アクセス(Access)/エクセル(Excel)/VBA・マクロ/パワーポイント(PowerPoint)/Web・HTML・CSS 一日速習講座|研修|講習|講習会|セミナー：フロンティアリンクビジネススクール　東京・大阪・名古屋・福岡・札幌・仙台・岡山・広島など

資料のボリュームについて

投稿日時：2012/10/12

プレゼン資料を作成することになったのですが、一般的にはどの程度の分量を用意すればよいのでしょうか？　全く見当がつかないので、困っています。

プレゼン資料のボリュームですが、基本的には

プレゼンの持ち時間
一枚当たりの情報量

この2点で決まります。殆どのプレゼンには持ち時間がありますから、持ち時間を超えるようなボリュームの資料を用意するのは準備の効率や説明の妥当性から考えて避けるべきですし、話す速度や理解のしやすさを考えた場合には一枚当たりの情報量にも気を配った方が良いです。

私はこれらの点について、2つの数字を覚えておくことをおすすめします。

スライドは「1枚1分」を目安とする
1分間に話す分量は「最大でも300文字、標準では250～260文字」を目安とする

スライド1枚の説明に要する時間については様々な意見がありますが、私はまず基本として「1枚1分」という感覚を身に付けることをおすすめします。1枚1分という数字は自分自身でも覚えやすいですし、話を聞いている側にも適度なテンポとなりますので、話に集中することが出来ます。

全体の枚数で考えた場合には多少間引いておいた方が調整をしやすくなりますから、例えば10分の持ち時間であれば8-9枚くらい、15分であれば12-13枚くらいと考えておくと、分かりやすいと思います。このようにまずは「枚数の枠」を決めてしまうことで、大まかなボリュームが把握しやすくなります。

次に、スライド1枚にどの程度の説明を盛り込むかですが、私は「口頭での説明（＝原稿）」レベルで「最大でも300文字、標準では250～260文字」程度とすることをおすすめします。

この「1分間で300文字」というのは、NHKのアナウンサーの方が1分間のニュース原稿を読む際の標準的な速さです。ただし、実際にNHKニュースを観てみると、思ったよりも「早口」であることに気づくと思います。プレゼンの際は多少ゆっくり目に話をした方が理解がしやすいですから、2割程度遅くするイメージで、250～260文字程度を標準として考えると良いと思います。

実は、この「250～最大300文字」という分量は、原稿を書いてみると「非常に少ない分量」であることが分かります。実際にプレゼンは「時間が短ければ短いほど難しい」というのが私の実感です。時間が長ければ冗長な説明もある程度は許されますが、時間が短ければ自分が伝えたいことを極限まで圧縮しなければなりません。

従って、1枚当たりのスライドに盛り込める情報量自体も、実はさほど多くはありません。口頭レベルで250～300文字ということですから、箇条書きでは3行程度、表やグラフであれば1枚が限度でしょう。これに口頭での説明を追加して、それぞれのスライドが完成することになります。

物事には「枠を取り払って」考えるべきことと、逆に「枠を決めて」考えるべきことがあります。プレゼンの場合は「時間」という枠が決まっていることが殆どですから、まずは「全体の枚数」という枠を決め、さらに「1分間で話す内容の枠」も決めることで、ボリュームは自ずと決まると思います。是非参考にしていただければ幸いです。

（担当：佐藤　啓）

プレゼンで覚えておくべき「数字」

投稿日時：2012/10/11

カテゴリ：プレゼンテーション・ロジカルシンキング

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第三回

前回のプレゼン編コラムでは「1枚1分」の原則に従うことでプレゼン資料の作成時間短縮を図ることが可能であることを書きましたが、今回はこの「1枚1分」と同様に、プレゼン作成時に覚えておきたい「数字キーワード」をいくつかご紹介したいと思います。これらの数字に気を配ることで、よりよいプレゼン資料を効率的に作成することが可能になります。

◆ 箇条書きは「最大13文字以内に収める」

皆さんはヤフーのサイトを見たことはありますでしょうか？　おそらく多くの方が目にしているサイトだと思いますが、ヤフーのトップページには最新のニュース8本を掲載する「トピックス」という欄があります。実はこのトピックスの各記事タイトルの文字の長さは、ヤフーさんの内規で「最大13文字まで」と決められているそうです。

