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前回のドキュメント整備コラムでは、「ドキュメント整備はテンプレート整備から」「補足ドキュメントとして重要なQAシート」をシステム開発以外にどのように応用すれば良いかをご紹介しました。

そこで今回は、「見落としがちなドキュメント一覧」にてご紹介しました「ドキュメント一覧」をシステム開発以外にどのように応用すれば良いかについてご紹介しましょう。

皆さんの所属部署、チーム、個人など、仕事を実施するうえでのグループはいろいろと考えられますが、それぞれのグループの中で作成されたドキュメントは、皆さんや会社にとって、とても重要な資産になります。
グループ毎に整備されたドキュメント一覧があれば、初めてそのグループのドキュメントを探す時に、とても便利なツールとなりますが、実際には毎日のように新しいドキュメントが作成され、次から次に増えているドキュメントをドキュメント一覧で管理するのは、とても現実的ではありません。

そのため、ファイルサーバや各個人のパソコンにフォルダを作成して管理し、目的のドキュメントがどこにあるのかを整理している事が多いと思います。そこで、所属部署やチームなどのグループで管理されているファイルサーバ上の共有フォルダは、なぜかすぐにゴミで一杯になってしまう経験はないでしょうか?

ここで活躍するのがドキュメント一覧を応用したフォルダ一覧になります。ファイルサーバ上のフォルダは、放っておくと、次から次に増えてしまい、どこに、何のフォルダがあるのか、わからなくなってしまいます。そのため、上位階層のフォルダを明確に管理することで、ファイルサーバ上の各フォルダの利用方針が明確になり、目的とするファイルも探しやすくなります。

業務や業種・チームによってフォルダの分け方は異なると思いますが、上位2~3階層をフォルダ一覧で明確に定義することで、利用する人が、どこに、どのファイルを格納すれば良いのか?が、明確になります。もちろん、個人で管理するフォルダ管理にも適応可能です。フォルダ一覧を作成しなくても、自分の中で明確にフォルダ構成が作れている方は良いのですが、少し自信の無い方は同じ方法でフォルダを整理をするだけで、業務効率化に繋がるでしょう。

また、管理するグループ単位で共有フォルダの管理者(オーナー)を決めると良いでしょう。定期的に共有フォルダの中身を棚卸すると、より共有フォルダがゴミだらけにならず、フォルダ容量の増加を防ぐことに繋がる事と思います。

ここで挙げた管理者(責任者・オーナー)を決めるという事は、共有フォルダの管理だけではなく、ファイル管理にも共通して言えることです。せっかくドキュメント整備のために、ドキュメント一覧やQAシート、その他のドキュメントを作成したのに、情報が古くなっていたり、全く使われずにゴミとなってしまうこと、ありませんか?

特に複数人数で更新するドキュメント一覧やQAシートなどは、書く内容がわからない、他の業務が忙しくて忘れてしまう、などの理由によりなかなか更新されない事があります。

そこで有効なのが、ドキュメントに対する責任者(ドキュメントオーナー)を決めることです。特に複数のメンバーで更新するドキュメント一覧やQAシートなどは、誰かが記載してくれると思ってしまうと、そのまま放置されてしまいがちです。そこで、ドキュメントを更新するための責任者を決めることで、更新されていなければ、更新するよう、関係者に通知したり、自ら更新してもらいます。

このように、ドキュメントオーナーを決めることにより、作成したドキュメントや管理すべきドキュメントが放置されずに、生きたドキュメントとして、本来の役割としての効果を表すでしょう。

◆共有フォルダを甦らせるポイント
 ・上位階層のフォルダ一覧シートの作成
 ・共有フォルダの管理責任者の決定
 ・定期的に共有フォルダを棚卸する
 ・共有ドキュメントにも管理責任者を設定
 
共有フォルダを、常にきれいに整備しておくことで、チームとしての業務効率化に繋がるのではないでしょうか。
本コラムが、読者の皆さんの日々の業務に役立てば幸いです。

(担当:小口 真己) 

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【書籍名】海賊と呼ばれた男(上)(下)
【著者】百田尚樹
【出版社】講談社

「あんた、それでも日本人か」・・・主人公の国岡鐵造が日本の官僚に向けて発した言葉です。

遅ればせながら、「海賊と呼ばれた男」を読みました。作者の百田尚樹さんは、テレビへの露出も多く、関西弁でよくしゃべる面白い方ですので、以前から彼の話を聞くのは好きでしたが、彼の書いた本を読むのは今回初めてでした。本書は、石油資源のない日本において、石油の安定供給に尽力した出光興産の創業者 出光佐三(いでみつさぞう)(1885~1981年)、 その生涯をモデルにしたドキュメント小説です。

