Access2007/2010のご紹介

投稿日時：
カテゴリ：アクセス・SQL Server・データベース全般

Accessは「データベース」ソフトです。データの管理や分析を行うツールとして利用されています。Excelと比べ、複雑なデータや大量のデータを扱ったり、定型的な入力や出力が得意です。
Access 2007/2010ではさらに直感的で操作のわかりやすい画面になり、使いやすさが増しました。

■ 新機能・強化

◆ [作業の開始] ウィンドウ
起動すると最初に表示される画面が [作業の開始] ウィンドウです。
「空のデータベース」を選択して最初から自分で作成する他に「テンプレート」（ひな型）から選択して作成することもできます。

◆ ナビゲーションウィンドウ
2003までの「データベースウィンドウ」に相当します。
オブジェクトのリスト表示機能に特化し、新規作成機能は [作成] タブにまとめられました。
オブジェクトグループ別の表示だけではなく、[テーブルと関連ビュー]（既定）やユーザー設定のグループ別の表示にすることもできます。
開いたオブジェクトのビューの切り替えは、[ホーム] タブの [表示] ボタンで行います。

◆ タブ付きドキュメント
オブジェクトは以前のバージョンでは個別のウィンドウとして開きましたが、「タブ付きドキュメント」として表示されタブの選択で表示切替えをします。

■ テーブル

◆ データシートビュー
2003までは「デザインビュー」でオブジェクト自体の作成や編集を行い「データシートビュー」はデータの表示・入力・編集を行っていました。2007からはデータシートビューでもフィールド名の変更や新規フィールドの追加が可能になりました。
また、各フィールドにフィルタが付きExcelのオートフィルタと同様の操作で条件を設定しての抽出や、やはりExcelのテーブルと同じくデータの集計も可能です。

◆ テーブルテンプレート
[作成] タブ → [テーブルテンプレート]
従来の「テーブルウィザード」に代わるものが「テーブルテンプレート」です。「連絡先」「タスク」「案件」「イベント」「資産」の中から選択するだけで、テーブルが作成されます。

◆ フィールドテンプレート
[データシート] タブ → [新しいフィールド]
テーブルテンプレートと異なり、任意のフィールドを選んで追加できます。プロパティも定義済みです。

◆ 添付ファイル型
データ型に新しく「添付ファイル型」が追加されました。従来の「OLEオブジェクト型」の上位バージョンです。
自動的に圧縮され、複数ファイルも添付できるため格納効率が良くなりました。

■ フォーム・レポート

◆ レイアウトビュー
フォームとレポートの新しい表示形式です。
フォームビューまたは「印刷プレビュー」と「デザインビュー」の中間的な役割で、実際のデータを表示しながらコントロールの編集がある程度可能なビューです。

◆ レポートビュー
レポートのビューは4種類に増えました。従来の「印刷プレビュー」と「デザインビュー」に加えて、「レイアウトビュー」と「レポートビュー」があります。
印刷プレビューではイメージを確認するのみで文字の選択や検索はできませんが、レポートビューでは印刷レイアウト画面表示の中で選択や検索、ハイパーリンク操作が行えます。

◆ コントロールのグループ化
（グループ化）[配置] タブ → [集合形式] または [表形式]
（グループ化の解除）[配置] タブ → [解除]
複数のコントロールをグループ化することで、一括での移動やサイズ変更が可能になります。
新しいコントロールを挿入しても自動的に間隔を調整します。
オートフォームで作成した場合は、自動的にコントロールがグループ化されます。

■ マクロ
2010より、マクロ作成の画面が変更になりました（2007は2003以前と同じ）。
引数は画面下部ではなく、アクションの下にインラインで表示されます。

■ 既存データベース移行の際の注意点

◆ 移行と互換性について
Accessにおいて一番気になるのは、現在使っているデータベースが新しいバージョンで利用できるかどうかでしょう。Access2003以前のバージョンで作成したデータベース（拡張子mdb）は、2007/2010でもそのまま開くことができます。
逆に2007/2010で作成したデータベースはファイル形式が異なる（拡張子accdb）ため、以前のバージョンでは開くことができません。異なるバージョン同士でデータベースを共用する場合は、2007/2010で新規作成時に以前のバージョン形式で保存する必要があります。

