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学校の「国語」の時間に、文章の書き方は「起承転結」が基本であるということを習った記憶は皆さんもお持ちではないかと思います。この「起承転結」すなわち「結論が一番最後」という流れは、理解しやすいプレゼンの構成を考える際には避けるべきです。理由は2つあり、一つは文章とプレゼンの制約的な違い、もう一つは人間の思考回路に起因する違いです。

文章とプレゼンの一番の違いは「時間の枠が決まっているかどうか」です。文章を書く場合、字数制限がないのであれば基本的には自分で文章の長さを決めることが出来ます。一方で、プレゼンは時間の枠が決まっていることが殆どです。結論に達する前にその理由や状況等を述べてしまう「起承転結」で話をしていくと、最悪の場合は結論に達する前に時間切れとなってしまう可能性もあります。文章や物語であれば「次回をお楽しみに」で済むかもしれませんが、プレゼンで結論を述べられなかったら「次回はありません」（＝もう来なくて良いです）となってしまいます。

そして、結論を先に述べることをお薦めする最大の理由は、人間の思考回路との親和性にあります。人間の思考回路は「ピラミッド構造」になっており、最上段に結論、その下にキーポイント、キーポイントの下に詳細な理由や状況、という位置付けで理解を進めていきます。従って

「私はこう思います。なぜならば、Aだから、Bだから、Cだから」

のように「結論→理由・状況」という流れで説明をする方が、

「Aでした。Bでした。Cでした。だから私はこう思います」

等の「理由・状況→結論」という流れよりも「自然と頭に入る」＝理解しやすくなるのですね。
（ここまで読み進めていただいてお気づきかもしれませんが、実はこのコラムの流れ自体も「結論→理由・状況」という形式に従っています）

このように「自分が伝えたいこと＝結論が決まっている」場合には、結論を先に述べ、その結論に至った理由や状況を後に述べることで、相手が理解しやすい形で内容を伝えることが出来ます。なお、多くの文章・物語が「起承転結」の構成を採る理由の詳細についてはここでは触れませんが、一つには「結論」を後に置くことによって読者の興味・関心を惹きつけ、長時間楽しんでもらうことを目指しているのではないかと私は考えています。これは「映画」のシナリオを考えるとよく分かります。映画が始まってすぐに問題解決してしまったら、お客様はきっと帰ってしまいますよね。

皆さんの周りで「この人の話は分かりやすい」と思う方がいらっしゃいましたら、是非その方の「話の流れ」を観察してみて下さい。おそらく「結論を先に、理由を後に」話をしている方が殆どではないかと思います。この流れはプレゼンだけでなく、通常の会話一般でも応用可能なのですね。参考にしていただければ幸いです。

• プレゼンの持ち時間
• 一枚当たりの情報量

この2点で決まります。殆どのプレゼンには持ち時間がありますから、持ち時間を超えるようなボリュームの資料を用意するのは準備の効率や説明の妥当性から考えて避けるべきですし、話す速度や理解のしやすさを考えた場合には一枚当たりの情報量にも気を配った方が良いです。

私はこれらの点について、2つの数字を覚えておくことをおすすめします。

1. スライドは「1枚1分」を目安とする
2. 1分間に話す分量は「最大でも300文字、標準では250～260文字」を目安とする

スライド1枚の説明に要する時間については様々な意見がありますが、私はまず基本として「1枚1分」という感覚を身に付けることをおすすめします。1枚1分という数字は自分自身でも覚えやすいですし、話を聞いている側にも適度なテンポとなりますので、話に集中することが出来ます。

全体の枚数で考えた場合には多少間引いておいた方が調整をしやすくなりますから、例えば10分の持ち時間であれば8-9枚くらい、15分であれば12-13枚くらいと考えておくと、分かりやすいと思います。このようにまずは「枚数の枠」を決めてしまうことで、大まかなボリュームが把握しやすくなります。

次に、スライド1枚にどの程度の説明を盛り込むかですが、私は「口頭での説明（＝原稿）」レベルで「最大でも300文字、標準では250～260文字」程度とすることをおすすめします。

この「1分間で300文字」というのは、NHKのアナウンサーの方が1分間のニュース原稿を読む際の標準的な速さです。ただし、実際にNHKニュースを観てみると、思ったよりも「早口」であることに気づくと思います。プレゼンの際は多少ゆっくり目に話をした方が理解がしやすいですから、2割程度遅くするイメージで、250～260文字程度を標準として考えると良いと思います。