正直、ここまで広い視野を持って日本の経済成長を目の当たりにし、実感できたのは初めてでした。本書は、日本の敗戦から始まります。上巻で主人公である国岡鐵造の人物像、また国岡商店という会社の経営理念を知り、(上巻の後半は、正直言うと、中だるみましたが・・・)下巻でクライマックスへ突入し、どんどんスケールも大きく、面白くなっていき、読むのが止まらなくなります。そして、涙も止まらなく。。。
商品が石油なので当然といえば当然なのかもしれませんが、太平洋戦争にしろ朝鮮戦争にしろ、戦前~戦時中~戦後と、この物語の背景には、常に戦争が付きまといます。そして、日本の官僚・GHQ・国際石油カルテル(メジャー)など石油をめぐる各国の政治的駆け引きなど近代史の勉強にもなりました。そして、なんといっても一番の魅力は、登場人物は、すべて実在し、国岡鐵造本人を始め、一人残らずとても人間臭いところではないでしょうか。ネタバレは嫌なので、あまり書きたくないけれど、私の好きだったエピソードを二つだけご紹介します。

まずは、日田重太郎とのエピソードです。国岡にとって生涯を通じての恩人となる人物です。とにかく、彼の存在なくして今の出光興産はなかったであろう人物なのですが、本書を読み終えた今となっては、「日田さんのような人がいてくれてホント良かったよね~」なんて、とてもじゃないですが、そんな安易な発想にはなりません。私としては、なによりも今の私たちの豊かな生活に感謝をし、石油産業はじめ日本経済の復興を支えてくれたすべての人に敬意を表したいと思いました。
次に、製油所を作るエピソードです。山口県の徳山に最初の精油所を建設することになるのですが、その請負業者との交渉の際に国岡からある注文がありました。それは、「見た目も美しい工場にしたい」というものでした。瀬戸内海に面したこの美しい光景は、住民たちのものであるべきで、日本国民の共通の財産だというのです。「この人は、こんなことまで・・・」と涙がでました。そして、2年はかかるといわれた建設作業を、国岡は10か月で達成するように言います。このとき、作業に携わった人たちが見せた団結力に人間の底力を見たし、これまでの国岡商店の苦難の歴史の集大成のようなものを感じました。

現代社会において、ビジネス、ビジネスとよく言われていますが、ビジネスってなんだろう、仕事とはなんだろう、会社とはなんだろう。本書を読んで、そんなことを深く考えさせられました。彼のやり方は、一般的な、いわゆる「商売」とは違います。その証拠に、物語の端々に、「そんなこと(金儲け)で言っているのではない。国民のためだ」というセリフがよく出てきます。そして、事実、彼は、生涯を通じて「儲けろ」とは一度も社員に言ったことはないと。「ここまでの大企業に成長して、こんな経営者いるんだ。」と驚きと感動でしたが、まさにビジネスの原点は、そこにあるのかもしれません。「人」のため。彼が、生涯大事にしたのは、「人」でした。もちろん経営者にとって必須であろう度胸や千里眼は当然持ち合わせていましたが、決してブレない日本人としての誇りを持って、その姿は見ていて心が痛くなるほど、「人」を一番に考えていました。そしてなにより、終戦直後、財産をすべて失ったとき、彼が絶望している社員に放った言葉は、「一番の財産がまだ残っているではないか」というものでした。「人財」です。多くの人が彼に魅了され、育ち、彼についてきた理由はここにあるのではないでしょうか。サムライ魂を持った創始者の半生を読み、単純に感化され(私のように?)、自分の中で人生を立ち返り、今を生きているビジネスの原点を一度考えてみるのも、たまにはいいものです。

【ジャンル】小説
【関連・お勧め書籍】
マルクスが日本に生まれていたら(出光佐三)
永遠の0(百田尚樹)

(担当:永田 優子

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前回は、リレーションシップの概要とリレーションシップの例をご紹介しました。
今回は、Excelを使うと管理の難しいデータを、Accessのリレーションシップを利用して管理する例をご紹介いたします。

「1対多」となるパターンのデータ管理は、Excelを使うと難しくなってしまいます。
例えば、下記のようなデータです。
 ・受注とその明細
 ・学生と履修科目
 ・社員と持っている資格

上記の例から「社員と持っている資格」をExcelで管理すると以下のような一覧表になります。

この表から、ある資格を社内で何名の社員が持っているかの集計はできるでしょうか?

