え出すための「モチベーション」を高めることも可能となります。「一人ではなく、みんなで考える」こと。これもよいアイデアを発想する上では大切です。最初から誰かのアイデアを拝借することを期待してはいけませんし、アイデアの骨子は自ら考えるべきですが、他人の視点も組み合わせることで、アイデアはより深化させることが可能となります。参考にしていただければ幸いです。

(担当:佐藤 啓

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Officeに限らず、様々なソフトで共通の操作は多く見られます。
そのため、何か一つのソフトをしっかり使いこなすことができるようになると、他のソフトも同時にスキルが上がります。
そこで今回は、その中から基本的な操作をご紹介いたします。

【コピー/切り取り/貼り付け】

[Ctrl] + [C] …コピー
[Ctrl] + [V] …貼り付け
[Ctrl] + [X] …切り取り

ダイアログボックスなど、ソフトやバージョンによっては右クリックできない箇所があります。そのような場合にもキー操作は有効な時がありますので、お試しください。
また、上記キー操作を左手で行い右手はマウスという両手での操作により、業務がスピーディになります。

[Ctrl]キーを押しながらドラッグ …コピー
図形のコピーやExcelのワークシートのコピーを行う際に使います。

【カーソルの移動】

[←][↑][↓][→] …(一行、一文字)移動

[Home] …行頭に移動
[End] …行末に移動

[Ctrl] + [Home] …先頭に移動
[Ctrl] + [End] …最後に移動

Wordでは何ページあっても文書の先頭や最後に、ExcelではセルA1と入力された最後のセルに移動します。
また、メモ帳やメールでも文頭・文末に移動します。

【範囲指定】

[Shift]キーを押しながら選択 …連続した範囲指定
[Ctrl]キーを押しながら選択 …離れた範囲を同時選択

Wordの行選択、Excelの行・列・セル・ワークシートの選択、PowerPointのスライド選択など使う場面が多い操作です。
参照:効率的なデータ入力と便利なキー操作
   http://www.frontier-link.jp/Blog/business/1257.html

また、カーソル移動でご紹介した[Ctrl] + [End]と同時に[Shift]キーも併用することで、Word・メール・メモ帳での「全文選択」やExcelでの「大きな表の範囲指定」も可能です。

高度な機能を覚えるのもスキルアップですが、普段よく使用する操作を効率化することは、業務全体の効率化につながります。
まずは、今回ご紹介した共通操作を実際の業務の中で活用していただけましたら幸いです。

(担当:瀧川 仁子