実は、この「250～最大300文字」という分量は、原稿を書いてみると「非常に少ない分量」であることが分かります。実際にプレゼンは「時間が短ければ短いほど難しい」というのが私の実感です。時間が長ければ冗長な説明もある程度は許されますが、時間が短ければ自分が伝えたいことを極限まで圧縮しなければなりません。

従って、1枚当たりのスライドに盛り込める情報量自体も、実はさほど多くはありません。口頭レベルで250～300文字ということですから、箇条書きでは3行程度、表やグラフであれば1枚が限度でしょう。これに口頭での説明を追加して、それぞれのスライドが完成することになります。

物事には「枠を取り払って」考えるべきことと、逆に「枠を決めて」考えるべきことがあります。プレゼンの場合は「時間」という枠が決まっていることが殆どですから、まずは「全体の枚数」という枠を決め、さらに「1分間で話す内容の枠」も決めることで、ボリュームは自ずと決まると思います。是非参考にしていただければ幸いです。

1. プレゼンに関する前提条件の整理
2. 構成（シナリオ）の作成
3. 各スライド（ページ）のアウトライン作成・補足資料調査
4. 各スライドのデザイン作成・文言調整
5. 発表練習（リハーサル）と見直し
6. リハーサルを受けての各スライド修正
7. 再度のリハーサルとスライド調整
8. （必要に応じて）印刷配布資料の作成

という流れになります。

この流れの詳しい説明はビジネスパワーアップコラムのプレゼン編コラムでも取り上げますし、弊社パワーポイント系・プレゼン系セミナーにて個別に学習していただくことも可能ですが、今回は上記のうち「1. 前提条件の整理」と「2. シナリオの作成」についてもう少し補足をしておきます。

前提条件の整理についてですが、プレゼン資料を新規作成する際には、始めに「何を」「誰に」「どのように」「どれくらいの時間で」話をするのかを整理しておく必要があります。整理すると、

• 目的： プレゼンのテーマ
• 対象： プレゼンで話をする対象者
• 人数： 対象者の人数
• 時間： プレゼンの持ち時間

という形になり、これを「プレゼンの基本要件」と私は呼んでいます。

ほぼ全てのプレゼンではこの基本要件が最初から明確であることが多く、基本要件を整理しておくことで、その後の作業効率が大幅に向上します。
ご興味がありましたら弊社のパワーポイント/プレゼンセミナーにて詳しくご紹介しておりますので、ご参加をご検討いただければと思いますが、最初にこの基本要件を整理することから始めると「何を」「どのように」書くことで資料を作成すればよいのかが見えやすくなります。

次にシナリオの作成についてですが、プレゼン作成における最重要作業がこのシナリオ作成になります。何をどのように話すかという「構成」のことを私はシナリオと呼んでいますが、このシナリオを最初にしっかり考えておくことで、各スライド（ページ）の作成作業を「単純作業」に落とし込むことが出来ます。

言い換えれば、シナリオをあまり深く考えずに、思いつくままスライドを作っていくだけでは、全体を通して見直した際に余計なスライドが入ってしまっていたり、逆に説明が足りなかったり、順番が適切ではなかったりなどの状況が発生する可能性が高くなります。その修正を行うためにもまた時間がかかりますから、最初にシナリオをしっかり考えておくことで、作業効率を高めることをお薦めします。

この「シナリオ」の検討に関する重要ポイントは、ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞の第一回で説明したとおり、「何が相手の疑問か」を見極めることになります。プレゼンの最大の目的は「自分の伝えたいテーマを説明し、相手の同意を得ること」です。相手の同意を得やすくするためには、出来る限り相手が感じる「疑問」に的確に答えを示していく必要があります。何が相手の疑問なのかを相手の立場に立って考え、その疑問に対する答えを、相手にとって重要と思われる疑問から順番に「Q&A」の形で書いていくことが、シナリオ作成の最も基本的な流れとなります。

このように、プレゼン資料を作成する際には、

1. 基本要件を整理する
2. シナリオを考える

まずはこれらのポイントから作業を開始すると良いです。是非参考にしていただければと思います。