目的によりグラフを使い分ける

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カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

Excelだけではなく、PowerPointを使ってプレゼン資料を作成したりWordで報告書を作成する際にも、グラフはよく用いられます。
グラフ作成のポイントについては、以前「分かりやすい」グラフ作成のコツにてご紹介しました。
今回は、グラフの種類を使い分けるポイントについて具体的にご紹介します。

まず、「内訳」や「構成比」を見せる際に、円グラフを使用します。

ところで、「棒グラフ」を作成する際に、縦棒か横棒かの選択については悩む方も多いのではないでしょうか。
下記の図のように、「量の比較」を行う場合は縦棒グラフではなく横棒グラフを使用した方が、よりわかりやすくなります。

なお、上記の円グラフや横棒グラフは「ある時点」での項目の比率や比較を表すものです。
時系列的な要素、つまり月・四半期・年などの単位で推移するデータについては、縦棒グラフまたは折れ線グラフを使用します。
特に、折れ線グラフは傾向や異常値が一目でわかりやすいため、分析によく用いられます。

目的に応じてグラフの種類を選択することで、より効果的なデータの視覚化や分析にお役立ていただけましたら幸いです。

（担当：瀧川　仁子）

本を読もう！【次にどの本を読むべきか】

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カテゴリ：書評

前回は、「読みやすい本」のヒントをご紹介いたしました。
ある程度内容がわかっている本なら、読み慣れていなかったり時間がない状況でも挫折せずに読み進むことができるのでお勧めです。
ではその本を読み終わったら、次に読む本の選択です。

まず、お勧めは「続き」を読むことです。
同じシリーズの本では、主人公や登場人物が重なり世界観を同じくするため、前回読んだ本の知識が活かせて読みやすくなります。

たとえば、「オレたちバブル入行組」と「オレたち花のバブル組」は、ご存じの通りテレビドラマ「半沢直樹」の原作です。
この他に、単行本化された第3作「ロスジェネの逆襲」と現在連載中の第4作「銀翼のイカロス」があり、主人公が組織内外の人間関係や逆境を戦い抜く姿がシリーズを通して描かれています。
まずはテレビで興味を持ったので一冊目を読む、面白かったので二・三冊目を読むという楽しみ方ができます。

同じ著者の別の本を読むのもお勧めです。
映画「永遠の0」は、同名の原作本があります。また、同じ著者のベストセラーとして「海賊と呼ばれた男」も有名です。
どちらも人間ドキュメンタリーの体裁をとりながらも登場人物と時代背景が生き生きと描かれ、彼らが作ってくれた今の日本で、私たちの生きる意味を、あらためて考えさせられます。

もう一つのお勧めは「知識を深める」ことです。
その本の時代背景や人物についての資料になるような本を併せて読むと、ストーリーや地名、登場人物の人柄等についての知識を得ることができるため、物語世界をさらに重厚に感じることができるようになります。

たとえば、昨年公開の映画「清須会議」にも同名の原作本があります。
もちろん史実の清州会議を基にしていますので、柴田勝家や羽柴秀吉など登場する戦国武将について詳しい方も多いかと思います。
今まで興味がなかったためよく知らない方でも、映画や本で親しみがわいたら、ついでにこの時代を舞台にした小説や解説書に目を通してみてはいかがでしょうか。
この分野の書籍は特に多いので、さまざまな楽しみ方ができます。

こうして何冊か読んでいくうちに読むこと自体に慣れてきてスムーズになり、「次は何を読もうか」と楽しむ余裕も生まれて来るかと思います。
では次回は、「読んだ本をさらに楽しむ」ためのヒントをご紹介いたします。

（担当：瀧川　仁子）

QAシート項目設定のポイント

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カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

前回の「Excelの機能を活用したQAシートサンプル」にて、Excelを使ってQAシートを作るときにExcelの機能を活用するポイントについてご紹介しました。
今回はExcelの機能ではなく、項目設定のポイントについてご紹介いたします。前回同様にこちらのサンプルを使ってご説明いたします。

サンプルに設定した項目は以下になります。
1.ID
2.ステータス
3.カテゴリ
4.質問タイトル
5.質問内容
6.回答
7.起案者
8.起案日
9.回答者
10.完了日時
11.備考

それでは、各項目についてポイントをご紹介しましょう。

1.ID
　QAシートに限らず、共有資料や説明用の資料で、複数の項目があるときには、なるべく連番の数字を付けておくと、説明がスムーズになります。「上から何番目の、、、」や、「○○と記載されている項目の、、、」と言われたときに、探すのが大変なためです。

2.ステータス
　ステータスは、QA表の内容を管理する上で、とても重要な項目になります。常に最新の情報にすることで、データが生きてきます。また、各ステータスの項目については、関係者間で解釈を統一しておきましょう。本サンプルの「起案（質問事項を起案した状態で、誰も回答者がいない状況。これから、回答者を確認する状況。）」や「回答中（回答者は設定されたが、回答文を作成中である）」は業務や部門によって、解釈が異なってくると思います。利用する人がわかりやすいステータスの名称を考えましょう。
　
3.カテゴリ
　QAシートを適用する場所によって、カテゴリ名は異なります。今回のシートでは、ステータスと異なり、データの入力規則を設定していませんが、カテゴリ候補をある程度明確に出せる場合には、入力規則を適用することで、スムーズな起案に繋がります。

4.質問タイトル
　質問の細かな内容を記入する前に、ひと目でわかる質問の一文を記入しましょう。

5.質問内容
　質問タイトルでは表せない詳細な質問事項を記載します。

6.回答
　質問に対する回答はもちろんですが、状況やステータス、関係者が考えていることなどを記載することで、簡易的な議事録にもなります。方針等が出た場合にも記載しておくことで、質問が放置された状況ではない事が確認できます。