Excelではフィルター、ピボットテーブル、自動集計のいずれでも、集計できるのは列ごとになります。同じ資格が別の列に入っている場合は集計できません。

Accessでは、上記1対多の「多」部分を別のテーブルにして「1」部分のテーブルとリレーションシップを設定することにより、様々な抽出や集計が可能となります。

 1)入力・確認用のフォームで、社員別の入力や確認ができます。

 2)レポートで「資格別の取得者」を集計したり、クエリで「部署別・資格別」に抽出が可能です。

本コラムにてご紹介しましたように、Excelでは管理が難しいデータもAccessでは容易に管理できます。
また、今まで活用に苦労していたデータをAccessへ移行することで、運用が簡単になることがあります。
違いを知って、業務にお役立ていただけましたら幸いです。

(担当:瀧川 仁子

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【書籍名】オレたちバブル入行組
【著者】池井戸 潤
【出版社】文春文庫

この書籍名を知らない方でも「半沢直樹」と聞けば、どこかで聞いたことがあると思うのではないでしょうか。TBS系列で2013年の7月から放送されると、すぐに話題になり、第7話では視聴率が30%を超える、大ヒットドラマの「半沢直樹」。この原作が今回ご紹介する「オレたちバブル入行組」になります。ドラマでは、続編の「オレたち花のバブル組」と合わせて1クールとして構成されており、ドラマでは前半部分となる原作についてお話ししたいと思います。

ここまで書いたところで、残念ながら私はドラマを見ていません。書店で話題になっている本を手に取ったのがきっかけで、原作が先になってしまいました。もちろん原作を読んで、堺雅人が演じる半沢直樹をぜひとも見てみたいと思い、毎週録りためていますが、ドラマを見るとなるとなかなか時間が取れない状況です。そのため、今回は原作を読んで思った事を書きたいと思います。

本書は「半沢直樹」という人物がバブルの最盛期に大手都市銀行に入行し、バブル崩壊を経験しつつ、銀行という組織の中で組織の理論や関係者の立場に振り回されながら、自分の信じた道を突き進む話で、読み終えた後に、スカッとするような構成になっています

ドラマを見て、これから原作本を読もうと思っている方や、私の様にこれから録りためたドラマを一気に見たいと思っている方も居ると思いますので、内容についてはこれくらいにとどめておきます。そこで、この物語で色濃く出ている、所属する組織によって変わる、人の感情や人の行動について考えてみたいと思います。

皆さんにとって所属している会社、所属している部署というのは大きな後ろ盾であり、愛着のある・無しに関わらず、何らかの恩恵を受けている事と思います。そのため、所属の違う人と話したり仕事をする時には、同じ所属の人たちの立場をどこかで考えて行動する事が多くないでしょうか?

この物語の中でも、所属している会社、所属している部署にとって良かれと思い、倫理的・道義的におかしい事でも、所属している組織にとって正しいと思ったことを実行に移してしまう人が多く書かれています。それぞれの立場に立って行動を考えてみると、とても興味深いと思うのですが、個人が所属する組織という単位に変わって行くときに、組織がとても良くなるパターンと悪くなるパターンがあるのだと改めて思いました

私がシステム開発のリーダーをする時に「どうやったら自分のチームパフォーマンスが良くなるのか」を考えています。そして、自分のチームだけではなく、関係者を含めたプロジェクト全体として、「最終的にどうなるのが最も良いのか」を意識するようにしています。
特にトラブルが発生した時には、客観的に事態を捉えるようにし、自チームだけを考えるのではなく、全体を捉えるように意識して動く事で、最終的に自チームのパフォーマンス向上にも繋がってくると思っています。

組織というのは、どういう形であっても階層が存在します。そこで、自らが所属している組織の自分の立ち位置だけで物事を見るのではなく、違う階層に立った時に、どのように自分が見えるか、また、自分の所属している組織がどのように見えるのかを意識して見てはいかがでしょうか。目の前の業務が少し視点が変わるだけで、今までとは違った「感情」で業務ができるようになります。

実際には、なかなか簡単にできるものではありませんので、常日頃から、自らの立ち位置を変えて物事を見るような意識をして、訓練をしてみると良いでしょう。訓練というと大げさかもしれませんが、何も意識せずに日々の業務を実施しているよりも、少しでも意識することで、違った見方ができるようになれば、ラッキーくらいの気持ちでも良いと思います。

本コラムを執筆している私も少し気を抜くと、すぐに目の前の事だけしか見えなくなってしまい、気分的にも落ち込むことがあるので、常に物事を見るときには、いろいろな立場で見るように意識するようにしています。

「半沢直樹」は常に自分の信念に基づいて行動しており、時には強引すぎる行動もありますが、その信念は目の前のトラブルに対して自分の立場や組織だけに囚われず、組織に対する違う階層から、そしてバンカーとして事象を考えることで、自らの信念を通す事が出来るのではないかと思います。