◆ 使用できなくなった機能
2003までは「ページ」オブジェクトがありましたが、2007からは廃止されました。以前に作成した「データアクセスページ」は2007/2010では表示することはできますが、新規作成や編集はできません。
「ユーザーレベルセキュリティ」機能も2007からは廃止されました。そのセキュリティが既に設定してある以前のファイル形式のデータベースを2007/2010で開いた際には稼動はしますが、2007/2010で新たに設定することはできません。

（担当：瀧川　仁子）

Excel2007/2010のご紹介

投稿日時：
カテゴリ：エクセル・パワーポイント・ワード

Excel2007/2010は、様々な点で著しく「強化」されています。従来よりある機能でも設定できる範囲が大幅に拡大したり、便利な機能が追加されました。また新規に追加された機能も多々あり、より簡単に便利にデータの管理や情報の分析が行えるようになりました。

■ 新機能・強化

◆ ワークシート
ワークシートが拡大されました。
Excel2003までは「65,536行×256列(IV)」でしたが、Excel2007および2010では「1,048,576行×16,384列(XFD)」となりました。
また、シート見出し部分に [ワークシートの挿入] タブができ、従来ショートカットメニュー等から行っていたワークシート追加がワンクリックでできるようになりました。

◆ 関数
関数をメニューから選択する方法は、従来より [オートSUM] ボタンと [関数の挿入] がありましたが、2007からはそれに加えて [数式] タブの [関数ライブラリ] で関数の分類をリボンから選択できます。
また、直接入力の際には候補の関数を表示する [関数オートコンプリート] 機能もあり、うろ覚えの関数も入力しやすくなりました。

新しく追加された関数もあります。
たとえば、[SUMIF] [COUNTIF] [AVERAGEIF] では検索条件は一つしか設定できませんでしたが、新しく追加された関数 [SUMIFS] [COUNTIFS] [AVERAGEIFS] では複数の検索条件が設定できます。
従来エラー回避は [IF] 関数で行いましたが、[IFERROR] で「数式がエラーの場合は指定の値を返し、それ以外の場合は数式の結果を返す」という処理もできるようになりました。

◆ 条件付き書式とスパークライン
[ホーム] タブ → [条件付き書式]
従来の「条件付き書式」は「セルの強調表示ルール」となりました。1つのセルに設定できる書式は3つまででしたが、無制限に設定可能となりました。
また、下記の新しい機能も加わりました。

「データバー」：データバーの長さで値の大小を表し、データの大小を把握する
「カラースケール」：色の濃さや配色で値の大小を表し、データの分布を把握する
「アイコンセット」：3～5のランクに分類したアイコンを付け、データの傾向を把握する

これらの新機能により、従来グラフでしか表現できなかった「データの視覚化」がセルごとに手軽にできるようになりました。
さらにExcel2010では「スパークライン」（[挿入] タブ － [スパークライン]）が加わり、セルの中に小さなグラフを埋め込むこともできます。

■ データベース機能

◆ テーブル
[挿入] タブ → [テーブル]
Excel2003の「リスト」がさらに発展し、「テーブル」としてデータベースの管理や表の書式設定が簡単に行えるようになりました。フィールドごとにフィルタが設定され、見出し行や集計行も簡単に追加できます。

◆ 並べ替え
[ホーム] タブ → [並べ替えとフィルタ] → [ユーザー設定の並べ替え]、または [データ] タブ → [並べ替え]
並べ替えで設定できる条件は3つまでだったのが、64個まで設定できるようになりました。
また、セルやフォントの色での並べ替えも可能です。

◆ オートフィルタ
[ホーム] タブ → [並べ替えとフィルタ] → [フィルタ]、または [データ] タブ → [フィルタ]
抽出するレコード条件は、複数の選択が可能になりました。また、セルやフォントの色による抽出も可能です。

■ グラフとピボットテーブル
ウィザードがなくなり、少ない手順で簡単に作成できるようになりました。

◆ グラフ
[挿入] タブ → [グラフ]
デザインの種類が豊富で各要素の編集もリボンから簡単にできます。また、従来の「○○の書式設定」での編集も可能ですが、ダブルクリックではなく右クリックのショートカットメニューのみとなります。

◆ ピボットテーブル
[挿入] タブ → [ピボットテーブル]
従来はフィールドリストからピボットテーブルの各フィールドに直接項目をドラッグし配置しましたが、画面右側の作業ウィンドウ内でフィールドリスト下のレイアウトセクションに項目をドラッグするようになりました。 主な設定が作業ウィンドウにまとまっています。