7.起案者
　起案した人を記載します。誰が起案した質問なのかによって、質問に対する回答の優先順位が変わる事もあります。起案者を明確にしておくことで、記載内容が不明な場合に、意味を確認する相手もすぐにわかります。

8.起案日
　起案した日を記載することで、古い質問か、新しい質問なのか、すぐに対応すべきなのかどうかを判断できます。長期間放置されている質問については、回答しなくても問題無いと判断できるのであれば「キャンセル」ステータスにしてしまう判断にも繋がります。
9.回答者
　回答した人を記載します。

10.完了日時
　回答がいつ、完了したかを記載します。もし、期限を設定したいのであれば「回答予定日」項目を記載することで、回答者に対するタスク管理シートにもなります。

11.備考
　何らかの補足事項があれば、記載します。

QAシートを作成、またはサンプルシートを実際に皆さんが活用する際の利用方法がイメージできましたでしょうか。
本コラムが、読者の皆さんの日々の業務に役立てば幸いです。

（担当：小口　真己）

ファイルの保存形式

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カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

WordやExcelで作成したファイルを保存する時には、通常の保存形式の他に様々な形式での保存が可能です。
たとえば、Excelで作成したデータをCSVなどテキスト形式にする、PDF形式で保存する（別ファイルが作成される）、2007以降のバージョンで作成したファイルを2003でも使えるように97-2003形式で保存する等、目的に応じて、保存の際に「ファイルの種類」を選択します。

保存可能な主なファイル形式は、下記となります。

この他にも、テンプレート（ひな形）、スライドショー（PowerPoint）、リッチテキスト形式（Word）等の保存形式があります。

なお、2007以降のバージョンをお使いの方が以前のバージョンで保存する際の注意事項については、下記の記事をご参照ください。

Officeのバージョンが違ったら
http://www.frontier-link.jp/Blog/business/471.html

業務の目的に応じて保存形式を変更することで、効率的なファイル・データの活用に、お役立ていただけましたら幸いです。

（担当：瀧川　仁子）

Excelの機能を活用したQAシートサンプル

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カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

以前、「補足ドキュメントとして重要なQAシート」パワーアップコラムの中でQAシートの重要性についてお話ししました。そこで今回は、QAシートの具体的なサンプルを使って、Excelを使ってQAシートを作るときのポイントをご紹介したいと思います。

Excelの機能を使ってご紹介したいのは、以下の3点になります。
・条件付き書式を活用して、ステータスをひと目でわかるようにする。
・フィルターを活用して、回答済みの行を見えなくする。
・ステータスはデータの入力規則を使って、入力項目を統一する。

それでは、それぞれの機能について見ていきましょう。
※各機能の設定手順はOffice2007/2010の方法にてご説明しています。

◆条件付き書式
　条件付き書式を使って、ステータスに合わせて行の色を変えることで、QAシートのステータスをひと目でわかるようにします。

　
　①表の条件付き書式を設定したい部分（タイトル行以外）を選択します。
　②「ホームタブ >> 条件付き書式 >> 新しいルール」をクリックして、「新しい書式ルール」ダイアログを開きます。
　③ルールの種類から「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、ルール内容を編集します。

　ここで、数式を入力するときのポイントですが「=$B2=”回答済み”」の「$B2」は列方向を固定し、行方向の変更には対応するようにしています。本サンプルではB列にステータスが入っており、このステータスによって、各行全体の色を変更したいと考えているため、列方向を固定する「$」を設定しています。また、1行目がタイトル行となるので、2行目からの書式設定となるために「2」を設定しています。
　④書式をクリックし、背景色の設定などをしたらOKをクリックして確定させます。
　　
◆フィルター
　フィルター機能を使って、回答済みなど、今後対応の必要が無いステータス行を見えないようにします。

　
　今回はフィルターを表示するショートカットキーを使った動作でご説明しましょう。
　①1行目にフィルター設定をしたい場合は、A1セルを選択し、[Ctrl]+[Shift]+[→]のキーを押します。
　②1行目の項目が選択された状態で、[Ctrl]+[Shift]+[L]のキーを押すことでフィルターが設置できます。
　③ステータスのフィルタをクリックして、見たいデータを選択すれば、対応済みのデータが見えなくなります。
　
　ここで、フィルターを設定するときのポイントですが「(空白のセル)」を表示しておくことで、フィルタがかかった状態でも、次のQAが登録を可能にする事です。

◆データの入力規則
　本サンプルでは、ステータスをキー項目として条件付き書式やフィルターを使っていますが、ステータスに入力する文字列が人によって異なると、今までの設定が有効に働きません。そこで、データの入力規則機能を使って、あらかじめステータスに入力する文字列を決めておくと良いでしょう。

　
　①ステータスの項目列の項目名より下を選択します。
　②「データタブ >> データの入力規則」をクリックして、「データの入力規則」ダイアログを開きます。
　③「入力値の種類」から「リスト」を選択し、「元の値」を設定します。

　ここで、入力規則を設定するときのポイントは「元の値」の中で[→]や[←]などの矢印キーを入力しない事です。矢印キーを使ってしまうと、セルが入力されてしまい、本来設定したい文字列が入力できないためです。もちろん、リストに表示したいセルを別に準備して、選択する事も可能です。

今回はExcelを使って、具体的なQAシートのサンプルをご紹介しました。次回はこのサンプルを使って、項目設定のポイントについてご紹介したいと思います。
本コラムが、読者の皆さんの日々の業務に役立てば幸いです。

（担当：小口　真己）