本書の紹介というよりも組織や物事の考え方に関するお話になってしまいましたが、本書を読んだ後のスカッとするような感じはぜひ味わっていただければと思います。

本コラムが、読者の皆さんの日々の業務に役立てば幸いです。

【ジャンル】ビジネス、経済、社会小説
【関連・お勧め書籍】オレたち花のバブル組ロスジェネの逆襲

(担当:小口 真己

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Web系の講座にご参加される方の中には、Webサイトの更新を自ら実施したいお客様だけではなく、Webサイトを外注する際に自分たちもWebの基本知識を知っておきたい、というお客様がいらっしゃいます。Web制作会社に依頼をしようという方、また自社のWebサイトを自分たちで更新しようという方にとって、Webサイト制作のワークフローを知っておくことは重要です。そこで、今回はWebサイト制作のワークフローをご紹介いたします。
Webサイト制作では大まかに分けて5つの段階に分けられます。

Webサイト制作のワークフロー(ここでは静的サイトを想定しています。静的サイトとは、ユーザーが文章投稿などの操作を行わないWebサイトのことをいいます。)

1.現状分析
・情報収集(既存のWebサイトがある場合は、その集客状況やユーザビリティなどからユーザーの動向を探ります。解析用の様々なWebサービスがあります。)
・課題の設定(情報収集で知りえた情報から、課題を明確にします。)
 
2.企画
・目的の決定(「商品を売りたい」、「商品の知名度を上げたい」、など目的を明確にすることです。数値の目標設定があると、後にWebサイト分析を実施する際の有用な指標となります。)
・コンセプト作り(簡潔で具体性のある一言をイメージしてください。例えば「30代会社員男性が少し特別な日のために質の良い洋服が選べるセレクトショップ系通販サイト」というイメージです。)

3.制作準備
・作業計画の決定
・素材準備(画像データ、文章)
・全てのページの情報構造の決定

4.制作 (この段階からの修正指示は少し難しいものと心得ておきましょう。)
・HTMLマークアップ、CSSスタイリング、プログラム制作
・適切なサーバー選択
・ブラウザでの表示確認、動作テスト

5.運用
・Webサイトの公開
・ユーザー対応(様々な問い合わせが来ますが、この対応がおろそかですとせっかくWebサイトによって良い印象を与えていても実際問い合わせたら逆の印象を持ったということにもなりますので注意が必要です。)
・検索エンジンから来訪するユーザーへの集客活動(SEO、バナー広告、メール広告、アフィリエイト、メールマガジン会員の獲得)
・Webサイト分析

上記のような流れでWebサイトは制作されています。Web制作会社に依頼する場合でも、自社でWebサイトを更新する場合でも、Webサイトの公開までこぎつけるまでには様々な工程があります。それぞれの工程では、いくつかある選択肢の中で「どれを選ぶべきなのか」に悩むことも多いと思います。その際、決め手になる判断基準は、「2.企画」の段階で決定する「Webサイトのコンセプト」です。例えば、「Aのデザインのボタンがいいのか、Bのデザインのボタンがいいのか」、という選択をする際、「2.企画」で設定した「Webサイトのコンセプト」にどちらの方が合致するかという問題に置き換えることで、通常数週間から数ヶ月に及ぶWeb制作期間においても、ブレの無い判断を行うことが可能になります。

もし、この「Webサイトのコンセプト」があやふやだったり、または誰かが納得していないまま次の段階へ進めてしまうと、工程ごとにコンセプトから離れた作業が発生することになりかねず、結果として時間をかけて完成させたものが目的を達成しないWebサイトになってしまうことにもなりかねません。従って、作業する側と作業依頼する側が「Webサイトのコンセプト」という共通の認識を徹底させることは、後の3.制作準備や4.制作の段階での余分な作業を省くことにも通じています。

そして「2.企画」の段階において、Webサイトのコンセプトだけではなく「目的を決める」ことも大切です。そこで、「Webサイトの目的」にポイントを絞って具体例を見てみたいと思います。以下の例から、Webサイトの目的が商品情報の周知なのか、問い合わせ件数増加かによって、Webページの構成などが明確に異なっていることが確認できるのではないでしょうか。

SHISEIDO ELIXIR SUPERIEUR

目的は商品情報の周知ですね。商品情報が最も目に入りやすくなるようなレイアウトが、Webページ全体のドラマティックな色遣いによって強調されています。検索からの来訪者にとって期待通りの情報が美しいグラフィックによって提供されており、商品情報だけでなく高級感のあるブランドイメージも強く印象を残すようなWebページとなっています。

MEGALOS SPORTS CLUB

目的は問い合わせ件数の増加にあるでしょう。訴求力のある文面を前面に押し出したキャンペーンバナーを最も目立つ場所に配置しています。1クリックすればすぐに店舗一覧のページへ飛ぶ導線を置くことによって、問い合わせ件数の増加につなげている構成です。

今回はWebサイト制作時のワークフローと、「Webサイトのコンセプト」、「目的の決定」の重要性についてお話しました。次回は「1.現状分析」での重要なポイントにつきましてお話したいと思います。
皆様のお役に立てば幸いです。

(担当:斉藤 万幾子