（担当：瀧川　仁子）

プレゼンシナリオを作ろう

投稿日時：
カテゴリ：プレゼンテーション・ロジカルシンキング

ビジネスパワーアップコラム＜プレゼン編＞　第六回

前回のプレゼン編コラムでは「リハーサルの重要性」について、特にリハーサルによる内容の妥当性確認方法の説明をしました。今回は少し話が前後しますが、「妥当な内容」を創り上げるための重要なポイントである、プレゼンのシナリオ（ストーリー）の作成に関するキーポイントをご紹介したいと思います。

まず、そもそも何を持って「妥当な内容」と考えられるのかという点ですが、初回のコラムでもお伝えした通り、プレゼンにおける最も重要なポイントは「自分が伝えたい、相手の同意を得たいと思うテーマに対し、相手の持つ疑問を予測し、それに対する答えを示していくこと」ということになります。従って、シナリオとは言い換えれば、この「相手の疑問を予測し、それに対して答えを示しながら、自分が伝えたい内容を話していく」というプロセスそのもの、となるわけです。

ここで重要なポイントは、「相手の持つ疑問に対して、自分が示そうとする答えは、本当に『答え』になっているだろうか」という点です。気をつけたいのは、自分がアピールしたいポイントが、必ずしも相手の疑問にヒットするとは限らない、ということです。

例えば、技術的に優れた、画期的な新製品を作ったとしましょう。技術者であれば、誰でもその「技術そのもの」をアピールしたいと思います（私も昔はそうでした）。ですが、お客様は本当にその技術「自体」が欲しいと思っているのでしょうか。おそらくたいていの場合は、お客様は「売上UP」「コスト削減」「満足度UP」等の「メリット」があることを望んでおり、技術はあくまでも「手段」であって、それ自体が「目的」とは思っていないはずです。従って「売上が上がるのですか？」「コストが下がるのですか？」という相手の質問に対し、「この新製品は画期的な新技術を採用しており・・・」という話を延々としたところで「だから？」という話になってしまうと思います。

一方で例えば「コストが下がるのかどうか」という疑問を相手が持っていると予測できたとしましょう。もちろんこの疑問を本当に相手が持っているかどうかが初めから分かっているケースもありますし、初回プレゼン等でまだ情報を把握していないケースも考えられますが、今回はこのような疑問を持っていると仮定します。そうすると、その疑問に対して先程の新製品では、「初期投資がこれまでよりも2割下がります」「ランニングコストも1割下がります」「製品の耐久性も上がり、耐用年数が1.5倍になりました」等、「具体的な」話を示すことが出来るようになります。

ここまで読み進めて、「何を当たり前な」ともし思われた方がいらっしゃいましたら、おそらくその方はプレゼンも得意、商談をまとめるのも上手、という感じかと思います。ですが、往々にして「コストの話を聞きたいのに、技術の話ばかりになっている」ようなプレゼンというのは、よく見かけるものなのです。客観的に言われれば当たり前の話なのに、いざ自分の想いが込められた製品・サービスを前にすると、どうしても「自分の想い」を伝えたくなってしまうのですね。

ですので、シナリオを作成する際のキーポイントは、「まずは客観的に相手の疑問を考える」こと、さらに、その疑問に対しての答えを「1つ」ではなく最低「3つ」は用意していること、答えの説明を通じ、自らが伝えたいことをきちんと伝えられること、になります。

このことが分かれば、後は疑問と答え、次の疑問と答え、のように、「Q&A」の形式を繰り返し、想定される相手の疑問に全て答えるように構成を作成していけば良い、ということになります。換言すれば「シナリオとは、Q&Aである」となります。実はこのことは、コミュニケーションの基礎でもあります。単に状況を説明するだけでも、活発なコミュニケーションの下では相手は何かしらの「疑問」を持ちます。それに対してまた「答え」を示しながら、会話が膨らむわけです。このポイントをうまく活かしているのが、例えば会議の際のファシリテーション（議論の促進）におけるQ&Aの活用だったりするわけですね。

「シナリオとはQ&Aである」この点を是非押さえていただき、よいシナリオ作成にお役立ていただければ幸いです。

（担当：佐藤　啓）