この13文字というのは「人間がパッと見た瞬間に内容を判断できる最大の文字の長さ」がどの程度かということを、様々な実験等の結果から導き出した結果得られた、ある種の経験則的なものという話なのですが、この「パッと見て内容を判断できる」という部分は、プレゼンにもそのまま応用することが出来ると思います。

ただし、実際に「13文字」にきっちり収めようとすると、文章の圧縮に相当苦労します。実際、ヤフーさんのニュース担当者の方も、この「13文字制限」にニュースタイトルを収めるために、どのように文字を削るか、非常に悩むそうです。ただ、この「悩み」が、良いプレゼン（あるいは良いニュースタイトル）の第一歩となることは間違いないと思います。文章の文字を削る訓練は、そのまま「内容の重要なポイントだけを抜き出す」訓練にもなります。是非、この「1行13文字以内」という決まりについては、覚えておくことをお薦めします。

◆ 箇条書きの本数は「最大3本」

一枚のスライドに使用する箇条書きの本数については、これも色々な考え方があると思います。私はこれについては「最大3本」という数字をお薦めしたいと思います。この理由には、人間の記憶力と密接な関係があります。

人間が同時に物事を記憶できるのは「5±2」と言われています。要は、平均では同時に5つ程度の物事までを覚えることが出来ますが、この数字には個人によるばらつきもありますので、おおよそ「3つから7つ」程度のものを一度に覚えられる、ということになります。

プレゼンでは自分が伝えたいことを、まずは相手に覚えてもらい、その上で相手に「判断」を行ってもらう必要が生じます。その上では、この「同時に記憶できる数」は相手の理解を効果的に進める上で非常に重要な要素となるわけですね。人によって同時に記憶できる数が異なる以上、最も少ない同時記憶数である「3つ」にポイントを絞り、話をすることが大切であると私は考えています。

言い換えれば「要点は3点以内にまとめよう」ということでもあります。これはプレゼンだけでなく、ビジネス全体にも応用することが可能な、重要な数字です。

◆ 1分間で話す文字数は「最大300文字」

前回のコラムでご紹介した「1枚1分」の原則ですが、これは実際に「話す文字数」でいうとどの程度の分量になるのかという疑問をお持ちかもしれませんね。その答えは「文字数にして、最大300文字」です。

この300文字という数字は、NHKのアナウンサーの方がニュース原稿を読む際の標準の速さから来ています。ただし、NHKニュースを実際に聞いてみると、1分間に300文字という速さは「思ったよりも速い」印象を受けると思います（私自身はそうでした）。ですので、この「300文字」という数字はあくまでも「上限」として考えた方が良いと私は考えています。

ちなみに、私自身が実際のプレゼンで1分間に話をする分量は、平均で250～260文字程度です。NHKニュースよりも15%ほどゆっくりしたスピードで話をしているイメージですね。従って、10分のプレゼンであれば、2,500文字程度の原稿を用意することになります。

この2,500文字という数字ですが、実際にこの文字数を書いてみると、「予想外の文字の少なさ」に驚くかもしれません。実際に、今回のこのコラムの「ここまでの」文字数は約1,700文字です（トータルでは約2,100文字です）。これは「一字一句話す内容」ベースでの文字数ですから、これ以上の内容を話すことは「出来ない」ということになります。このことからも、プレゼンで時間内にきちんと自分の伝えたいことを伝えきるためには「事前の入念な準備」が必要なことがよく分かると思います。

実際、私はプレゼンにおいては、スライド資料の作成よりもこの「原稿作成」の時間の方が作業負荷は大きいと考えています。スライドについては話をしたい内容の「大枠」を書くだけで済むので作業はそれほど大変ではないのですが、原稿の善し悪しは「プレゼンの理解度」及び「時間厳守」に直結するので、その分非常に気を遣うのですね。

まずはこの「1分で最大300文字」という長さを基準に、原稿作成を進めてみて下さい。内容をよりよいものにブラッシュアップする上でも、この数字キーワードは非常に役立つと思います。

（担当：佐藤　啓）

先週ご参加のお客様の声のご紹介

投稿日時：2012/10/10

アクセス応用セミナーご受講　男性

講師からのコメント

初級編に引き続きのご参加、お疲れ様でした。ご不明点も解消されたとのことで、嬉しく思います。ぜひお仕事で活用いただき、機会があればまたテーブル設計やクエリ実践等にご参加いただけたらと思います。ありがとうございました。
（担当：福井　康江）

アクセス初級セミナーご受講　女性

講師からのコメント

セミナーご受講お疲れ様でございました。今日の初級編の内容は、今後のアクセス学習を進める上での一番の土台となります。初級の内容をしっかり理解することで、応用、テーブル設計とステップを進めやすくなります。是非お仕事で復習し、活用いただければ幸いです。
（担当：佐藤　啓）

アクセス初級セミナーご受講　女性

講師からのコメント

セミナーご受講お疲れ様でございました。ライブセミナーは最初は講師がすぐそばにいないので不安に思われるお客様も多いのですが、講師も皆様の進捗や疑問点等に対して、通常のセミナーよりも一層気を配るようにしております。アクセスはテーブル設計まで学んで始めて「使える」ようになりますので、今後も是非学習を続けていただけたらと思います。
（担当：佐藤　啓）

HTML/CSS活用セミナーご受講　女性

講師からのコメント

今日はマンツーマンでの講座となりましたので、しっかりお話が出来て良かったです。会社や自宅でのご受講については、検討課題としたいと思いますのでよろしくお願いいたします。ありがとうございました。
（担当：斉藤　万幾子）

エクセル初級セミナーご受講　女性

講師からのコメント

この度はエクセル初級セミナーへのご参加をありがとうございました。エクセルもそうですが、オフィス系ソフトにはショートカットキー等の「簡単・便利・効率的」な操作がたくさんあります。ぜひお仕事で使いながら、一つずつマスターしていただけたらと思います。
（担当：瀧川　仁子）

エクセル初級セミナーご受講　男性

講師からのコメント

この度はエクセル初級セミナーへのご参加をありがとうございました。今日の内容はエクセルを使いこなす上での入口となりますので、復習を何度か行い、お仕事にお役立ていただけたら嬉しいです。
（担当：瀧川　仁子）

パワーポイント初級セミナーご受講　女性

講師からのコメント

パワーポイントの基本はワード等にも応用が可能です。ぜひお仕事でご活用下さいね！　またのご参加をお待ちしております。
（担当：福井　康江）

効果的なSEO対策 #1

投稿日時：2012/10/10

カテゴリ：HTML・CSS・Webデザイン

「SEO」という言葉は、Webサイトに関連する業務をされている方でしたら耳にすることも多いのではないかと思います。
今回のコラムでは、SEOとはそもそも何なのかを考えてみましょう。

SEOとは「Search Engine Optimization」の略で、SEO対策とはGoogle等のサーチエンジンの検索結果で、自社のWebサイトが上位にくるように作業をすることです。
サーチエンジンは、サーチエンジンに登録しているWebページをキーワードに応じて表示させています。上位に表示されればそれだけWebサイトへの訪問者が増えるので、Webサイトを作る際には気を配るべきだとされています。

しかし、実はサーチエンジンごとのランク（上位になるほど検索結果の上に表示される）の決定方法には頻繁に変更があり、そのたびに検索結果における表示順位も変動が生じます。ですので、SEO対策には王道はなく、地道にコンテンツを充実させることが着実な手段といえるでしょう。
（参照：http://e-words.jp/w/SEO.html）

ただし、SEO対策には王道はないとはいっても、やはり出来ることならばSEO対策をしておきたい、というのが自然かと思われます。ですので、まずはSEO対策とは具体的にはどのような作業を行うのかを少し見ていきましょう。

■ Webサイト全体にかけるSEOと、ページごとにかけるSEO
Webサイト全体にかけるSEOとは、正しいサイトマップをつくることで、Webサイト全体の構成を考えることです。ページごとにかけるSEOとは、大まかにいうとW3Cのルールに適合した正しいコーディングを行うことです。そのなかで、SEO対策に採り入れる「キーワード」の重みづけをしていったりします。

■「正しいコーディング」とは？
さて、正しいコーディングとはなんでしょうか。
正しいコーディングとは、W3Cのルールに従ったコーディングのことです。
実は簡単にチェックすることができたり、直した方がいい箇所を教えてくれるサイトがあるので、１つご紹介します。

Markup Validation Service
http://validator.w3.org/
こちらは、英語なので何を直すべきかがわかりにくいかもしれません。
その場合は、次のような検索で表示されるWebサイトを利用した方がよさそうです。
検索ワード：「HTML」「文法」「チェック」

自身でコードを書いた場合は、文法チェックサイトでチェックしてみてください。
間違いの少ないコーディングを書くことが、SEO対策の第一歩です。

（担当：斉藤　万幾子）